3.3 编辑数据
掌握数据的修改、清除、移动或复制、查找及替换等操作
数据的录入和处理并不是一次性完成的，当用户首次录入数据之后，应该对数据进行复查，如果有误要及时修正，为了方便处理，还需要对数据进行一些整理，此时，可以借助Excel编辑数据的功能，对数据进行修改、清除、移动或复制、查找及替换等操作，本节将具体介绍这些操作的方法。
3.3.1 修改数据
在单元格中修改数据包括两种情况：补充或修改部分数据，重新录入新的数据，具体操作方法如下。
◆ 补充或修改部分数据
选择目标单元格，将文本插入点定位到需要补充内容的数据之后输入数据，或者在标题栏中选择需要修改的部分数据重新输入。
◆ 重新录入数据
如果需要修改单元格中所有的数据，则只需选择该单元格重新输入数据即可。
3.3.2 清除内容
当某一单元格、行或列中的数据需要删除时，不仅可以使用删除单元格、行或列的方式，还可以利用清除内容命令来清除目标位置的数据。
在Excel 2016中，清除内容不仅仅能清除数据和格式，还可以清除超链接，清除内容的方法主要有以下两种。
◆ 使用快捷菜单清除内容
例如，在“班级名册”工作表中需要删除某一位同学的信息，则可以选择该行并右击，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令即可删除该行的所有信息。
◆ 通过菜单命令清除内容
选择目标单元格、行或列时，在“开始”选项卡中的“编辑”组中选择“清除→全部清除”命令。另外，用户还可以根据情况选择“清除格式”、“清除内容”、“清除批注”以及“清除超链接”等命令。
除此之外，用户还可以利用快捷键的方式清除目标位置中的内容。值得注意的是，按【Delete】键或者【Backspace】键都可以清除内容，但是所产生的效果不同。当单元格之间相互关联时，按【Backspace】键只能清除选中单元格的数据，按【Delete】键则可清除与之相关所有单元格中的数据，如图3-3所示。
图3-3 不同快捷键其清除数据的不同效果
3.3.3 移动或复制数据
当数据的位置出现差错，需要移动或者复制不相邻的数据时，可以利用移动或复制数据的功能帮助用户快速完成操作。
1.移动数据
移动数据是指将原始数据移动到另外的单元格中，使原单元格内为空。在Excel 2016中移动数据一般有以下两种方法。
◆ 使用鼠标拖动数据
例如，在“员工换班日程”工作表中需要改变某一员工的值班时间，可以选中该员工姓名的单元格，当鼠标光标变为十字箭头形状时，按住鼠标左键拖动到目标单元格，即可完成数据的移动。
◆ 通过剪切移动数据
选中原始数据单元格中的数据并右击，选择“剪切”命令，然后选中目标单元格并右击，选择“粘贴”命令，即可完成数据的移动。
2.复制粘贴数据
通过复制粘贴功能也能实现改变数据位置的效果，与移动数据不同的是，复制粘贴数据是在原位置上保留数据的同时，在新的位置上创建数据的副本。在Excel 2016中，复制粘贴数据一般有两种方式，如下所示。
◆ 使用快捷菜单复制粘贴数据
如果只需要复制指定单元格中的数据，则选中单元格数据之后右击，选择“复制”命令，然后选中目标单元格并右击，选择“只保留文本”命令即可。
◆ 使用选项卡中的命令复制粘贴数据
选中单元格中的数据，在“开始”选项卡的“复制”下拉菜单中选择“复制”选项，选中目标单元格，单击“开始”选项卡中的“粘贴”下拉按钮，选择“粘贴”选项即可。
提示 Attention
选择性粘贴
选择性粘贴是复制数据的一种方式，在Excel 2016中，选择性粘贴可以对数值、公式、文本、格式等进行复制粘贴，这对设置了单元格格式的数据粘贴有着十分重要的意义，更能体现Excel 2016人性化的一面。
