第2步 “搭好台”——会前筹备

一、把会议方案策划好

策划会议方案，是会议生命力的所在。从一定意义上来说，独具匠心的会议策划是会议成功的前提。一个好的会议策划，实际上已使会议成功了一半。

（一）会议筹划的基本要点

会议方案的策划基本要求就是有的放矢，具体明确。我们要搞清楚召开一个什么样的会议？为什么开？要解决什么问题？或贯彻什么精神？宣传什么思想观点？谁来筹划？

因而，会议要有明确的宗旨。这是会议能否取得成功的关键。

会议策划方案应明确以下问题：

（1）会议的名称是什么？

（2）会议的主要任务是什么？

（3）会议的议题是什么？

（4）会议的形式或程序是什么？

（5）会议的规模有多大？

（6）会期计划多长时间？

（7）预计何时召开会议较为妥当？

（8）会议的日程如何安排？

（9）参加会议的都有哪些人？

（10）在什么地方召开合适？

（11）需要多大的场地？

（12）以前开过这样的会议吗？结果如何？

（13）会议预算是多少？

（14）与会者对费用开支很在意吗？

（15）谁来制作会议邀请函？

（16）会议需要向与会者打印相关资料吗？

（17）会议的发言人有哪些？

（18）会议需要什么样的视听设备？

（19）需要食品、饮料的酒会、招待会有几次？

（20）打算为与会者安排一些特别活动吗？

以上这些问题初步了解后，便可正式开展会议策划。

（二）会议筹备方案的策划

会议筹备方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划文案，是会议预案的一种。

1．会议总体方案的基本内容

（1）会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办方、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。此外还便于会议通知、会场布置、会议记录、会议的宣传报道等。确定会议名称的基本方法是揭示会议的主要特征。一要揭示会议内容特征。如“庆祝中华人民共和国成立70周年大会”“作风整治工作动员大会”“纪念红军长征胜利70周年座谈会”。二要揭示会议性质特征。如“××表彰大会”“××总结交流会”。三要揭示与会者身份特征。如“中国共产党×××委员会第×届第×次全体会议”“××军人代表大会”。四要揭示会议方式特征。如“××××现场会”“××观摩会”“××茶话会”等等。确定会议名称应当用全称。会议的正式文件、会议记录一律要写会议全称，会议简报、宣传报道可以写规范化、习惯性会议简称，如将“第八届第三次全体会议”简称为“八届三次全会”。

（2）会议的目标和指导思想。

（3）会议的主题、议题和议程。

（4）会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

（5）会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。

（6）会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家（地区）以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。

（7）主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。

（8）会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。

（9）会议的接待、后勤保障措施和技术手段。

（10）会议宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。

（11）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。

（12）其他应当说明事项。

2．会议总体方案的结构与写法

（1）标题。写明会议的全称和策划或方案（预案），如“×市深化经济改革会议筹备（总体）方案”，总体二字也可以不写。

（2）主送机关。直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。以请示的附件上报的，可不写主送机关。

（3）正文。正文部分应该逐项写明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加上小标题的结构体例。开头部分可用一段文字写明制订方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划用原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。直接报请批准的方案，结尾处要写“以上方案请审批”等字样。正文写作要总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。

具体包括以下内容：前言，会议目的，会议主题，会议时间，会议地点，参加人员，会议内容，会议议程，会场布置，职责分工，筹备工作计划（以表格形式，列清序号、工作内容、完成时间、负责部门、责任人等），费用预算，其他注意事项等。

