5.2　考研真题与典型题详解

一、选择题

1．行政沟通的理论基础包括（　　）、决策理论、动能组织理论和人格尊重理论等。[2005年真题]

A．能级管理理论

B．行政生态理论

C．民主参与理论

D．非正式组织理论

【答案】C

【解析】行政沟通是指行政组织中，单位与单位之间、工作人员之间，为了达成组织的目标，用语言、文字、图片、动作等形式交换有关问题的内心感受、观念、意见，事实与信息，以期获得相互了解并产生一致行为的过程。其理论基础包括民主参与理论、决策理论、动能组织理论和人格尊重理论等。

2．行政组织中下级人员向上级人员进行请示的活动属于（　　）[2009年真题]

A．上行沟通

B．下行沟通

C．平行沟通

D．交叉沟通

【答案】A

【解析】根据沟通的方向，可将沟通划分为：①上行沟通，是指自下而上的沟通，即下级向上级反映意见和情况，又称为反馈；②下行沟通，是指自上而下的沟通，即上级向其下级传递信息，因而又称传递；③平行沟通，是指横向的沟通，即同级部门或同事之间的沟通。

3．组织中各成员仅与其上下或左右两边的员工发生间接沟通的模式是（　　）。[2007年真题]

A．循环式沟通

B．连串式沟通

C．放射式沟通

D．放射—循环式沟通

【答案】B

【解析】连串式沟通，是指组织中各个员工的沟通，排成一条直线，每个人仅与上下或左右两边的员工间发生间接沟通关系。如受一个指挥监督系统限制的组织，员工只能与直接主管及直接属员沟通意见，生产线上的员工只能与左右两旁的员工沟通意见。

4．组织内每一个员工有共同的机会与其他成员进行沟通的模式是（　　）。[2006年真题]

A．循环式沟通

B．放射式沟通

C．连串式沟通

D．连串一放射式沟通

【答案】A

【解析】循环是沟通形态是指组织内每一个员工均有同等机会与其他员工间发生意见沟通，是组织中员工间最大的沟通形态。采用民主或放任的领导方式的单位，大致属于这种形态的沟通。

5．下列（　　）项不是行政沟通的理论基础。

A．动能组织理论

B．政治行政二分法理论

C．民主参与理论

D．决策制定理论

【答案】B

【解析】行政沟通的理论基础共有四个：①民主参与理论；②决策制定理论；③动能组织理论；④人格尊重理论。

6．文字沟通的优点在于（　　）。

A．使对方感到亲切

B．富有人情味

C．可当面获知对方的反应

D．法律责任明确

【答案】D

【解析】文字沟通的优点有：①在沟通发生之前，可以斟酌所要使用的文句，以求得最佳效果；②可以防止转述时的遗漏和曲解；③可以长期保存，以备日后查考；④法律责任明确；⑤见诸文字使人有慎重之感。

7．以一个员工为中心，称为放射焦点，该员工与其他员工可发生意见沟通关系，而其他员工相互间沟通关系也存在，这种行政沟通的形态是（　　）。

A．连串式沟通形态

B．循环式沟通形态

C．放射式沟通形态

D．放射—连串是沟通形态

【答案】C

【解析】放射式沟通形态，以一个员工为中心，称为放射焦点，该员工与其他员工可发生意见沟通关系，而其他员工相互间沟通关系也存在。如采用独裁领导方式的单位主管与其属员间的意见沟通，即属此种形态。

8．（　　）是组织中员工间最大的沟通形态。

A．放射—连串是沟通形态

B．放射式沟通形态

C．连串式沟通形态

D．循环式沟通形态

【答案】D

【解析】循环式沟通形式，是指组织内每一个员工均有同等机会与其他员工间发生意见沟通，此乃组织中员工问最大的沟通形态。采用民主或放任的领导方式的单位，大致属于此种形态的沟通。

9．根据沟通与组织的关系，行政沟通的关系可分为（　　）。

A．正式的沟通关系和非正式的沟通关系

B．直接沟通和间接沟通

C．定行沟通和不定形沟通

D．单向沟通和双向沟通

【答案】A

【解析】行政沟通的关系可以从以下五个方面考查：①根据有无沟通中心，可以分为有沟通中心和无沟通中心的沟通关系；②根据沟通方向的多少，可以区分为单向沟通关系与双向沟通关系；③根据沟通与组织的关系，可分为正式的沟通关系与非正式的沟通关系；④根据沟通是否经由第三者，可区分为直接沟通关系与间接沟通关系；⑤根据有无固定的形态，可分为定型沟通关系与不定型沟通关系。

