第四节　公文表达方式

表达方式，就是将人、事、物以及目的、根据、见解、主张、要求等表达出来的方式。写作常用的表达方式有叙述、描写、说明、议论、抒情等，而公文写作中常用说明、记叙、议论三种方式，有时同一公文中还常兼用两种以上的表达方式。三种方式中说明方式是公文写作最基本的表达方式。

一、说明

说明是以简明的文字，将对象的形态、性质、特征、构造、成因、关系、功能等解说清楚的表达方式，其目的是扼要地说清楚人员或事项的特征、成分、功能等以让人们认识了解。由于公文的实用性特征，说明方式的使用在公文写作中占据了主要地位，它广泛使用于命令、决定、条例、规定、办法、请示、各类报告、通报、合同、协议书、产品（项目）说明书等文种中。

公文的真实性和工具性特征决定了公文中使用说明这种表达方式的运用特点：解说、明确。

（一）解说

解说，即对公文中所涉及事物的特征状况和问题的本质进行准确概括、客观介绍、直接解释，以避免对公文产生理解上的差异和误解。公文中对人员、知照性事项、规范事项、产品项目等事物的情况、特征、要求的介绍、解释就集中体现了这一特点：

对人员情况的说明。要求客观、准确、具体地说明其个人情况，如姓名、性别、年龄、政治面貌、工作时间、文化水平、主要经历等，对这些信息一般不做描写、分析和评价。如一份表彰通报的开头就用简短的文字清楚地交代被表彰人员的基本情况：“何××，女，1966年9月出生，汉族，中共党员，河南省郑州市人，××××公司机械工程师。”

对知照事项的说明。应清楚交代事项的依据、内容、时限、方法、要求等信息，以便于受文者周知、执行，不需对周知事项进行深入剖析。如直接说明研究讨论的议决结果：“经董事会研究决定，任命张××为××××城建集团公司总经理。”又如用简短的文字概要说明转发文件的名称、依据、贯彻执行要求等：“环保总局、发展改革委、财政部、建设部、水利部《关于加强重点湖泊水环境保护工作的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”

对规范事项的说明。应简要说明其根据、内容、意义以及必须承担的权利与义务，实施的有效期限，违反规定的处置办法以及注意事项等，不解释做出如此规定的原因和经过。如在《国家行政机关公文处理办法》中就分章列条地对发文的目的、公文处理的原则、公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等做了具体规定，而对有关办法制定的过程等不做议论和记述。

对产品（项目）的说明。解说产品（项目）的特征、用途、原理、结构、制作和维护方法等，如对金属摩擦焊机控制器的设计说明书就包括优点介绍、功能要求、方案论证、线路设计等方面，使阅文者对设计的概况有一个基本了解。

（二）明确

明确，即在公文中表述事物特征、说明事理时，要做到有条有理，清楚明白，准确平实。公文无论是说明事物的外在特征与状况，还是内在事理与原理，都要求条理清晰，直截了当，准确严密，行文顺序符合逻辑，以便于受文者理解。

例如：《国务院关于修改〈价格违法行为行政处罚规定〉的决定》，全文采用说明方法，开门见山地直接说明“国务院决定对《价格违法行为行政处罚规定》做如下修改”，然后使用“第×条修改为：……”的格式分条列项说明被修改的条款内容。全文对修改的理由和过程不做任何说明，主题集中，内容明确，阅文者可一目了然地知悉修改的情况。

为了更准确、严谨地说明事物、事理，公文撰稿人应当熟练掌握说明的主要方法。公文中常用的说明方法有：

1.下定义，是指用准确的语言对事物的本质属性或者概念的内涵和外延做出确切的解释说明，使收文者对该事物或概念有清楚的了解和把握。如在《国家行政机关公文处理办法》中，对“行政机关公文”这一概念进行了定义解释：“行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。”简短的文字说明了行政机关公文的形成主体、主要特征、基本作用等，使之限定明确，含义单一，简洁精练，容易理解。

