3.3.1　数字档案管理业务分析原则

对于数字档案管理业务的分析可以有多个视角和方法，本书以分析哪些业务可以集中管理为目标，遵循如下原则。

1.基于功能

功能（function），即事物发挥的作用。基于功能，即从档案管理业务所发挥的效用出发，这是数字档案管理业务分析的首要原则。功能是业务的本质特征。基于功能，既是既有研究成果的共同经验，也是业务分析的首要方法。

2.从归档开始

我们要着眼于全局来考察数字档案管理业务，理论上来说，这样的业务可能贯穿文件生命周期全过程。鉴于档案不包括文件归档之前尚处于形成阶段的文件，所以数字档案管理业务分析不包括形成文件的业务活动，而要从归档开始，具体包括文件形成机构内部的归档及档案管理，以及档案馆的档案接收和管理。

3.遵循标准

“遵循标准”原则和“基于功能”原则互相呼应。对于档案管理业务，不同国家、组织有不同的归纳、命名和解释。比如，同样是鉴定，美国称为“appraisal”，澳大利亚称为“sentence”。为尽量求得相对统一的业务问题，我们将根据在国际、国内广为使用的一些电子文件（档案）管理的标准，来界定档案管理业务，这些标准对文件（档案）管理业务和功能的总结正在多个国家范围内传播。这些被我们参考借鉴的标准包括但不限于以下几个：ISO 15489《信息与文献—文件管理》，美国国防部标准DOD 5015.2-STD《电子文件管理软件设计评价标准》，欧盟《文件系统通用要求》（MoReq）的2008年版本MoReq2、2010年版本MoReq2010，ISO 16175《信息与文献—电子办公环境中文件管理原则与功能要求》，ISO 14721：2003《空间数据与信息移交系统—开放档案信息系统（OAIS）参考模型》，以及我国参考上述国际标准制定的《通用电子文件管理系统功能要求》（GB/T 29194-2012）、《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）等。

4.颗粒度适中

数字档案管理业务分析可以很粗，比如档案馆业务可以归纳为收、管、用三大类；也可以很细，比如“收”包括移交、验收、格式转换、确认等。因为集中管理是规模性管理，故而太细的颗粒度是没有意义的。从实践的角度来看，跨机构开展的数字档案集中管理业务很少只是单个项目的细活儿。当然，某些时间要求高、人工投入大的细致工作，如扫描，也可能以集中的方式外包给一个单位。[1]本书采用层次结构来展现业务分析结果，以方便后续研究过程中灵活地合并或者细分有关业务，最终达到适合的颗粒度。