问题六：没必要的出差旅行

时间一点通 之12

在今天和明天之间，有一段很长的时间；趁你还有精神的时候，学习迅速办事。

——歌德

情景再现

詹姆斯：只在其他方向不起作用时出差

詹姆斯在一家总部设在洛杉矶的出版集团担任图书选题的策划编辑，同时也负责金融方面书籍的策划和编辑工作。每年他都致力于寻找并签下20本有关证券投资管理、投资银行、证券分析及相关领域的书籍。

他通过阅读《华尔街日报》《有价证券管理杂志》《财富》以及其他学术期刊和一系列商业杂志来寻找潜在作者。此外，詹姆斯还经常通过电话与组稿公司、商学院教授和资金管理者进行交谈。他还常常为了参加各种出版论坛而出差，以寻找和签订新的出版合约，并试图了解金融界和资本市场的新动向。

“每次从这种专业会议回来，”詹姆斯对公司里的同事说，“我都会带回三到四个选题，其中至少一个肯定会在一两年内变成一本非常具有影响力的图书。”

对于詹姆斯来说，出差旅行是必不可少的事情，而绝非是一种困扰。由于考虑到时间和金钱上的成本，他只在其他办法都不起作用的时候选择出差。他还会为每次出差提前认真地安排好与相关人士的会见，从早餐一直排到晚餐。他把出差的每一分钟都充分利用了起来。

理论链接

可以说，旅行是一个商务人士进行商务活动的必要组成部分。如果由于工作需要，你也需要去某个城市出差旅行，那么你要全面地审视一下，自己的出差旅行是否像詹姆斯那么有成效：

● 你有没有为了参加一个不算重要的仅仅两三个小时的会议，而在途中耗费几个小时甚至十几个小时的时间呢？

● 参加会议的时候，你有没有明确的工作目标？

● 这些会议是否真的对你实现工作目标有推动作用？

● 你是否仅仅是出于义务而参加这些会议？

● 在出差的过程中，你是否借机去观览当地的名胜古迹？

出差旅行会耗费你大量的时间，每个职场人士都应该对旅行的价值进行评估，以确定该出差是否必要。

时间整理术 之12

当你得知自己需要出差时，你要先进行旅行价值评估，这个价值是通过比较收益和成本得出的。

为了办事或其他原因出差时，你应该仔细分析并找到花费在没有任何价值的活动上的时间，比如，去机场或者火车站的途中、在候车室等待飞机或火车、在目的地的机场或火车站搭乘出租车、返回公司等等。

然后，仔细地估算一下，在这段时间内，公司所支付的薪水和补贴。把这个数字和你这次出差产生的交通、住宿以及餐饮等费用累加起来，同时与这次出差带来的实际效益进行比较。结果是收益大还是损失大呢？

最后，请估计一下你待在办公室工作所产生的实际价值，并与出差成本进行对比，此时你可能会发现，如果没有出差，你或许已经做了一些非常有价值的工作：

● 指导下属提高他们的工作技能。

● 和一个重要客户吃饭，并可能因此而签订了一份新的订单。

● 为下属和工作团队制定出一个更有效率的工作计划。

● 通过电话与四五个潜在客户进行有效的沟通。

有些职场人士认为，出差是工作过程中必不可少的内容，是一个人工作的一部分。这一点是毋庸置疑的，但并不是说所有的出差都是必需的，有些出差可有可无。很多旅行带来的经济效益可以通过一些成本更低的方式获得，比如举行电话会议、网络和视频会议等等。如果你还没有尝试过这些做法，不妨研究一下这些潜在的可以替代出差的途径。

如果出差对你来说必不可少，那么，做一份出差旅行的必备清单是必需的。有了它，你就不会丢三落四，造成种种不便。下面是为大家提供的出差旅行的必备清单，希望能给大家带来借鉴作用：

● 工作必带品：与出差任务相关的资料等工作专用物品。

● 应该携带的生活用品及其他：身份证、护照或军官证、单位证明等证件，钱包及现金、信用卡、会员卡，机票、车票或船票，手机及充电器，个人护理用品，巧克力或小饼干，笔记本，家门钥匙，等等。

● 其他事项。全家出门要断水电、关煤气、闭门窗、清垃圾。掏出口袋、行李中与外出无关的物品。

其中部分项目根据外出具体任务、时间长短、天气变化和身体状况等因素进行调整。短差可适当减，长差要考虑适当加。

在出差的过程中，你还应充分利用旅行的时间。比如，带上足够多的文件，把在候机厅和出租车上的时间利用起来；如果你出差是为了参加一个会议，那就在抵达之前做好一切准备，这样不但可以确保会议的效果，还可以提升出行的价值。

想一想

反思过去一年中自己的出差经历，请思考以下问题：

1．你在过去一年中，一共出了几次差？其中有几次是完全意义上的必要出差？

2．在出差过程中，你遇到过哪些因为准备不周而导致的麻烦事？它们是否给予了你充分的启示？

3．在未来即将迎接的出差任务中，你认为以自己的工作职责来看，哪些出差是必需的，哪些是可以省去的？