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(三)畅通沟通渠道,及时关注前方动态
2014年8月30日,中国疾控中心正式启动援非生物安全防护三级实验室建设工作。后方工作站成立于9月7日,工作历程主要分布在两个阶段,第一阶段是援非生物安全防护三级实验室建设阶段,具体负责实验室建设前期筹备和工程建设阶段的综合协调工作,后方工作站由中心办公室负责日常管理。第二阶段是援塞公共卫生培训阶段,具体承担前后方的工作信息的传递和每周视频例会组织,11月15日后方工作站正式移交应急中心管理,与埃博拉应对工作组综合协调组合并。
为保障后方工作站的正常运转,后方工作站制定了主要职责及分工,绘制了建设工作组织结构图、工作流程图和工作信息流程图等,明确了与前方工作站沟通机制;将昌平园区402会议室设为后方工作站办公地点,升级了沟通用视频会议系统,增加了数据展示用电视机,建立必要的日常管理工作程序和资料建档工作。
后方工作站在实验室建设阶段主要承担会议组织、沟通协调等工作,共组织召开了19次实验室建设工作协调会,完成19篇工作协调会会议纪要撰写及分发工作;协助组织与商务部经济合作局工作沟通会议2次;协助组织援塞实验室设计单位合同谈判工作会;协助组织援塞固定实验室设计方案专家工作会;组织召开了中心援非工作会;组织固定实验室外部施工单位、生物安全三级实验室核心区施工单位的沟通,形成相关纪要3份;整理5份与前方工作组微信交流的记录;就实验室的设备、柴油发电机情况、塞中友好医院的改造方案和图纸、UPS电源及供水供电情况、宣传资料等进行沟通,及时跟进提醒和反馈。
2014年9月18日,移动检测队领导小组与国家卫生计生委领导视频连线
2014年10月10日,中国疾控中心高福副主任在前方通过视频向后方问好
2014年11月19日,公共卫生培训队队员与后方视频连线,汇报工作进展
在与前后方沟通信息传递方面,后方工作站的每天工作开始于早上8点,第一件事就是打开邮箱,阅读前方发回的信息,并将重要信息进行摘要,转发相关部门及领导;北京时间下午16时,开始通过微信与前方联系人进行沟通联络,询问是否有重要信息,是否安全;休息前的最后一件事就是再次查看邮箱、微信,以便第一时间得到发回的信息,后方工作站运行7个月来,未发生一起信息传递延误的事件。负责中心与援塞前方工作站工作例会的组织工作,定期沟通工作进展,解决存在的问题,自2014年11月19日起共召开17期工作例会,完成会议纪要的撰写、发放工作。
为国内及时了解掌握前方工作动态,自中心第一批援塞工作队到达塞拉利昂的2014年9月18日起,在6个月的时间里,后方工作站不分节假日,坚持接收、校对、摘要和转发218期前方工作简报(其中中国疾控中心援塞前方工作组工作报告196期和中国疾控中心实验室检测队前方工作组报告22期);及时传递前方发回的《援塞固定生物安全实验室建设简报》7期、援塞公共卫生培训项目阶段性进展报告17期、以及各种埃博拉防控技术资料。每日浏览塞拉利昂卫生部网站和我驻塞拉利昂大使馆网站,获取与中国疾控中心援塞工作的最新信息,重要信息及时向有关部门反馈;对于前方发回的网站宣传用新闻稿,第一时间发布到中心门户网站和微信公众号。
协助做好中心援塞相关保障工作。协助完成赴塞公共卫生培训队的组建、物资准备、人员派遣及住宿费转账结算、人员回撤等相关工作;为各期赴塞前方工作站工作人员准备塞拉利昂地图,协调在塞银行开设账户事宜;定期更新整理前方与后方工作人员的通讯录并发相关部门;承担前期工作照片的收集和整理。