2.举事例，是选择具有代表性、典型性的具体事例来说明抽象的、不易为人所理解的事物或事理，以增强公文的生动性和说服力。如在《产品包装废弃物的污染与回收利用情况报告》中的一段文字：“我国城市垃圾的主要成分有煤灰、纸张、塑料和金属，其中纸张、塑料和金属有相当一部分来自于产品的包装，是完全可以回收利用的，可以节省大量的资源和能源，产生巨大的经济效益和社会效益。例如：在城市垃圾中，废纸（含包装纸）所占比例为2%~12%，利用1吨废纸可以重新造纸800公斤，可以节约木材4立方米，节约用电400度，节约用煤400公斤，节约用水30吨；玻璃类制品所占的比例大约为1.87%，利用1吨碎玻璃回炉加工可以节约用煤1吨，节约用电400度。我国每年产生500万吨塑料垃圾，只有30%左右由个体户自发回收利用，还有价值50亿元的资源被浪费掉了。”以废纸、玻璃类制品、塑料回收效益为例，说明了资源回收利用的必要性和重要性，能使阅文者直观地了解废弃物与回收利用的关系，并对其产生强烈的认同感。

3.作比较，是通过对事物之间或事物内部的不同方面进行比较，更鲜明地突出事物的特征。如对事物进行正反、纵横、远近、内外等方面的比较，以揭示事物的特征和状况，使阅文者加深对事物的了解，提高对事物的本质性认识。如××市××区的政府工作报告中就使用了纵向比较：“2007年全区生产总值达到258亿元，同比增长27%，其中区属生产总值达到154亿元，同比增长15%；财政一般预算收入达到33.96亿元，同比增长24.3%；全社会固定资产投资总额超过130亿元，同比增长13%左右；城镇居民年人均可支配收入22306元，农民年人均纯收入10447元，同比分别增长13.4%和14.3%。”通过作比较，可以直观明了地说明经济的发展状况，使阅文者清晰地看出前后两年各项经济指标的变化。

4.分类别，即按照一定的标准，将被说明的对象分成不同的类别，一类一类地加以说明。如《××市200×年国民经济和社会发展统计公报》中将国民经济划分为第一产业、第二产业、第三产业、固定资产投资、城市建设与管理、对外经济、物价、人民生活等不同类别分别加以说明，内容系统，层次清晰，把事物特征揭示得更具体、明确，便于阅读和理解。

5.引资料，指引用准确可靠的资料来充分说明事物、事理。如在一份关于汽车市场的预测报告中通过运用“××局宣布”、“据专家分析”、“国家信息中心分析认为”等引出具有权威性的资料，以证明汽车市场需求增加，潜力巨大。

6.列数据，是用真实精确的具体数字来说明事物。使用这种方法要特别注意列举或引用数据的来源的真实性和权威性以及数据应用的统一性，不能出现前后矛盾、不一致的现象。另外，对大量专业数据还需要进行科学的分析与说明，以便其他非专业人员能够理解。如《××市“三资”企业管理状况调查报告》中列举了一系列数字：“××市工业区引进的321家企业中，‘三资’企业占72.5%。××市200×年1月~10月份的工业总产值为159878.89万元，其中‘三资’企业占了94.5%。”这里，为了说明“三资”企业的管理情况，使用了“72%”、“94.5%”两个数据，不用过多论证就能直接说明三资企业在该市工业生产中所占的比重以及重要作用。

7.画图表，指用直观、形象、生动的表格、图形等来说明事物。图表是对文字材料的补充和说明，运用图表可以更鲜明地突出事物的特征。注意图表的应用一定要规范、正确，不易直接看懂的要有注文说明。这种方法常用于工作报告、调查报告、工作总结、项目可行性分析报告、经济活动分析报告等文种之中。

二、记叙

记叙是以记载与叙述人物、事件、管理动态、发展过程来表达思想、阐明观点的一种表达方式。公文中的记叙主要在于说明事物发展变化的过程，或者说明事物中所包含的道理，或者提出证明意见和办法依据，或者说明经验与教训，其最终目的是使人一目了然地了解事情的来龙去脉。常用于各类报告、请示、通报、组织沿革、大事记等文种中。

