十三、把接站工作筹划好

接站是指在会议报到日当天，会议组织者安排会务工作人员到车站、机场、码头等交通工具停靠地点迎接参会人员的工作。尤其是大中型会议外地参会人员较多，及时做好接站工作显得更重要。依据与会人员报到时所乘车次，印制《接站安排表》，主要列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。如果是重要代表，还要安排相应职级的领导参加接站。

（一）汇总抵达信息

会务工作人员应当事先通过收集和整理会议回执、报名表等方式，掌握需要接站的参会人员的信息，如人数、身份、职务、级别、年龄、手机号码等基本信息，还有所乘坐的交通工具是火车、长途汽车、飞机还是轮船，抵达的具体车站、机场、码头及车次、班次、轮次和具体时间等。汇总上述信息后，可以编制成一目了然的表格，使接站人员人手一份，按分工的时间和线路迎接参会人员。当然，接站人员还要注意随时掌握参会人员抵达情况的变更信息。

（二）确定迎接规格

一般情况下，对参会人员的接站按照事先掌握的信息，合理安排工作人员和接站车辆分头进行集中接站即可。但是，如果有重要领导、嘉宾或外宾等来参加会议，则要做好单独接待，这里就有一个根据迎接对象的身份等确定迎接规格的问题，即会议组织者除派一般工作人员外，还应当安排有一定身份的人士亲自前往机场、车站、码头迎接。对这类人员的迎接要注意提前到达现场，专车迎候，并注意陪车等相关礼仪。

（三）安排接站人员

对于集中接站，根据事先汇总的代表抵达信息总表，安排接站工作人员并做好分工，必要时对接站工作人员进行培训。接站工作人员最好两个人一班，当参会人员抵达时，一个人引导参会人员上车，另一个人留在原地继续等候其他参会人员，这样也能够保证两人能轮换去卫生间、买水或食物等，避免出现“空岗”情况。另外，接站一般是将陆续到达的参会人员相对集中在一起派车送往住宿地，所以接站工作人员一般不必陪车。

（四）安排接站车辆

要根据接站需要，安排好足够的接站车辆。接站的车辆可以是组织方自己的，也可以是从专业的汽车出租公司或旅游公司租赁的，还可以二者兼有。无论哪种情况，都应该事先对司机进行简单而必要的培训，提出相应的要求，如提前到达接站地点、注意交通安全、礼貌对待参会人员、注意前后车辆的衔接等。为准确接到抵达的参会人员，可以编制会议代表接站安排表给接站人员和司机。

● 车辆座次示例

7座和11座商务车乘车座次。7座和11座商务车的座次顺序与5座不同，主要是考虑主宾的乘坐舒适度和上下车方便。

（五）准备接站标志

在接站处要准备好醒目的接站标志，便于参会人员出站后辨识，并能够迅速找到接站人员。可以使用接站牌或欢迎横幅。接站牌可以写上“欢迎参加××××会议的各位代表”“××××会议接待处”“××××会议接站”“接××××会议代表”等提示性文字。牌子要正规、整洁，字迹要大方、清晰，尽量不要用白纸写黑字。欢迎横幅的文字内容与接站牌相似，通常以黑色毛笔写于红纸上，或将写在红纸上的字迹以一定的规格剪贴在红色布帛上，也可以直接将字迹印制在红色布帛上，字体要精美，如果是剪贴的则要端正。

接站牌和欢迎横幅要放置得醒目、显眼。某些个别接站又是初次见面时，接站人员可以手举欢迎标志，上面写上“欢迎×××先生”“接××主任”一类的字样。如果接站现场较大，人员较杂，还可以准备手提式扩音器备用。

（六）迎候参会人员

接站工作人员面对抵达的参会人员要热情有礼，周到服务。当有参会人员到达，应当简单地进行自我介绍，主动与其握手并略作寒暄表示欢迎。用语礼貌恭敬，态度亲切自然，多用尊称问候“您好”“辛苦”等。如果参会人员携带行李较多，应当主动帮助提拿。如果是对重要领导、嘉宾的迎接，更要注意对迎接者与被迎接者的恰当介绍及安排坐车等细节。

另外，对于自备交通工具的外地参会人员，要事先通过合适的方式告知对方到达报到地点的详细路线图。