第3章 亮化篇
3.1 表格图表有套路
通过阿智的指导和自己的不断实践，小慧的Word排版水平有了显著提高，但不久，她又开始纠结另外一个问题：表格。
3.1.1 如何快速美化表格
小慧：师傅，我又要厚着脸皮向您请教了！
阿智：貌似我已经习惯了，这次又是什么刁钻问题？
小慧：我快被Word里的表格逼疯了。
阿智：至于吗？来，用我的电脑消消气吧。
恭敬不如从命，小慧坐到阿智的电脑前，打开Word，单击“插入”选项卡中的“表格”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“插入表格”命令，插入一张6列30行的表格，如图3-1所示。
图3-1 插入表格
然后，在标题行输入文字，如图3-2所示。
图3-2 标题行
小慧：关于表格，我有一堆问题要问师傅。
阿智：别急，饭要一口一口地吃，问题要一个一个地解决！
小慧：好吧，我的第1个问题是，怎么把这样的表格制作得漂亮些呢？
阿智：用表格工具。
小慧：哪来的表格工具？
阿智：当表格被选中或编辑时，功能区中就会出现“表格工具”，如图3-3所示。当光标在表格外时，“表格工具”会自动消失。图片、形状等都有这种“工具跟随”功能。
图3-3 表格工具
小慧：真是“远在天边，近在眼前”呢！我怎么总是视而不见呢！
阿智：微软这么贴心的功能，如果不用，实在可惜。现在可以把光标移到“表格工具”下的“设计”选项卡的“表格样式”组中，看看会有什么情况。
小慧：光标移到某个表格样式，表格就会发生相应的变化，如图3-4所示。
图3-4 表格样式的实时预览
阿智：对，单击就可直接套用该表格样式。
小慧：确实很方便。
阿智：单击“其他”按钮，可以选择更多的表格样式。此外，还可以新建、修改或清除表格样式，如图3-5所示。
图3-5 单击“其他”按钮进行更多表格样式的设置
3.1.2 如何在每一页显示表头
小慧：第2个问题，这种分页显示的表格，如何让表头在每页都显示呢？
阿智：只要先选定标题行（单行或多行均可），再单击“表格工具”下的“布局”选项卡中的“数据”组中的“重复标题行”按钮即可，如图3-6所示。
图3-6 重复标题行
小慧：这个“重复标题行”功能太帅了！
3.1.3 如何快速填制并更新编号
阿智：那你的第3个问题呢？
小慧：表格里面经常用到编号，如果增删记录，可以自动更新这些编号吗？
阿智：当然可以！先选中需要自动编号的单元格区域，然后单击“开始”选项卡的“段落”组中的“编号”按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种编号格式即可，如图3-7所示。
图3-7 快速填制编号
小慧：就这样？
阿智：没错。你可以任意增加几行或删除几行，试试看。
小慧：果然会自动更新编号！
阿智：我再教你一个批量填充的方法。先复制某个文本（如“产品”），再选中某个单元格区域（如“品名”列中的所有空白单元格），粘贴（快捷键为Ctrl+V）。最后单击“开始”选项卡的“段落”组中的“编号”按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种编号格式，如图3-8所示。
图3-8 批量填充并编号
小慧：好玩！
阿智：这些编号还可以转换成文本。
小慧：我不会！怎么转？
阿智：复制（快捷键为Ctrl+C），将这些带序号的内容粘贴到记事本中，每个序号和内容之间将出现一个制表位。复制一个制表位，打开“替换”对话框（快捷键为Ctrl+H），将其粘贴到“查找内容”文本框中，单击“全部替换”按钮。然后复制记事本中的所有内容，并粘贴（快捷键为Ctrl+V）到Word中，即可成功替换原有内容，如图3-9所示。
图3-9 借助记事本将编号转换成文本
小慧：生命在于折腾！
阿智：哈哈，其实我是为下面的排序做准备的。
3.1.4 如何对表格中的数据进行排序
小慧：Word也能排序吗？
阿智：当然可以。可以选中表格，单击“表格工具”下的“布局”选项卡的“数据”组中的“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图3-10所示。
图3-10 “排序”对话框
小慧：这个跟Excel的排序差不多吧？
阿智：对，除了可以设置主、次关键字，还可以按拼音、笔画、数字或日期等排序，都挺实用的，因为时间关系就不啰唆了。