记叙的方式有顺叙、倒叙、插叙、补叙、平叙等。公文写作中大多采用平铺直叙的顺叙。顺叙是按照事物发生发展的先后顺序来记述，使叙事的层次段落与事件管理活动的发展顺序相一致。这种方式正好符合管理活动中提出问题、分析问题、解决问题的工作顺序以及事物发展的因果关系的逻辑演进顺序。

公文写作的实用性决定了其独特的叙事特点：求实、概括。

（一）求实

求实，就是要以客观事实为基础，坚持一切从实际出发、实事求是的原则，实叙其事。这是由公文的性质决定的。公文是国家机关、企事业单位以及其他组织开展公务活动的重要工具，因此它所叙述的情况，包括请示和答复的问题、指导和商洽的工作，以及交流的经验等，都必须是客观真实的，这是保证公文所传达的意见和决策正确、科学的首要条件。

要做到叙事求实，公文撰稿人必须以事实为依据，以法律为准绳，客观叙事，不得虚构、编造事实，也切忌掺杂个人的感情，主观臆断事情的是非曲直。如果叙事时不严格依据事实真相，而随意添油加醋，或者好大喜功、无中生有地胡编乱造“事实”，必将给工作造成严重的损失。如××××汽车制造厂《关于开除肖××党籍的决定》一文，首先实事求是地指出其在新形势下不注意改造自己的世界观而利用职权受贿渎职的犯罪行为，同时并没有抹去他曾经取得的工作业绩，还如实地交代了肖××作为建厂的元老之一为该厂的发展所作出的重要贡献。叙事准确公允，分析深刻，符合客观事实。

（二）概括

概括，要求以简短的文字叙述特定的事件或活动过程。公文以处理公务为目的，以高效快捷地办事为原则，因此，公文叙述要简洁明了，直陈其事，以简练、概括的文字阐明事情的来龙去脉、前因后果。公文叙事对时间、地点、人物、事件、原因、结果等叙事要素的表达具有高度的概括性，它注重的是精练地交代基本情况、主要特征、基本性质等。例如：对一起仓库被盗事故的通报的文字表达如下：“200×年7月8日，××市××厂××仓库保管员陈平，在××库房值班时，违反规定私自与人饮酒大醉，未能关闭仓库大门以及进行例行安全检查，以致酿成××仓库材料被盗事故，给国家造成30多万元的巨大损失。”用不到100字叙述了案件发生的时间、经过以及原因和结果，文字简练，条理清楚，语言平实庄重。

公文写作中的概括叙事，所要求的是高度浓缩、惜墨如金。

1.叙述时间时，除了事件发生的具体时间点外，一些较长时间段的表现，可以使用“自……以来”、“近几年”、“几年来”、“长期以来”、“目前”、“近来”等用语来压缩叙述时间的长度。例如：

（1）党的十一届三中全会以来，我国个体经济、私营经济发展快速。（用“党的十一届三中全会以来”概括一个较长的时间段。）

（2）近几年来，由于财政欠拨、欠补、欠退及企业超亏、超支等原因，粮食企业财务挂账金额增长很快。（用模糊词语“近几年来”概括一个较长时间段，避免了——列举年代。）

2.记叙具体事件时，除了常规的按事件发生发展的顺序叙事外，可以摆脱情节纠缠，跳跃性、有选择性地进行叙述。公文叙事不必如一般记叙文文体那样要求内容的个性化和文字表述上的形象性或情景化，它不做细节的精雕细刻，无需设置悬念，也无需运用波澜起伏的情节来刻画人物性格、塑造人物形象或以事件的新奇、曲折、生动来吸引人，更无需运用众多的写作技巧使公文的表达内敛含蓄或传情，而是要通过得心应手地运用大量模糊语言，收到缩短篇幅、文约事丰的良好效果。例如：

