4.1 排版“毕业论文”

毕业论文是高等教育过程中对毕业生集中进行科学研究训练而要求学生在毕业前撰写的论文。毕业论文是一种常见的长文档，这类文档通常分为多个章节，拥有多个不同级别的标题和正文段落。本节通过介绍毕业论文排版，来学习如何对长文档进行编排。

4.1.1 运用样式编排文档

在编排长文档时，往往需要对许多段落应用相同的文本和段落格式，此时可以使用“样式”来快速设置段落格式，从而避免大量重复性的操作。

1．应用系统默认样式

“段落样式”是指一个段落中字体、字号、字符颜色、段落缩进、对齐方式、段间距、行距以及边框和底纹等一系列格式设置的组合。使用段落样式可以快速对文档段落进行格式设置，方法如下。

步骤1 打开“论文素材.docx”素材文件，在“开始”选项卡中单击“样式”组中的扩展功能按钮，打开“样式”窗格。

步骤2 ❶将光标定位到文档第一行文本中；❷在“样式”窗格中找到并单击“标题1”样式。

步骤3 ❶将光标定位到第2行文本中；❷在“样式”窗格中单击“标题2”样式。

步骤4 使用同样的方法，对其他各个标题段落应用相应的标题样式，其中“2.1.1”“2.1.2”等3级标题段落应用“标题3”样式。

提示

在应用标题样式时，各级别标题应对应相应级别的标题样式，且各级别之间为包含关系，例如“第1章”章标题对应“标题1”样式，“1.1”节标题对应“标题2”样式，“1.1.1”小节标题对应“标题3”样式等。

2．修改默认样式

如果对默认的段落样式不满意，可以对样式进行修改，方法如下。

步骤1 ❶在“样式”窗格中，将鼠标指向“标题1”样式，单击名称后面出现的下拉按钮；❷在打开的下拉列表中选择“修改”命令。

步骤2 弹出“修改样式”对话框，在“格式”选项组中设置字体为“黑体”，字号为“一号”，并取消默认选中的“加粗”选项。

步骤3 ❶单击后面的“中文”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“西文”选项；❷设置字体为“黑体”。

提示

在段落样式中可以分别对段落中的中、西文文本设置不同的字体，其中“中文”代表汉字文本，“西文”代表英文和数字。

步骤4 ❶单击左下角的“格式”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“段落”命令。

步骤5 ❶弹出“段落”对话框，设置“对齐方式”为“居中”；❷设置“段前”和“段后”为“20磅”；❸依次单击“确定”按钮保存设置。

步骤6 返回文档，可以看到所有应用了“标题1”样式的标题段落已经自动更新为修改后的“标题1”样式。

步骤7 使用同样的方法将“标题2”的中文、西文文本格式修改为“黑体，小二”。“标题3”的中、西文文本格式为“黑体，四号”，完成后的效果如下。

3．新建样式

文档内置的样式通常不能满足我们的使用需求，因此还需要新建一些样式，新建样式的方法如下。

步骤1 ❶将光标定位到正文文本中；❷在“样式”窗格中单击下方的“新建样式”按钮。

步骤2 ❶弹出“修改样式”对话框，在“名称”栏输入“正文缩进2字符”；❷设置中文字体为“宋体”，西文字体为“Times New Roman”；❸单击左下角的“格式”下拉按钮；❹在弹出的下拉列表中选择“段落”命令。

步骤3 ❶弹出“段落”对话框，在“特殊”选项组中选择“首行”选项，设置“缩进值”为“2字符”；❷“行距”设置值为“1.1”；❸依次单击“确定”按钮保存设置。

步骤4 返回文档，可以看到，新建的“正文缩进2字符”段落样式已经出现在“样式”窗格中，且光标所在的正文段落已经自动应用了该段落样式。

步骤5 ❶分别选中其他正文段落；❷在“样式”窗格中单击“正文缩进2字符”应用样式。

步骤6 ❶在论文中找到并选中任意一张图片；❷再次单击“新建样式”按钮。

步骤7 ❶在打开的“修改样式”对话框中，设置样式“名称”为“图片”；❷在“格式”栏单击“居中”按钮；❸完成后单击“确定”按钮。

步骤8 返回文档，可以看到该图片已经自动应用了新建的“图片”样式居中显示，依次对其他图片应用“图片”样式。

步骤9 使用同样的方法新建一个名为“图题”的样式，设置该样式的字体为“黑体”，字号为“小五”，对齐方式为“居中”。完成后，再分别对每张图片下方的图题段落应用“图题”样式。