二、名词解释

1．行政沟通[2011年真题]

答：行政沟通是指行政组织中，单位与单位之间、工作人员之间，为了实现组织的目标，用语言、文字、图片、动作等形式交换有关问题的内心感受、观念、意见、事实与信息，以期获得相互了解并产生一致行为的过程。简言之，行政沟通就是开展行政工作所需要的信息传递和了解的过程。

2．非正式沟通[2010年真题]

答：非正式沟通是指工作人员之间不为官方所承认的各种社交友谊活动或一般的传闻、谣言等。非正式沟通的方式是不固定的、具有多边性和动态性。在行政组织中，非正式沟通具有以下特征：①非正式沟通系统建立在组织中工作人员的社会关系上，也就是由工作人员间的社会交互行动而产生；②非正式沟通来自工作人员的专长、嗜好、习惯、兴趣等，其沟通方式并无规则可循；③非正式沟通的信息传递较为快速；④非正式沟通多数是在无意中进行的。

3．下行沟通和上行沟通

答：（1）下行沟通是指行政组织的管理层通过行政层级体系将信息向下级传递的过程。由于下行沟通是获取下属部门了解、合作、支持与采取行动的重要举措，因而必须满足两个先决条件：①增进了解。首长或各级主管不仅应了解部属的作业状态，而且必须了解他们个人的欲望、需求和情感，只有在充分了解的情况下才能进行有效的沟通。②促进参与感。采取任何一项行政革新举措时，如果能征询部属的意见，则将促进他们的参与感，增加他们的归属感，减少实施时因曲解、误传所产生的阻力。

（2）上行沟通是指在行政组织中，下级人员向上级表达其意见与态度的过程。为了更好地进行上行沟通，一般可以采用以下方式：①建立对话与申诉制度；②确立建议制度；③实行门户开放制度，尊重和重视下属的意见和建议；④倡导正当的娱乐活动；⑤举行工作汇报或座谈会。

4．连串式沟通形态

答：连串式沟通形态是指组织中各个员工的沟通，排成一条直线，每个人仅与上下或左右两边的员工间发生间接沟通关系。如受一个指挥监督系统限制的组织，员工只能与直接主管及直接属员沟通意见，生产线上的员工只能与左右两旁的员工沟通意见。

5．巴纳德的沟通原则

答：巴纳德提出用以沟通概念为中心的行政管理理论来观察组织及人际关系的各种问题，并认为沟通是决定一位行政首长应该行使多少权力的重要因素。因此，为行使权力，必须进行有效沟通。关于沟通的有效性，他提出了七项原则：①沟通的管道应为全体人员所知晓；②正式管道必须四通八达，及于组织内每一位工作人员；③沟通的管道必须尽可能简短而直接；④沟通的程序应该经过既定的管道；⑤主管人员（即沟通的中心）必须是有能力的人；⑥沟通管道必须经常畅通无阻；⑦每一条沟通管道都必须被鉴定为确实可靠。

三、简答题

1．简述行政沟通的组织功能及其理论基础。[2008年真题]

答：（1）行政沟通的含义

行政沟通是指行政组织中，单位与单位之间、工作人员之间，为了实现组织的目标，用语言、文字、图片、动作等形式交换有关问题的内心感受、观念、意见、事实与信息，以期获得相互了解并产生一致行为的过程。简言之，行政沟通就是开展行政工作所需要的信息传递和了解的过程。

（2）行政沟通的组织功能

行政沟通是行政组织内外相关人员的观念、意见、信息、情感传递和了解的过程。其目的在于相互交换事实、观点与情感，借以增进彼此间的了解与合作，进而同心协力完成工作任务。具有以下主要功能：

①收集功能。行政组织处于某一种具体的社会环境之中，它要实现对各项社会事务的组织和管理，就必须依靠各种沟通渠道来收集一切相关信息，并迅速作出决策，从而实现对社会环境的反应，完成行政组织的基本功能。通常表现：a．事发之前的预告和规划；b．事发之后的报告和调查。