（4）附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。

（5）落款。署制定机构名称。经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称。

（6）成文时间。写正式提交的日期。

【会议筹备工作方案范例】

××局创建服务型机关经验交流会筹备工作建议方案

（局党委办公室）

一、会议名称：××局创建服务型机关经验交流会

二、会议时间：××××年×月××日，会期1天

三、会议地点：××局招待所二楼大会议室

四、参加人员：（预计100人）

1．局党政工领导（7人，2位副局长在外地出差，不能参会）

2．局属各单位党政负责人、工会主席、团委书记（69人）

3．局机关各部门负责人（24人）

五、会议的主要任务

1．交流我局开展创建服务型机关活动经验。

2．表彰在创建活动中涌现出的先进集体和先进个人。

3．局党委对转变机关干部作风、服务大局、服务基层，实现全年生产经营目标作出部署、提出要求。

六、会议文件

1．经验交流材料

（1）基建设备处：《以基层需求为导向，推进重点工程建设》

（2）运输公司党委：《创建服务型机关的做法和体会》

（3）局直属机关党委：《深入基层、深入群众，做好职工思想政治工作》

（4）后勤服务中心：《以服务为宗旨，为实现全年生产经营目标提供有力保障》

2．局党委文件：《关于深入推进创建服务型机关活动，实现全年生产经营目标的意见》（草稿）

3．局党委书记讲话稿

4．局长总结讲话稿

5．局党委副书记主持词

七、会议日程

八、住宿房间安排

驻外地单位的与会人员原则上每人1个标准间，局领导和局机关与会人员不安排住宿，会务工作人员每2人1个标准间。

九、会场安排

1．主会场：招待所二楼大会议室。分组讨论会议室4个（三楼第一、第二会议室，四楼第四、第五会议室）。

2．主会场布置（报告会形式）

（1）主席台：7人，摆放座签，3个话筒，7个座椅；1张发言桌，配话筒、茶杯。

（2）台下：课桌式、茶杯、座签。

第1排：左侧预留，安排受表彰人员和经验交流发言人。

第1排右侧、第2排至第9排：按局自然顺序排列。

第10排：会务工作人员。

（3）会标：××局创建服务型机关经验交流会（宋体字加粗）。

（4）主会场后边标语（用党委书记讲话标题）。

（5）会场音响（招待所负责）。

十、会务组织

会议成立会务组、文件组、服务组。

1．会务组

负责人：局办公室主任。

成员：由局办公室负责从机关各部门抽调5人。

联络员：从会务组成员中选配。职责：分发文件、讨论记录。（准备记录本和笔）

主要任务：负责拟发会议通知、编制会序册和座位表、与会人员接送住宿和用餐安排（就餐时间确定）、布置会场、会议录音、制作座签、组织分组、分发会议文件、登记返程车票、车辆提供、会议报到、会议值班、编制经费预算、处理会间相关事务等。

2．文件组

负责人：局办公室分管副主任。

成员：局办秘书科、直属机关党委宣传部共3人。

主要任务：负责起草局领导讲话稿、准备会议审议的局党委《关于深入推进创建服务型机关活动，实现全年生产经营目标的意见》（草稿）110份、起草主持词、审定会议发言材料以及其他文字资料，如会议讨论记录等，确定文件印数（110份）。

3．服务组

组长：招待所所长。

成员：以招待所工作人员为主，同时从会务组抽调部分人员配合。

主要任务：

（1）编制与会人员接送站计划并组织接送站。

（2）组织会议报到。

（3）分发会议文件，文件归档。

（4）准备会议文件袋（档案袋、文具）。

（5）会议返程票务。

（6）编制会议预算和会议收费（住宿费每人180元，伙食费每人50元，工作人员不交住宿费）。

（7）编制住宿房间图。

（8）安排会议用餐（审定菜单、餐厅准备等，注意回民餐）。

（9）招待所客房准备。

（10）车辆准备及停车位。

（11）协调解决会议生活服务方面的相关事务。

十一、会议经费

本次会议执行我局二类会议开支标准，并据此编制费用预算，预计不超过20万元。

十二、请示事项

1．上午大会是否安排局机关全体工作人员听会，如安排需在局会议室提前调试会场音像传输设备。

2．确定会议主持人。

3．确定收费标准。

4．局工会通知，会议结束后接着开工会主席座谈会，预留招待所三楼中型会议室，时间待定。

××××年××月××日