至此，文档的样式设置就基本完成了。在实际操作中，用户可以根据实际需要创建更多不同的段落样式，例如可以为表格内的文本设置一个段落样式。或者，为注释性文本设置一个段落样式等。此外，用户应该在写作前完成文档基本样式的设置，以便在写作过程中直接应用。

4.1.2 使用文档结构图

在编排长文档时，需要随时了解文档的目录结构，于是不得已地在不同的章节之间跳转，使用拖动文档页面的方法来查看文档内容，会十分不便。此时我们可以通过文档结构图来快速查看和选择文档的章节，这对于几十页甚至几百页的文档来说，是一个非常实用和便捷的功能。

步骤1 对文档中的所有标题段落应用对应级别的标题样式。

步骤2 切换到“视图”选项卡，在“显示”组中勾选“导航窗格”复选框。

步骤3 ❶窗口左侧将打开“导航”窗格，在“导航”窗格中切换到“标题”选项卡，即可看到文档的目录结构；❷单击某个目录标题，即可跳转到该章节。

步骤4 在文档结构图中单击标题前的三角形图标，可以隐藏或展开其子标题。

4.1.3 使用格式刷复制样式

当文档中有多个相同样式的段落需要应用某个段落样式时，除了可以在“样式”窗格中依次为各个段落应用样式外，还可以使用格式刷快速复制样式，方法如下。

步骤1 ❶将光标定位到已经应用某个段落样式的“样本段落”中；❷在“开始”选项卡的“剪贴板”组中双击“格式刷”按钮。

步骤2 此时鼠标将变为“”形状，依次单击需要应用该段落样式的段落。

步骤3 被单击的段落将自动应用相同的段落样式。格式刷使用完毕后按“Esc”键退出即可。

提示

如果是单击“格式刷”按钮，则格式刷只能使用一次；而双击“格式刷”按钮则可以连续使用，从而快速对多个不连续的段落应用相同的段落样式。

4.1.4 制作页眉和页脚

页眉和页脚作为文档的辅助内容，在文档中的作用非常重要。页眉是指页边距的顶部区域，通常显示文档名、章节标题等信息。页脚是页边距的底部区域，通常用于显示文档页码。

1．编辑页眉和页脚

要对页眉或页脚进行编辑，只需双击页眉或页脚区域，即可进入页眉和页脚编辑状态，此时光标将定位到页眉或页脚中。我们可以在页眉或页脚区域中输入需要的内容。

页眉和页脚的编辑方法同正文相似，除了可以输入文字信息，还可以插入图片、文本框和形状等对象。页眉和页脚编辑完成后，可双击正文编辑区域或单击“页眉和页脚”选项卡中的“关闭页眉和页脚”按钮，即可退出页眉和页脚编辑状态。

提示

对文档中的任意一页进行页眉或页脚的编辑后，页眉和页脚中的内容会自动出现在文档所有页面中。

进入页眉和页脚编辑状态后，会自动切换到“页眉和页脚”选项卡，在该选项卡中，若勾选“首页不同”复选框，则可以为文档首页单独设置页眉和页脚；若勾选“奇偶页不同”复选框，则可以为文档奇数页和偶数页分别设置不同的页眉和页脚。

提示

“奇偶页不同”选项一般用于图书、杂志等需要“对页装订”的文档，选中该选项后，可以分别对奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚。

