五、会议的时间要合理

会议时间是会议从正式开始至结束的时间长度。会期既包括会议实际进行的时间，也包括在会议进行过程中的休会时间。会议的时间要合理适度。

（一）选择召开会议的时间

（1）选择召开会议的时间要保证有充分的准备时间。任何会议都有或多或少的相关工作内容要准备，大中型会议的准备工作更不必说，只有准备充分，会议才能顺利召开。选择具体召开时间时，要考虑给会议组织者的准备工作留出足够的时间，也要给参会人员以相应的准备时间。

（2）选择召开会议的时间要方便参会人员参加出席。召开会议的时间应当尽量和参会人员进行协调，以确保在规定范围内能有更多的人前来参会。如果参会人数不足，就很难达成共识，作出决议。特别是会议的核心人物能否到会，对会议的成败起着关键作用。其他参会人员的积极参与也是实现会议目标的保证。尤其需要说明的是，节假日往往是人们不愿意外出参加会议的日子，应该尽量避免在节假日安排会议。

（3）选择召开会议的时间要有利于工作的开展。除非极特殊情况，召开会议的时间不能影响日常的正常工作，而是应该有利于并促进日常工作的开展。如单位内部每周的行政办公例会，一般选择在周一或周五举行，就有利于新一周或下一周工作的有序进行。而工作总结会一定要安排在工作完成之后召开。

（4）选择召开会议的时间要考虑自然因素影响。有些会议的召开时间受自然因素影响较大，如一些在露天活动的集会，就要充分考虑举办地点的气候变化和当天的具体天气情况，否则会增加会议活动举办难度，影响参会人员的情绪，当然也会影响会议的效果。

有些会议还要考虑举办时间的意义，如纪念性会议放在纪念日最有意义。此外，会议时间还要符合人的生理规律等，既不能太早，也不能太晚。

（二）确定长短适中的会期

会期指整个会议所需要的时间长短，是半天、一天，还是三天、五天等。适中的会期要保证能够在规定的时间内完成所有议程的要求，既不拖沓，也不过于紧张。确定会期一要考虑议题多少。一般说来，会议议题较多时，会期安排可以适当长一些；会议议题较少时，会期安排则要短一些。二要考虑议程繁简。不同性质的会议有不同的会议程序，议程繁简不同，使用的时间量也不一样，影响会期的长短，要考虑进去。三要注意松弛有度。会期既不要太紧张，也不要太松散，尽量做到张弛有度。四要控制会议成本。一般来说，会议越短，成本就越低。因而，应尽量压缩时间，降低成本，提高效率。

具体会期的长短，参见附录三《中央和国家机关会议费管理办法》（2016版）。