小慧：OK，回头我自己找时间玩玩。
3.1.5 如何对表格中的数据进行计算
阿智：那你的下一个问题呢？
小慧：在Word表格中，如果需要计算数据，可以像Excel一样设置公式吗？
阿智： Word表格的计算功能，虽然没有Excel那么强大，但若满足一般的办公要求，则绰绰有余。
小慧：那怎么能自动求出这些金额呢？如图3-11所示。
图3-11 如何求出金额
阿智：单击“插入”选项卡的“文本”组中的“文档部件”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“域”命令，可弹出“域”对话框。单击“公式”按钮，在弹出的“公式”对话框中将公式改为“=PRODUCT（LEFT）”，将“编号格式”设置为“#, ##0.00”，最后单击“确定”按钮，如图3-12所示。
图3-12 插入乘积公式
小慧：这个公式的意思是什么？
阿智：左边数字的乘积。
小慧：哦，金额果然出来了！接下来如法炮制？
阿智：不必这么麻烦，只要复制（快捷键为Ctrl+C）第一个金额，然后使用Ctrl+V快捷键批量填充即可。
小慧：但计算结果貌似有问题啊？
阿智：按F9键，更新Word域即可，如图3-13所示。
图3-13 域值的批量填充与更新
小慧：原来如此！那如何求出总金额呢？
阿智：步骤一样，只是公式不同而已。
小慧：求和公式是默认的“=SUM（ABOVE）”？
阿智：没错，或者“=SUM（F2:F30）”。
小慧：意思是对当前单元格中F2:F30的数据求和？
阿智：是的。
3.1.6 如何拆分单元格
小慧：师傅，您看这张入职登记表中的身份证号码，怎么样把它拆分成18列呢？如图3-14所示。
图3-14 拆分单元格前
阿智：用拆分单元格功能！
小慧：可是我试过N遍了还是有问题。
阿智：你是怎么操作的？
小慧：先选中要拆分的单元格区域，再单击“表格工具”下的“布局”选项卡的“合并”组中的“拆分单元格”按钮，在弹出的对话框中将“列数”设置为18，单击“确定”按钮。看，又出问题了！如图3-15所示。
图3-15 拆分单元格出错
阿智：拆分步骤完全没问题。
小慧：那怎么会这样啊？
阿智：问题出在拆分前的默认单元格边距上了。
小慧：啊？
阿智：你先撤销一下（快捷键为Ctrl+Z）。
小慧：好。
阿智：右击表格，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，然后在弹出的“表格属性”对话框的“表格”选项卡中单击“选项”按钮，弹出“表格选项”对话框。将“默认单元格边距”全部设置为0，单击“确定”按钮，返回“表格属性”对话框，单击“确定”按钮，完成对默认单元格边距的修改，如图3-16所示。
图3-16 修改默认单元格边距
小慧：原来拆分单元格前，还需要“热身”啊！
阿智：哈哈，这个比喻好！热身完毕你就可以拆分单元格了。
小慧：果然搞定，这么小的单元格竟然也可以拆分出来！如图3-17所示。
图3-17 拆分单元格后（默认单元格边距为0）
阿智：是的，毫无压力！把你的身份证号码填进去试试效果。
小慧：我还是把师傅的银行卡号和密码输进去吧，哈哈！如图3-18所示。
图3-18 拆分单元格后的数据录入效果
阿智：你能再狠点吗？女汉子！
3.1.7 如何制作图表
小慧：最后再占用师傅一点时间，给我讲讲图表吧。
阿智：其实，Word中的图表源于Excel，大部分操作在Excel环境中完成，也就是说，只要熟悉Excel图表，就会用Word图表。单击“插入”选项卡的“插图”组中的“图表”按钮，弹出“插入图表”对话框，选择合适的图表类型，然后单击“确定”按钮，即可插入一张图表，如图3-19所示。
图3-19 “插入图表”对话框
小慧：就是这个簇状柱形图表吧，如图3-20所示。
图3-20 簇状柱形图表
阿智：你看，每个图表都对应一个Excel表，可以直接在Word中编辑数据，也可以在Excel中编辑数据，如图3-21所示。
图3-21 图表对应的Excel表
小慧：是的，Word的“图表工具”跟Excel几乎完全一样。
阿智：没错，你可以利用“图表工具”下的“设计”和“格式”选项卡（见图3-22）对图表进行编辑和美化处理，就像Excel图表一样。
图3-22 图表工具