1.3 办公室公文的基本写作思路

办公室公文的种类很多，但写作思路相似，整个思路大致可以划分为3个阶段，即准备阶段、写作阶段和校验阶段。其中，准备阶段包括明确主题和搜集材料，写作阶段分为创建框架和着手内容，校验阶段则主要是检查校验的工作。

1.3.1 明确主题

明确主题，就是弄清这篇办公室公文想要达到什么目的。主题的形成大致有3种情况。

（1）主题在成文前确定，就是所谓的“主题先行”。根据领导意图或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，再围绕主题组织材料，实施写作。因此有些办公室公文的主题不是通过提炼产生的，而是预先就确定的。

（2）有时在领会精神后，确立的只是一个临时的主题，当围绕该主题进行调研后，将得到的材料进行分析、归纳，此时产生的结论才是主题。

（3）如果调研后对原先确定的主题进行了修改，那么就需要重新确定主题。

实际上这几种主题的产生方式是相辅相成的，互相融合才能确定出最好的主题。

明确主题后，为了更好地搜集资料和着手写作，还应该思考办公室公文应该选择哪个文种、受文对象和范围如何、主要写什么内容等，具体如下。

◆ 选择文种：比如给上级领导的文书，应该写成报告还是请示？如果写成报告，应该写成专题报告还是综合报告？如果写成请示，应该写成请求批准的请示还是写成请求指示的请示？等等；如果是写给下级部门的文书，应该针对下级的请示、意见被动行文还是发现普遍存在的问题主动发文？如果写批复，应该写成指示性批复还是批准性批复？诸如此类。

◆ 弄清受文对象：要思考拟制办公室公文的目的，是向上级领导汇报，还是向下级部门指导工作，或是给领导和职工阅读，或是向企业外的其他群体传递某种信息等。弄清了受文对象，也可以进一步检验文种的选择是否正确。

◆ 确定写作内容：比如写报告，就要思考汇报什么内容，或反映什么情况；如果写请示、意见，则需要思考要上级领导审批什么、指示什么，还是解决什么问题；如果是通知，则需要思考是安排任务，还是传达信息或精神等。

1.3.2 搜集资料

发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，开展一定的调研工作。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，通过掌握与分析大量的材料，可以更加透彻地理解办公室公文的主题。当然，这里所说的搜集资料，针对的是工作计划、调查报告等内容较复杂的办公室公文，而不是通知、请示、公告等相对简单的文种，虽然这类公文也需要搜集资料，但过程是比较简单的，也不存在酝酿和分析。

假设需要搜集部门年度工作报告的资料，就可以从以下几个方面着手。

（1）国家与之相关的方针政策。

（2）上级领导或部门具体的要求和任务。

（3）本部门去年工作报告和本年度工作计划。

（4）上级部门下达的工作计划。

（5）本部门一年来制发的主要文书；下级部门报送的工作报告、统计报表，有关重要会议的文件，本部门大事记等。

1.3.3 创建框架

创建框架是指拟制办公室公文的提纲，安排办公室公文的结构。简短的文书不需要拟提纲就可以直接写作，但对于篇幅较长的公文而言，应当拟制一个写作提纲，这样可以更好地把握它的结构，有利于顺利进行写作，避免半路返工。

拟制提纲前，可以思考先写什么，再写什么，内容一共分几段、分几层等。篇幅长的、非常重要的文书，需拟出较详细的提纲，如正文分为几个部分、每部分讲哪些问题、各个问题的要点是什么等。重要的领导指导性文书，拟出提纲后还要反复讨论修改补充，保证后期写作时不会跑题。

1.3.4 着手内容

着手内容是指办公室公文的起草，这个过程一是要注意观点鲜明，观点和材料充分结合；二是文字要简练，交代的问题要清楚，否则会出现一系列问题。比如，只有观点而没有材料，受文对象就很难理解观点，或者理解观点后，不知道怎么学习、怎么贯彻等；只有材料而没有观点，那就更不知道应该学习什么和执行什么了。

1.3.5 检查校验

内容拟定后，一定要反复校验，耐心且仔细地逐字逐句检查修改，连标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也为后面的审核签发提供有力保障。好的文书都是反复修改出来的，办公室公文更是如此，比如删去可有可无的语句和段落，改正没有说清楚的地方，可使观点更鲜明；推敲词句、调整结构，可使表达更加准确得当。