2．添加页码

如果一篇文档含有很多页，为了打印后便于整理和阅读，应对文档添加页码。添加页码的方法如下。

步骤1 ❶双击页眉或页脚编辑区域进入页眉或页脚编辑状态，在“页眉和页脚”选项卡中单击“页码”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择需要的页码位置和样式即可，例如选择“页面底端”组中的“带状物”选项。

步骤2 插入页码后，会自动跳转到页码所在区域，可以看到页码已经插入到文档中，单击“关闭页眉和页脚”按钮即可。

4.1.5 制作目录与封面

对于一篇完整的长文档来说，目录和封面必不可少，在Word中可以非常快捷地完成目录和封面的制作，下面分别进行讲解。

1．制作文档目录

目录是文档标题和对应页码的集中显示，而制作文档目录的过程就是对文档标题及其对应页码的提取过程。在“样式”窗格中，“标题1”“标题2”“标题3”等内置样式均属于标题样式，应用了这些样式的段落均可以被文档作为标题引用到目录中。提取文档目录的方法如下。

步骤1 在文档开头插入一空白行，输入文本“目录”，并应用“标题1”样式。

步骤2 ❶将光标定位到“第1章”文本前；❷在“插入”选项卡的“页面”组中单击“分页”按钮，将目录页单独划分为一页。

步骤3 ❶将光标定位到“目录”文本段落下方，切换到“引用”选项卡，单击“目录”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“自定义目录”命令。

步骤4 ❶弹出“目录”对话框，在“常规”栏设置需要提取的目录级别，这里默认设置为“3”；❷取消勾选“使用超链接而不使用页码”复选框；❸单击“确定”按钮。

步骤5 返回文档，即可看到目录已经插入到文档前部。

2．制作文档封面

对于个人简历、毕业论文、策划书或投标书等文档来说，一个好的封面对于文档的专业性和美观性都非常重要。封面设计是一项比较专业的技能，因此对于初学者来说，可以先使用文档内置的一些封面模板，从而快速完成封面的制作。

步骤1 ❶将光标定位到“目录”文本前，在“插入”选项卡的“页面”组中单击“封面”下拉按钮；❷在打开的下拉列表中选择一种自己喜欢的封面模板。

步骤2 所选封面模板将被插入到文档首页，选中占位符，可以在其中输入需要的文本。

步骤3 将占位符中的文本更换为需要的文字，并根据需要修改文本格式，完成后的效果如下。

步骤4 至此，毕业论文的编排就全部完成了，案例的最终效果如下图所示。

4.1.6 文档修订与批注

对于一些专业性较强或非常重要的文档，在由作者编写完成后，一般还需要通过审阅者进行审阅。在审阅文档时，通过修订和批注功能，可对原文档中需要修改的地方进行标注和批示。

1．修订文档

使用修订功能可以自动记录文档修改痕迹，从而让原作者可以非常清楚地看到文档中发生变化的部分。修订文档的方法如下。

步骤1 切换到“审阅”选项卡，在“修订”组中单击“修订”按钮，开启修订功能。

步骤2 开启“修订”功能后，即可直接对文档内容进行修改，所有修改过程都会被记录下来。在被修改过的文档左侧将以红色竖线进行标注，单击该竖线可以查看修订信息，再次单击该竖线可以隐藏修订内容。

步骤3 在修订的内容上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，用户可以选择接受或者拒绝该修订。

2．为文档添加批注

“批注”是文档审阅者与作者之间书面沟通的方式，审阅者可将自己的见解以批注的形式插入到文档中，供作者查看和参考。插入批注的方法如下。

步骤1 ❶将光标定位到需要插入批注的位置，或选中需要进行批注的文本；❷切换到“审阅”选项卡，在“批注”组中单击“新建批注”按钮。

步骤2 此时在文档右侧将出现批注框，并使用连接线与文本链接，在批注框中输入批注内容即可。

步骤3 作者在查看批注后，可以单击“答复”按钮，在批注框中对批注进行回复。

步骤4 如果要删除该批注，只需在该批注中单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令即可。