②维持功能。一个行政组织要能正常运转不仅要具有能及时对周围环境作出正确反应的功能，还要能维持自身的稳定性。行政组织通过内外沟通帮助组织正常运行，而要发挥维持功能，关键在于：a．制定出一些价值准则，以巩固行政组织的意识形态；b．颁布一系列强制性的法律规章，作为维持组织的基本条件。

③革新功能。行政组织为了自身的发展，有必要建立和健全良好的沟通机制，使行政组织内外的信息能上下相通，使行政组织面对各种新情况、新问题能自我调节，并实行行政改革，更好地适应新环境，从而具有自我革新的能力。

④监控功能。通过沟通，使组织成员之间相互监督并接受组织内外的监督和建议，从而有利于组织按目标运行。

⑤协调功能。行政沟通能创造合适的环境，使行政人员之间、领导之间、行政人员和领导之间形成多渠道的人际关系网络，既能让组织成员发表意见，又能为组织统一行动、合作与协调创造条件，使组织成员的积极性、主动性和创造性得到有效发挥。

（3）组织沟通的理论基础

①民主参与理论。该理论认为，不论组织性质如何，组织是属于全体成员的。这也是组织获得员工认同的基础，是组织得到员工支持与合作的主要因素。因而所有员工都有平等的发言权，每个人都有参与组织决策的权利与机会，组织与员工共同发展。即人人享有参与决策的权利与机会，则大家就会把组织视为与他们休戚相关、荣辱与共的共同体，并乐意为组织作出自己的贡献。

②决策理论。组织是一个提供合理决定的有机体，而合理决定所借助的手段就是沟通。行政沟通贯穿于行政决策制定过程中，即情报活动、设计活动和选择活动中均体现了沟通的重要性。

③动能理论。该理论认为人是组织中最基本的元素，但人作为一种社会动物，在组织中就会有交往、互动行为，这就是沟通。沟通使组织呈动态且有活力，因而组织的主管人员要成为沟通的中心，发挥其协调职能。即研究组织现象，必须以人为中心。

④人格尊重理论。民主社会的一个重要特征是人的尊严能得到维护。如果在管理上能够尊重人格，这个组织必然会产生较高的效率。尽管尊重人格的方式很多，但尊重其言论权是其中重要的一项。因而保障组织中每个人员交往沟通的自由是组织民主管理的基本内涵。即主张将高层人员的发言权同等地给予基层人员。

2．试述行政沟通的理论基础。[2013年真题]

答：（1）行政沟通的含义

行政沟通是指行政组织中，单位与单位之间、工作人员之间，为了实现组织的目标，用语言、文字、图片、动作等形式交换有关问题的内心感受、观念、意见、事实与信息，以期获得相互了解并产生一致行为的过程。即行政沟通就是开展行政工作所需要的信息传递和了解的过程。

（2）行政沟通的理论基础

①民主参与理论

现代管理的民主参与理论的提出者（如巴纳德、西蒙和梅奥等人）认为，不论组织性质如何，组织是属于全体成员的。这也是组织获得员工认同的基础，是组织得到员工支持与合作的主要因素。因而所有员工都有平等的发言权，每个人都有参与组织决策的权利与机会，组织与员工共同发展。民主参与理论要求大众传媒向一般民众开放，允许民众个人和群体的自主参与，媒体应当致力于在一般民众中发展多元的文化。该理论提倡创新，认为社会群体应该直接拥有一些“小型”的媒体，而政府有责任为这些群体提供相应的资助。其主要观点有：a．任何民众个人和弱小社会群体都拥有知晓权、传播权、对媒介的接近和使用权、接受媒介服务的权利；b．媒介应主要为受众而存在，而不应主要为媒介组织、职业宣传家或广告赞助人而存在；c．社会各种群体、组织、社区都应该拥有自己的媒介；d．与大规模的、单向的、垄断性的巨大媒介相比，小规模的、双向的、参与性的媒介更合乎社会理想。

②决策制定理论。组织是一个提供合理决定的有机体，而合理决定所借助的手段就是沟通。西蒙曾说明决策制定有三个主要活动：①情报活动，即探究问题之所在与收集有关资料；②设计活动，基于情报活动的结果，再进一步研究问题，提出并估量各种解决问题的可能方法以及方法中的各种细节；③选择活动，基于设计活动所提出的各种可能解决的方法，并经过判断后选择一种予以实施。在整个活动中沟通扮演了重要的角色。

