2.1　档案集中管理的初始含义

档案的集中管理，其原意是将分散在不同物理地点的档案集中在一起，予以统一管理，这里的管理业务主要围绕着保管和利用展开。而档案资源的物理集中，往往要求由一个相对独立的部门或机构对这些档案实施管理，按照管理对象范围的不同，这个部门或机构可能是一个立档单位（也称文件形成单位）内的档案室，也可能是一个相对独立于立档单位的联合档案室或档案馆。在实体档案管理环境中，档案集中管理有两个最重要的标识：档案资源的物理集中、档案管理业务的集中。而伴随着这样的集中管理，需要有一定的组织和制度保障。

据此，我们可以归纳出纸质环境中档案集中管理工作的内容框架，如图2—1所示，共包括资源、业务、组织、制度这四个层次。其中资源特指档案信息资源，即集中管理的对象，按照其价值所处的生命阶段，被集中管理的档案有可能处于现行期、半现行期或非现行期。[1]业务是指以档案为管理对象所开展的各项工作，如分类、鉴定、利用、保管等。组织是指开展档案管理活动的机构或部门，包括档案室、档案馆。制度则泛指所有保障档案集中管理规范化开展的成文规则，包括法律法规、规章制度、标准规范等。

图2—1　纸质环境中档案集中管理的层次

按照实施范围，档案集中管理包括单机构、跨机构两种具体类型。