1.2 制作“劳动合同书”

劳动合同书是公司常用的文档资料之一。一般情况下，企业可以采用劳动部门制作的格式文本。也可以在遵循劳动法律及法规前提下，根据公司情况，制定合理、合法、有效的劳动合同书。

1.2.1 设置页面格式

为使劳动合同书更加规范。在制作劳动合同书之前，需要进行相关的页面设置，如设置页面大小、装订线、页边距等，以使其符合打印要求。

1．设置纸张大小

通常情况下，文档纸张大小的设置应与实际使用的打印纸张大小相同，这样才能避免出现打印误差。文档默认的纸张大小为A4，如果需要使用其他大小的纸张进行打印，可以更改文档纸张大小参数，方法如下。

步骤1 ❶新建Word文档，切换到“布局”选项卡；❷单击“纸张大小”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中可以直接选择一些常用的纸张类型。

步骤2 如果预设选项中没有符合要求的纸张大小，可以选择选项最下方的“其他纸张大小”命令。

步骤3 ❶弹出“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡的“纸张大小”选项组中可以自定义纸张大小；❷设置完成后单击“确定”按钮即可。

2．设置页边距

页边距是文档四周的空白区域。页边距包括上、下、左、右的边距，如果默认的页边距不适合正在编辑的文档，可以通过设置进行修改。

步骤1 ❶切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”组中“页边距”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择菜单底部的“自定义页边距”命令。

步骤2 ❶弹出“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡的“页边距”选项组中，可以分别设置“上”“下”“左”“右”4个方向的边距；❷设置完成后单击“确定”按钮即可。

技巧

对于对页形式的文档（如书籍），常常需要将页边距设置为对称形式，此时可以在“页面设置”对话框的“多页”下拉列表中选择“对称页边距”选项，即可分别设置内、外页边距。

1.2.2 编辑劳动合同书首页

设置好文档页面格式后，就可以进行正文内容的录入了，在录入过程中还需要对字体格式、段落格式等进行设置，下面进行详细讲解。

1．输入首页内容

创建了文档之后，就可以开始在文档中输入劳动合同书的内容了，操作方法如下。

步骤1 切换到自己熟练的输入法，输入“编号：”文本，然后按下“Enter”键进行换行，继续输入劳动合同书首页内容。

步骤2 ❶将光标定位到“编号：”文本之后，单击“开始”选项卡“字体”组中的“下画线”按钮；❷在文本后输入空格。使用同样的方法，在其他需要手动填写的位置输入空白下画线。

2．编辑首页文字

输入劳动合同书首页文字后，需要对首页的文字格式进行相应的设置，包括字体、字号、行距等设置。

步骤1 ❶选中首页中的所有文本；❷在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“宋体”，设置字号为“四号”。

步骤2 ❶选中首页中的所有文本，单击“开始”选项卡“段落”组中的“行和段落间距”按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“3.0”选项。

步骤3 ❶选中“劳动合同书”文本；❷设置字体为“黑体”，字号为“小初”；❸单击“开始”选项卡“段落”组中的“居中”按钮；❹单击“段落”组中的扩展功能按钮。

步骤4 ❶弹出“段落”对话框，在“间距”选项组中设置“段后”距离为“2行”；❷单击“确定”按钮。

步骤5 此时，劳动合同书首页便制作完成了，效果如下图所示。

1.2.3 编辑劳动合同书正文

劳动合同书首页制作完成后，接下来开始制作劳动合同书正文。

1．编辑正文

在录入和编辑文档时，有时需要从外部文件或其他文档中复制一些文本内容，例如本例将从素材文件中复制劳动合同书的内容并进行编辑。

步骤1 ❶将光标定位到首页的末尾处；❷切换到“插入”选项卡，单击“页面”组中的“分页”按钮，使光标跳转到下一页。

步骤2 打开“劳动合同范文.docx”素材文件，按下“Ctrl+A”组合键选择所有文本，然后按下“Ctrl+C”组合键复制文本。

步骤3 将光标定位到劳动合同文档第2页的顶端，按下“Ctrl+V”组合键粘贴文本。

步骤4 ❶选中劳动合同书正文文本；❷在“开始”选项卡的“字体”组中将字体设置为“楷体”，字号为“小四”。

步骤5 ❶选中劳动合同书文本，在选中的文本上单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。

步骤6 ❶弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“特殊”下拉列表中选择“首行”；❷设置“段前”和“段后”距离为“6磅”；❸设置“行距”为“多倍行距”，设置值为“1.2”；❹单击“确定”按钮。

2．分栏排版

劳动合同书页尾的签名通常采用甲乙双方左右对称排版，此时可以使用分栏功能将其分为两栏排版。

步骤1 ❶选中签名文本；❷单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“两栏”选项。

步骤2 设置完成后效果如下图所示，甲乙双方的签字行将呈左右两栏形式。

1.2.4 阅览劳动合同书

阅读模式是Word中专门用于文档阅读的视图模式，在阅读模式下用户只能浏览文档，而不能编辑文档，文档内容会自动适应窗口大小重新排版，以便用户在任意窗口大小中浏览文档。

步骤1 切换到“视图”选项卡，单击“视图”组中的“阅读视图”按钮。

步骤2 进入阅读视图状态，单击左右的箭头即可完成翻页。

步骤3 单击“视图”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“页面颜色”命令，在弹出的扩展菜单中可以选择页面背景颜色。

步骤4 ❶单击“视图”按钮，在弹出的快捷菜单中，选择“导航窗格”命令可以打开导航窗格；❷在其中切换到“页面”选项卡，可以选择要浏览的页面。

步骤5 单击“视图”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“编辑文档”命令可以退出阅读模式，返回编辑模式。

1.2.5 打印劳动合同书

劳动合同书制作完成后，需要将其打印出来，以供公司使用，打印文档的方法如下。

步骤1 在文档的选项组中单击“文件”选项卡。

步骤2 在打开的“文件”页面中选择“打印”命令，进入“打印”界面，在右侧窗格中将显示打印预览效果，通过打印预览可以查看最终打印效果，滚动鼠标滚轮可以进行前后翻页。

步骤3 ❶确认无误后，在“打印机”列表中选择已安装的打印机，并设置打印份数、打印范围等参数；❷设置完毕后单击上方的“打印”按钮即可进行打印。