③动能组织理论。巴纳德认为，人是组织中最基本的元素，因此，组织必须以人而不是以结构和规范为中心。然而，人作为一种社会动物，在组织中就会有交往、互动行为，这就是沟通。沟通使组织呈动态且有活力，因而组织的主管人员要成为沟通的中心，发挥其协调职能。

④人格尊重理论。民主社会的一个重要特征是人的尊严能得到维护。如果在管理上能够尊重人格，这个组织必然会产生较高的效率。尽管尊重人格的方式很多，但尊重其言论权是其中重要的一项。因而保障组织中每个人员交往沟通的自由是组织民主管理的基本内涵。

3．简述正式沟通的含义、类型及其优缺点。

答：（1）正式沟通的含义

正式沟通是依循组织的层级制或组织的权力路线进行的。正式沟通特点是正式、严肃、约束力强，有一定的连续性和稳定性。因此，一般重要沟通常采用这种形式。正式沟通的缺点在于沟通的速度慢、刻板。

（2）正式沟通的类型

正式沟通一般可分为：

①下行沟通，是指行政组织的管理层通过行政层级体系将信息向下级传递的过程。由于下行沟通是获取下属部门了解、合作、支持与采取行动的重要举措，因而两个先决条件必须予以满足：a．增进了解。首长或各级主管不仅应了解部属的作业状态，而且必须了解他们个人的欲望、需求和情感，只有在充分了解的情况下才能进行有效的沟通。b．促进参与感。采取任何一项行政革新举措时，如果能征询部属的意见，则将促进他们的参与感，增加他们的归属感，减少实施时因曲解、误传所产生的阻力。

②上行沟通，是指在行政组织中，下级人员向上级表达其意见与态度的过程。为了更好地进行上行沟通，一般可以采用以下方式：a．建立对活与申诉制度；b．确立建议制度；c．实行门户开放制度，尊重和重视下属的意见和建议；d．倡导正当的娱乐活动；e．举行工作汇报或座谈会。

③平行沟通指组织内不相隶属的各单位的沟通。由于这种沟通大多发生于不同命令系统之间及地位相当的人员之中，故又称之为交叉沟通。平行沟通借以增加横向联系，减少层级节制，寻求部门之间的相互配合，从而达成组织目标。

（3）正式沟通的优缺点

正式沟通的优点是：沟通的效果及约束力较大，因此，较为重要的信息大多采用正式的沟通进行。

正式沟通的缺点是：沟通速度较慢，接收信息的一方对沟通意见参与的机会较少。

4．简述非正式沟通的特点及功能。

答：非正式沟通是指工作人员之间不为官方所承认的各种社交友谊活动或一般的传闻、谣言等。

（1）非正式沟通的特点

非正式沟通的方式是不固定的、具有多边性和动态性。在行政组织中，非正式沟通具有以下特征：①非正式沟通系统建立在组织中工作人员的社会关系上，也就是由工作人员间的社会交互行动而产生；②非正式沟通来自工作人员的专长、嗜好、习惯、兴趣等，其沟通方式并无规则可循；③非正式沟通的信息传递较为快速；④非正式沟通多数是在无意中进行的。

（2）非正式沟通的功能

非正式沟通的功能大致包括：①可以传递正式沟通所无法传递的消息；②可以传递正式沟通所不愿传递的信息；③将上级的正式命令转变为基层人员较易懂的形式；④非正式沟通具有弹性，富有人情味，并且传递比较快速；⑤减轻组织领导人的负担；⑥也可能给组织造成伤害。

5．简述行政沟通的形态。

答：组织中员工相互间沟通的形态可以分为以下六种：

（1）连串式沟通形态

组织中各个员工的沟通，排成一条直线，每个人仅与上下或左右两边的员工间发生间接沟通关系。如受一个指挥监督系统限制的组织，员工只能与直接主管及直接属员沟通意见，生产线上的员工只能与左右两旁的员工沟通意见。

（2）放射式沟通形态

以一个员工为中心，称为放射焦点，该员工与其他员工可发生意见沟通关系，而其他员工相互间沟通关系也存在。如采用独裁领导方式的单位主管与其属员间的意见沟通，即属此种形态。