（1）当出现严重的危害旅客和飞机安全的险情时，机组及时采取紧急措施，多次化险为夷。在暴徒以武力相威胁而又与地面失去联系等十分危急的情况下，为了避免机毁人亡，机组沉着冷静，以高超的技术，使飞机安全降落在不适宜大型飞机降落的韩国春川机场。飞机落地后，机组人员面对各种复杂的情况，立场坚定，组织旅客团结战斗，争取返回祖国。（使用“当……时”、“在……情况下”、“面对……情况”分别从不同方面叙述机组的英勇事迹，精简概括。）

（2）21世纪90年代以来，由于经济紧缩，社会吸纳劳动力就业的能力明显减弱，而上个世纪70年代初生育高峰期出生的人口陆续进入就业年龄，加上前几年农村劳动力向城镇转移，城镇劳动力供大于求的矛盾非常尖锐……（句中运用了“21世纪90年代以来”、“减弱”、“陆续”、“70年代初”、“前几年”、“非常尖锐”等多处模糊语言，在短短的文本中记叙了较长的时间段落，扩展了叙事的时间和信息容量。）

三、议论

议论是运用概念、判断、推理等逻辑形式，结合有关材料反映事物，揭示其内在联系、本质与规律并阐明作者主张的表达方式。根据公文的性质和特点，议论只有做到事理相符，精当概括，具有针对性，才能够达到点石成金、一语破的之功效。切忌空发一些脱离实际、有意拔高、不着边际的大话、空话和套话。议论通常运用于意见、决定、通报、调查报告、市场预测报告、项目论证报告、会议纪要等文种中。

公文写作的针对性和时效性决定了公文中使用议论这种表达方式的特点：议理、论断。

（一）议理

公文中的议论强调议理，即着重于说明一个意见、一个态度或一个看法形成的理由、根据。由于公文行文的一文一事原则的要求，公文在议论时往往就所涉及的某一事物进行评价，或针对所提出的问题进行简要分析，或就行文目的陈述理由。其目的在于为公文所表达的观点或态度、得出的判断或结论提供充足的依据。为此，公文不能通篇发议论，而必须围绕公文主题进行分析评价，交代理由与根据。

例如：在一份关于煤矿安全问题的通报中，发文者首先列举了××省发生的一系列重大安全事故的基本情况，之后写道：“这些事故的发生和瞒报行为的出现，充分暴露出少数矿主无视国家法律、无视政府监管、无视矿工生命，继续违法生产等严重问题，同时也反映出你省安全工作中还存在监管不到位、执法不严格、企业安全生产主体责任不落实等问题。”这段文字，概括分析了重大安全事故发生的诸多问题和深层次原因，既表明发文者对发生安全事故的看法，又为下文的“提出如下工作要求”提供了逻辑依据，奠定了行文基础。

（二）论断

公文中的议论强调论断，即注重在分析理由和原因的基础上，明确地进行评价、判断、表态。为了快捷有效地处理公务，公文中各种决策意见的得出并不需要如政论文或一般议论文那样运用充足的论据进行翔实、复杂的论证，而是在叙述或说明事实的基础上进行简要的总结、论断、分析、评述或者夹叙夹议，以进一步阐述公文作者的观点和态度，或提出解决问题的办法和意见。公文中的议论最后都需要落实到表达公文主题的需要上，落实到解决现实问题上，公文不需要海阔天空地空发议论，这是公文直接应用性的必然要求。

