2.2.2　分工机制

集中管理档案是社会分工的必然要求。从社会分工的角度来看，文件形成机构的主营业务并不是保管档案，档案管理是其支持性、基础性工作，其开展档案工作主要的出发点在于自身的业务需要，很难顾及档案对于其他单位、整个社会的参考价值和历史文化价值。单个机构没有为整个社会传承历史的职责，也没有动力将有限的人力、物力和财力花在很难见到直接成效的、面向长远的档案著录和保管等基础工作上。在机构面临变动的情况下，档案会被轻易地抛弃，即便保存下来也难以保证专业化水准，档案中所记录的信息很可能在一段时间之后变得无法被理解，从而变成一堆“废纸”。因此，将对丧失现行价值但对社会具有重要凭证价值和文化价值的档案的管理责任从机构中剥离出来，交给以此为专门任务和专业工作的组织——档案馆负责，这是对档案价值规律的遵守，也是对管理职责合理的区分。我国《档案法》第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”

如果说档案馆承担永久档案集中保管是一种基于档案管理内在驱动力的社会分工的话，那么文件中心承担现行、半现行文件集中保管，则是基于成本考虑的专业化分工。从法律责任来看，现行、半现行文件管理应该是机构的内部业务，将该职能“外包”给专业化、高效化的服务提供商，由其集中资源，包括优质的人力资源、专家队伍来开展管理和服务工作，可以高效、精简、节约的方式完成工作任务。[4]这种情况下，分工机制和成本机制高度一致。