（3）循环式沟通形式

组织内每一个员工均有同等机会与其他员工间发生意见沟通，此乃组织中员工问最大的沟通形态。采用民主或放任的领导方式的单位，大致属于此种形态的沟通。

（4）放射—连串式沟通形态

将放射式与连串式沟通形态相结合。组织内某一员工可与其他员工发生放射式的意见沟通，但其他员工相互间只有连串式的意见沟通。

（5）放射—循环沟通形态

将放射式与循环式沟通形态相结合。组织内某一员工可与其他员工发生放射式的意见沟通，但其他员工间相互又形成一种循环式的意见沟通。

（6）连串—放射—连串式沟通形态

连串—放射—连串式沟通形态，是由两个连串式与一个放射式的沟通形态所联结而成的。

四、论述题

1．试述行政沟通的关系。

答：行政沟通的关系可以从以下五个方面考查：

（1）有沟通中心和无沟通中心的沟通关系

根据有无沟通中心，可以分为有沟通中心和无沟通中心的沟通关系。

①有沟通中心的沟通关系。即一个组织或单位的员工在沟通意见时，须通过一个作为沟通中心的员工。此沟通中心最了解组织或单位内的资料，对其他员工的影响力也最大。此人往往就是该组织或单位的主管。这种沟通关系的组织和单位沟通速度快，沟通的正确性高，组织形态稳定，领导关系明确，但整个组织或单位士气较低落。

②无沟通中心的沟通关系。即一个组织或单位的员工在沟通意见时，并无沟通中心的存在，任何员工可以与其他员工沟通。具有这种沟通关系的单位沟通速度慢，沟通意见的正确性低，形态不稳定，领导关系不明确，但员工的士气却较高。

（2）单向沟通关系和双向沟通关系

根据沟通方向的多少，可以区分为单向沟通关系与双向沟通关系。

①单向沟通关系。员工在沟通时，一方只发送信息，另一方只接收信息，接收信息的一方不再向发送信息的一方发送信息。如主管人员只向下属发出书面指示，要求下属按指示行动，不许下属对指示提不同意见。单向沟通关系的优点是：沟通快，发送信息的一方不会受到接收者的批评或挑战，能够维护主管的尊严。其缺点是：沟通的意见不一定正确，接收者对沟通意见不能提出自己的看法，因此下属常常产生挫折感与抗拒心理。

②双向沟通关系。员工在沟通时，发送与接收信息的双方可相互发送和接收信息，即发送的一方在发送信息后一定要听取接收者一方对信息的反馈意见。这种发送与反馈可能会进行多次，直至双方获得共同的了解。双向沟通关系的优点是：对沟通意见可获得较正确的了解，接收者对所沟通的意见有辨别是非的机会，因而能增强接收者的参与感，建立起双方的情感。其缺点是：发送信息的一方易受到接收信息一方的批评，使沟通速度放慢，有时会影响主管的威信。

（3）正式的沟通关系和非正式的沟通关系

根据沟通与组织的关系，可分为正式的沟通关系与非正式的沟通关系。

①正式的沟通关系。如前所述的下行沟通、上行沟通均属正式的沟通关系。正式沟通关系的优点是：沟通的效果及约束力较大，因此，较为重要的信息大多采用正式的沟通关系进行。其缺点是：沟通速度较慢，接收信息的一方对沟通意见参与的机会较少。

②非正式的沟通关系。沟通的途径不受组织内层级及监督关系的约束，员工可任意选择沟通途径。非正式沟通关系的优点是：沟通速度快，且多为直接的沟通，可减轻正式沟通的负荷。其缺点是：沟通的意见常被歪曲，各种谣言的传递者常利用这种关系传递不利于组织的谣言。

（4）直接沟通关系和间接沟通关系

根据沟通是否经由第三者，可区分为直接沟通关系与间接沟通关系。

①直接沟通关系。由发送者与接收者双方直接沟通，不假借第三者传递。直接沟通的优点是：双方可获得正确的沟通，有充分交换意见的机会，沟通速度也较快速。其缺点是：受时间、地点的限制，发送者与接收者之间难以有较多机会运用这种沟通关系。

②间接沟通关系。发送者将信息发出后，必须经过一个或数个第三者的传递，才能到达接收者。间接沟通的优点是：运用时不受时间地点的限制，因此运用的机会较多。其缺点是：浪费传递的人力与时间，不易获得正确的沟通。