例如：在《国务院关于切实落实政策保证市场供应维护副食品价格稳定的紧急通知》中，有一段议论性文字表达得简练精当：“近期，我国居民消费价格总水平出现明显上涨，社会各方面普遍关注，已经成为当前宏观经济运行的突出问题。带动价格总水平上涨的主要是粮食、猪肉等，这与当前国际市场粮油及初级产品价格上涨、生产成本增加等密切相关，但也存在着少数经营者趁机合谋涨价、哄抬价格等现象，它们扰乱了正常的市场秩序，损害了群众的利益。对于当前某些产品出现供求偏紧、价格上涨的问题，党中央、国务院高度重视，采取了一系列措施，一些问题正在得到缓解。但是，一些地方和部门仍然存在着认识不到位、行动不迅速、执行不得力、措施不具体等问题，使中央出台的政策没有及时得到落实，延缓了副食品生产的尽快恢复。各地区、各部门必须清醒地认识到形势的严峻性，增强紧迫感，加大工作力度，切实落实各项政策，保证市场供应，维护副食品价格稳定。”开头两个句子分析论述了当前价格总水平上涨的主要问题及多种原因；紧接着第三个句子表明党和政府的态度和行动；第四句接下来说明各级政府解决这些问题时存在的突出问题，而这些问题的出现正是制发该“紧急通知”的缘由；最后一个句子是在对现存问题高度分析概括的基础上形成的明确论断和要求。

可见，公文中的议论不是严格意义上的议论文中的议论。一篇完整的议论文，通常要求具有论点、论据、论证三要素，要求具有提出论点、分析论点、论证论点的完整的逻辑推理过程，同时要求摆事实、讲道理，对论点进行多角度、多层次的分析论证，做到论点正确、鲜明，论据丰富充实，论证充分有力。然而，公文中的议论不需要有完整的逻辑论证推理过程，只需用简洁的语言对文中事实表明态度，做出评价或结论，指出问题的性质即可。公文“议理”的目标明确指向“论断”，并要针对公文主题提出解决现实问题的措施、途径，因而公文中的议论离不开对事实或问题的陈述或说明，而叙述或说明也需要通过恰当的分析、评论来揭示其本质内涵，这样才能增强公文的思想性，满足公文的应用性要求。

要做到合理恰当地运用议论这种表达方式，应当掌握常用的论证方法：

1.例证法，通过可靠的典型的具体事例来论证、说明论点的方法。如在《××省人民政府关于安全生产工作的意见》一文中，就引证了自2008年3月22日以来该省接连发生的多起特大生产安全事故，这些事故共造成26人死亡，33人被困；事故发生后，有关责任人违法瞒报事故甚至逃匿，性质极其恶劣，教训极为深刻。举例的目的在于借助事例来论证事故带来的严重危害以及加强安全生产工作的紧迫性和重要性。

除了列举具体事例外，在一定情况下公文中还采用类型化的举例方法，不列举特定的某人某事，而是列举具有代表性的某类人、某类事，常使用“许多”、“有些”、“大多数”、“有的”等泛指、泛称词语。如在《中共中央、国务院关于坚决制止乱收费、乱罚款和各种摊派的决定》一文中有这样一段文字：“不少地区和单位继续违反国家规定，任意增加收费项目，提高收费标准，名目繁多，标准过高；有的随意对企事业单位和群众罚款，甚至乱设关卡，敲诈勒索；有的搞建设、办事业不量力而行，不按规定乱集资乱摊派；有的财务管理混乱，监督检查不严，违法违纪现象经常发生。”通过列举一系列高度概括的典型事例，说明当前存在的诸多问题，使论证更加有力。

2.演绎推理法，是从一般原理推导出特殊情况下的结论。如一篇关于铝合金软化技术研究和应用的可行性论证报告，首先提出项目组是完全有能力承担项目研究的，并从该项目组项目立项目的、主要内容框架、承担该项目单位的基础条件和技术力量等方面论证其资格条件；其次，提出明确的具有先进性和可行性的研究方案和具体的技术线路，并通过举例和列举数字说明应用该技术将带来巨大的经济效益，从而推导出该项目应予立项的结论。

3.因果归纳法，是根据事物的因果关系，从引用和列举的大量材料、资料中概括、总结出对事物的正确认识，得出科学合理的结论。如在《关于撤销刘××陕西省公路局党委副书记职务的通报》中，通过叙述刘××的各种违法行为及其在干部队伍和社会中造成的恶劣影响，着重分析、评述了这种行为产生的原因，最后得出为严肃党纪，给予其党纪处分的结论。