第4章 进化篇
4.1 面子工程轻松合并
小慧：前面只制作了两个台签，可需要制作300多个台签怎么办呢？
阿智：不就是300多个台签吗？我保证让你分分钟搞定！
小慧：真的？
阿智：切换到“邮件”选项卡，看看里面有啥。
小慧：从左到右依次是“创建”“开始邮件合并”“编写和插入域”“预览结果”“完成”等功能组。
阿智：没错，这就是批量制作台签的利器，也是邮件合并的一般操作流程。
小慧：可是，制作台签不需要信封吧？
阿智：没错，制作台签用不到“创建”组。
小慧：那为什么叫“邮件合并”呢？
阿智：因为邮件合并最早用来批量制作邮件，所以这个名称一直沿用至今。
小慧：哦。那应该怎样做呢？
阿智：先建立两个文档：Word主文档（见图3-62）和数据源（见图4-1）。
图4-1 邮件合并数据源（台签名单）
小慧：如果是Word表格，可以作为数据源吗？
阿智：当然可以。邮件合并主要是在主文档中插入数据源中的变量（如：预留席位名单中的姓名），合并生成多个主文档的“副本”。邮件合并后的Word文件可以保存，也可以打印，还可以直接发送邮件。
小慧：哦，我大概明白了，邮件合并擅长“批发”，可以不厌其烦地重复劳动。
阿智：这个比喻非常好！现在打开邮件合并主文档（台签），单击“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“普通Word文档”（也可选择“信函”）命令即可，如图4-2所示。
图4-2 “开始邮件合并”功能菜单
小慧：为什么这样选择呢？
阿智：因为每页只要打印一个台签。如果希望每页打印多个台签，则可选择“目录”命令。
小慧：哦！
阿智：然后，单击“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，如图4-3所示。
图4-3 “选择收件人”功能菜单
小慧：选择第二个命令吗？
阿智：对，因为我们已事先准备好数据源（预留席位名单．xlsx），所以选择“使用现有列表”命令。
小慧：明白了。
阿智：弹出“选取数据源”对话框后找到数据源文件，单击“打开”按钮，在弹出的“选择表格”对话框中选定数据源工作表，并确认是否选中“数据首行包含列标题”复选框，然后单击“确定”按钮，如图4-4所示。
图4-4 选取邮件合并的数据源
小慧：发现“邮件”选项卡下面很多原来灰色的命令按钮变亮了！
阿智：观察很仔细啊！这是因为已连接数据源，所以很多命令按钮可用了。
小慧：哦。那怎么检查数据源的准确性呢？
阿智：单击“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”按钮即可。如果需要修改数据源，可在“邮件合并收件人”对话框中单击左下角“数据源”列表框中的数据源文件，再单击“编辑”按钮，如图4-5所示。
图4-5 编辑收件人列表
小慧：如果确认数据源无误，就可以用到“邮件”选项卡中的“编写和插入域”组了吧？
阿智：对，将光标移到需要插入合并域的地方（如台签中的“姓名”），单击“插入合并域”按钮，选择对应的合并域（如“姓名”），如图4-6所示。
图4-6 单击“插入合并域”按钮
小慧：插入的合并域是用书名号特别标注的吗？如图4-7所示。
图4-7 插入合并域前后对比
阿智：对，但需要注意，这个“书名号”是邮件合并域的特定标记，不能用键盘上的书名号代替。
小慧：发现单击“邮件”选项卡的“预览结果”组中的“预览结果”按钮，会显示合并域的第1条记录值，如图4-8所示。
图4-8 邮件合并的预览结果
阿智：对，还可以通过跳转按钮预览其他记录。
小慧：那如果需要在名字后面加上“先生”或“女士”等称谓，该怎么做呢？
阿智：这个问题提得非常好！只要单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“规则”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“如果…那么…否则”命令，如图4-9所示。
图4-9 插入合并域规则：IF
小慧：弹出“插入Word域：IF”对话框，该怎样设置呢？
阿智：可以按照这样的逻辑进行设置，“如果性别等于女，则女士，否则先生”，如图4-10所示。
图4-10 设置IF域的参数
小慧：哦！那也可以设置成“如果性别等于男，则先生，否则女士”吧？如图4-11所示。
图4-11 设置IF域的参数2
阿智：对。
小慧：可是插入的IF域字体太小了，不协调。
阿智：用格式刷刷一下就行了，如图4-12所示。
图4-12 利用格式刷统一合并域的格式
小慧：好。我再看看预览结果，如图4-13所示。
图4-13 插入合并域和规则后的预览结果
阿智：以此类推，可以插入其他合并域。
小慧：OK！
阿智：确认无误后，单击“邮件”选项卡的“完成”组中的“完成并合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档”命令，弹出“合并到新文档”对话框，单击“确定”按钮即可，如图4-14所示。
图4-14 完成并合并到新文档
小慧：哇，邮件合并真是太强大了！如图4-15所示。
图4-15 邮件合并成果
阿智：那是必须滴！除此之外，邮件合并还能干很多事，比如，批量制作信封、请柬、奖状、工资条、员工证件照等，功能非常强大！