（5）定型沟通关系和不定型沟通关系

根据有无固定的形态，可分为定型沟通关系与不定型沟通关系。

①定型沟通关系。参与沟通的员工有其一定的范围，沟通的关系也有一定的形态且为外界所了解，如通过开会的方式沟通等。

②不定型沟通关系。参与沟通的员工范围并不固定，沟通时没有一定的形态，且不易用观察的方法看出。

五、案例分析题

案例一

“我不想听你讲任何借口，你要做的是在星期三把文件草案拿出来！”王局长冲着他的办公室主任严历地说道。王局长半年前从发达地区调到欠发达地区任某市财政局长，他试图开创该单位工作的新局面，提高办事效率，改善服务。但是，大家私下里议论：“他以为他这么严历训人，事情就会有所改观，但我们并不这么认为。”“有人总是担心自已会受到严历指责。”当问王局长他与下属之间有什么困难时，他回答：“困难是我们很少交流。”[2009年真题]

问题：

为什么说王局长存在沟通问题？如何评价王局长的工作？并给王局长提出一些建议。

答：（1）沟通是指传递某些信息而使他人在思想和行为方面发生变化的过程。沟通具有互动性的特征。本案例中，王局长虽然存在将自己的思想传达给下属的过程，但却不存在信息的逆向传递过程，信息的传达是单向的而不是互动的；此外，王局长的沟通方式不可能达到自己所预期的开创工作新局面，提高办事效率，改善服务的目的，所以说王局长的沟通存在问题。

（2）王局长的工作可以说目的是好的，但缺少合适的方法和手段。其中最主要的就是忽视了正确的沟通方法。

（3）要改变目前的状况，首先要正确的进行沟通，王局长在沟通时应注意以下几方面的问题：

①下行沟通。a．领导要了解部属的基本背景；b．领导要主动去沟通；c．组织内要制定完备的沟通计划；d．主管人员应努力获得工作人员的信任。

②上行沟通。a．主管必须平等对待部属；b．主管应经常与工作人员举行座谈会，让所有的工作人员都有发言机会，要善于综合大家的意见；c．确立建议制度，主管要鼓励员工提出建议，并进行奖励；d．确立公平合理的制度。鼓励上行沟通最主要的是依赖公平而合理的升迁制度、奖惩制度、考级制度的建立，为此，员工才乐于向上级提出有价值的意见。

③语言表达。a．要加强口才训练，通过各种活动让员工有表达的机会；b．对于重要的文件，最好采用语言与文字双重表达方式；c．改进运用语言的技巧，校正发音，言之有物。

④沟通环境。a．要创造开放式的沟通环境，让大家畅所欲言；b．培养成员参与沟通的意识；c．要及时沟通，做到有矛盾就沟通。

⑤沟通手段。a．要借助现代化的通信技术，如传真、电话、网络等去进行沟通；b．减少非语言符号沟通方式的使用；c．对相同的对象使用相同的方法。

⑥沟通形式。沟通的形式要生动活泼、引人人胜，讲究沟通的艺术。

案例二

某天，王主任一上班就和往常一样，打开桌上的电脑接通机关内部的局域网，进入主任浏览框，查看网上传递过来的各类上级部门和机关内部文件及其它信息资料。此时，一个新收到的内部邮件闪烁在信息框的最后一栏。让王主任惊讶的是，这份邮件的署名竟然是坐在隔壁办公室的主任助理刘某，邮件的内容是向他提意见!

看了邮件后，王主任一肚子的委屈，老是想不通。自己做了十几年的办公室主任，工作一直辛辛苦苦，刘助理不管怎么说也是自己引进的人，又是唯一的一名主任助理，这样做实在太过分了。想到这里，王主任决定马上责令刘助理即刻删除邮件，防止扩散，并打算召开办公室全体人员会议，强调工作纪律，不得随意攻击领导。

可是，向来好强的王主任最终还是冷静下来。他想到部下对自己提出工作中存在的问题，尽管方式一时令他难以接受，但其本意和出发点是好的，是在帮助自己改进工作方式。于是，下班时王主任约刘助理一起乘车回家。在车上，王主任说：“非常感谢你指出我的缺点，以后有什么建议可以直接向我提出来……”。两人谈得非常融洽。[2006年真题]

问题：对于刘助理提出意见的方式，你怎样看待?如果你是王主任，你会怎样处理这件事?