选择带有公式或格式的单元格之后，单击“开始”选项卡中的“粘贴”下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，或者使用快捷菜单命令，打开“选择性粘贴”对话框，则可选择需要粘贴的内容，如图3-4所示。
图3-4 选择性粘贴选项
在“选择性粘贴”对话框中，用户可以将粘贴的方式设置为全部、公式、数值、格式、批注、验证、边框除外、值和数字格式等，下面将以其中最常见的几种方式为例，介绍选择性粘贴的意义，如表3-1所示。
表3-1 几种常见的选择性粘贴的意义
下面以“报账登记表”工作簿中补充完整的数据为例，介绍使用移动和复制数据的具体方法。
操作演练：移动和复制数据
\素材\第3章\报账登记表.xlsx
\效果\第3章\报账登记表.xlsx
Step 01 剪切文本
打开“报账登记表”工作簿，选择“企划部”文本，然后右击，选择“剪切”命令。
Step 02 粘贴文本
选择B5单元格，右击，选择“粘贴→只保留文本”命令，将文本从B4单元格移到B5单元格。
Step 03 复制文本
此时，需要将B3中的文本移到B4、B6和B13中。选择B3中的文本，然后右击，选择“复制”命令。
Step 04 粘贴文本
选择B4单元格，在“粘贴”下拉菜单中选择“只保留文本”选项。然后用同样的方法将其粘贴到B6单元格中，并用填充柄填充数据。
Step 05 复制单元格
最后需要将第3行表格的底纹复制到最后一行中。选择A3：E3单元格区域，在“复制”下拉菜单中选择“复制”选项。
Step 06 粘贴格式
选择A13：E13单元格区域，然后右击，选择“选择性粘贴”命令，在打开的对话框中选中“格式”单选按钮。
3.3.4 查找与替换数据
在一个数据量庞大的工作表中，如果要快速查找或者修改某一数据，或者包含某些信息的数据，此时可以借助Excel 2016查找与替换功能来代替人工操作，以便减少误差，节省时间。
下面通过修改“应聘人员成绩表”工作簿中的考号，并快速查找修改某一位考生的成绩为例，介绍使用查找与替换功能的具体方法。
操作演练：查找与替换数据
\素材\第3章\应聘人员成绩表.xlsx
\效果\第3章\应聘人员成绩表.xlsx
Step 01 选择“替换”命令
打开“应聘人员成绩表”工作簿，现在需要将考号前缀“BH2012”全部更改为“XZ13”。在“开始”选项卡中的“编辑”组中，单击“查找和选择”按钮，在打开的列表中选择“替换”命令。
Step 02 替换文本
打开“查找和替换”对话框，程序默认切换到“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入“BH2012”，在“替换为”文本框中输入“XZ13”，然后单击“全部替换”按钮。
技巧 Skill
利用快捷键打开“查找和替换”对话框
利用Excel 2016中提供的查找与替换功能则可快速查找到指定的数据，并对多个相同的数据进行一次性的修改，达到事半功倍的效果。在此介绍两组快捷键的用法，以帮助用户更熟练地掌握查找与替换的功能。具体如下：
◆ 按【Ctrl+F】组合键可打开“查找和替换”对话框，并自动切换到“查找”选项卡。
◆ 按【Ctrl+H】组合键可打开“查找和替换”对话框，并自动切换到“替换”选项卡。
提示 Attention
进行更多的查找和替换设置
在使用查找和替换功能时，若要进行更精确的查找，如查找某个格式的内容等，可以通过单击“选项”按钮，在打开的面板中进行更高级的查找和替换设置。
Step 03 查找文本
此时如果需要定位考生“张炜”的成绩，在“查找和替换”对话框中切换到“查找”选项卡，并输入考生姓名“张炜”，然后单击“查找全部”按钮。
Step 04 修改数据
关闭对话框，系统将自动定位到“张炜”单元格中，由于该考生笔试作弊，因此需要将笔试成绩修改为“0”，修改数据完成操作。