答：（1）刘助理提出意见的方式是文字沟通的一种表现。行政沟通是指行政组织中，单位与单位之间、工作人员之间，为了达成组织的目标，用语言、文字、图片、动作等形式交换有关问题的内心感受、观念、意见，事实与信息，以期获得相互了解并产生一致行为的过程。简言之，行政沟通就是开展行政工作所需要的信息传递和了解的过程。刘助理这种提出意见的方式简明扼要、正式、规范，但同时也存在着一些缺点，如不回使对方感到亲切、缺乏人情味、也能造成由于对方的理解不同，影响沟通的效果等等。

（2）如果我是王主任，我会采取非正式沟通和口头沟通的方式来处理这件事。主要原因在于非正式沟通的方式是不固定的、具有多边性和动态性。在行政组织中，非正式沟通具有以下特征：非正式沟通来自工作人员的专长、嗜好、习惯、兴趣等，其沟通方式并无规则可循；非正式沟通的信息传递较为快速；非正式沟通多数是在无意中进行的等等。而口头沟通也具有以下一些优点：使对方感到亲切、富有人情味；可以当面获知对方的反应；可以用手势、语调或面部表情来增加沟通的效果；可以使文盲或受教育程度差的人获知沟通的内容；比文字沟通快速等等。通过这些有效的沟通方式，正确合理地处理好沟通中出现的问题，从而使组织内的人际关系融洽、和睦。

案例三

A局办公室共有工作人员六人，其中正副主任各一人，干事四人。多年来，办公室主任老王一直主持办公室的日常工作，副主任老张平时与办公室其他四名干事一样从事～些具体工作。当办公室碰到一些较重要的事情时，一般总是由老王、老张两人商量后再布置下去。总的来说，办公室的工作在这几年里开展得比较顺利。

后来，由于工作需要，上级决定调老赵任办公室副主任。在老赵到任后，办公室主任老王对搞好办公室工作提出了三点意见：一是理顺办公室的工作关系，由他统筹整个办公室的工作，原由他分管的办公室的一部分工作现在移交给老赵分管。二是干事小李、小陆的工作要向老赵汇报，另外两名干事的工作要向老张汇报。如果工作中遇到问题，老赵或老张解决不了时，再请示老王。三是为了更好地贯彻民主集中制的原则，今后办公室的重大事情都由老王、老张、老赵三人共同商量决定，不搞一言堂。

老赵调到办公室后，工作积极性很高，他努力学习业务，待人热情和气，很快就得到了大家的好评。老王呢，多了一个助手，许多会议可以不必亲自出马了，许多文件也不必亲自审批了，顿时感到轻松了许多。可是，局办公室的工作却出现了一些新的问题：一是干事们比以前更忙得不可开交了。二是办公室内部上下左右之间的信息沟通不如以前通畅了。三是一些急需处理解决的事，由于得等到老王、老张、老赵三人一起来商量决定，因而常常耽误了时间。

问题：试分析A局办公室在行政沟通方面存在什么问题？导致这一问题产生的原因是什么？

答：（1）本案例中的行政沟通主要是正式沟通，这种沟通是指通过正式组织程序，按组织规定的路线和渠道所进行的信息沟通。正式沟通可分为下行沟通、上行沟通和平行沟通。下行沟通是上级机关按照隶属关系自上而下进行的沟通；上行沟通是下级组织和人员按隶属关系自下而上进行的沟通；平行沟通也叫横向沟通，是同级组织或同事之间的沟通。A局办公室的行政沟通由原来的平行沟通改为上行沟通和下行沟通，使得同事之间缺少沟通，大大降低了工作效率。

（2）A局办公室在老赵调来后，通过重新分工，实际上增加了一个管理层次。管理层次是行政组织纵向结构的等级层次，即行政机关中设置多少等级的工作部门，这由行政机关的工作量来决定。在该办公室工作量并没有加大，管理幅度也没有较大变化的条件下，增加了一个层次，必然导致手续繁杂，滋生官僚主义，不仅不利于行政机关本身的管理和职能的发挥，不利于信息的沟通和传递，而且浪费人力、物力和财力。