2.4 以多个关联工作表数据创建数据透视表
所谓多个有关联的工作表数据的汇总计算，就是每个工作表保存有不同的数据信息，列数可能不一样，列顺序也可能不一样，但这些工作表的数据有至少一列是彼此相关联的。对多个有关联的工作表数据的汇总计算，就是要将这些数据信息综合在一张工作表上。利用Microsoft Query工具，可以很快完成这样的工作。
2.4.1 使用Query工具
Microsoft Query工具是Excel的一个非常强大的数据查询工具，用于连接到外部数据源，并查询满足条件的数据或者全部数据。外部数据源可以是Excel工作表，也可以是各种数据库，或者是文本文件。下面的案例中，我们介绍如何利用Microsoft Query工具，来制作基于多个关联工作表数据的数据透视表。
案例2-5
图2-47是三个工作表数据，现在我们需要把每个业务员销售的各个产品类别的总数量进行汇总。
你也许要问：工作表“销售”中没有业务员名称和产品类别数据，怎么能按业务员和类别汇总呢？仔细观察各个表格数据，它们保存的数据种类不一样，但都有关键列。比如工作表“产品资料”和“销售”中都有字段“产品编号”；工作表“客户资料”和“销售”中都有字段“客户编号”。这样，工作表“销售”里的字段“重量”是分别通过字段“客户编号”和“产品编号”来与字段“业务员名称”和“类别”建立连接，从而进行汇总计算。
图2-47 三个工作表数据
下面是这类工作表汇总的具体步骤。
01 在任何一个工作表中，单击“数据”选项卡里的“自其他来源”下拉命令列表里的“来自Microsoft Query”命令，如图2-48所示。
图2-48 “来自Microsoft Query”命令
02 打开“选择数据源”对话框，在击“数据库”选项卡中选择“Excel File*”，并注意要选择对话框底部的“使用｜查询向导｜创建/编辑查询”复选框，如图2-49所示，单击“确定”按钮，打开“选择工作簿”对话框，从保存有当前工作簿文件的文件夹里选择该文件，如图2-50所示。
图2-49 “选取数据源”对话框
图2-50 选择源数据工作簿文件
03 当第一次使用Query时，单击“确定”按钮后会弹出一个警告框，如图2-51所示，此时需要单击“确定”按钮，打开“查询向导-选择列”对话框，如图2-52所示。
如果已经使用过了Query，一般不会出现这个警告框，而直接进入“查询向导-选择列”对话框。
04 单击对话框底部的“选项”按钮，打开“表选项”对话框，选择“系统表”复选框，如图2-53所示，单击“确定”按钮，返回到“查询向导-选择列”对话框，此时可以看到对话框左侧的“可用的表和列”列表框里出现了三个工作表名称，如图2-54所示。
图2-51 没有可见表格的警告框
图2-52 “查询向导-选择列”对话框
图2-53 选择“系统表”复选框
图2-54 左侧的列表框里出现了三个工作表名称
05 从左边“可用的表和列”列表中分别选择三个工作表，单击按钮
，将这3个工作表的所有字段添加到右侧的“查询结果中的列”列表中，如图2-55所示。
图2-55 选择三个工作表所有数据，添加到“查询结果中的列”
06 单击“下一步”按钮，系统会弹出一个警告信息框，告诉用户“查询向导”无法继续，需要在Microsoft Query窗口中拖动字段进行查询，如图2-56所示。
图2-56 “查询向导”无法继续的警告信息框
07 单击“确定”按钮，打开Microsoft Query窗口，此时的窗口会出现上下两部分，上面有3个小窗口，分别显示3个工作表的字段列表小窗口，下面是3个工作表全部的数据列表，如图2-57所示。
图2-57 Microsoft Query窗口
08 将工作表“产品资料”字段窗口中的字段“产品编号”拖到工作表“销售”字段窗口中的字段“产品编号”上，建立工作表“产品资料”与工作表“销售”的链接。
将工作表“客户资料”字段窗口中的字段“客户编号”拖到工作表“销售”字段窗口中的字段“客户编号”上，建立工作表“客户资料”与工作表“销售”的链接。
图2-58即为建立链接后的界面，这里重新调整了单工作表字段窗口的位置。
图2-58 通过关键字段的链接，把三个工作表数据汇总在一起
09 单击Microsoft Query窗口“文件”菜单下的“将数据返回Microsoft Excel”命令，如图2-59所示，那么系统就会打开“导入数据”对话框，选择“数据透视表”和“新工作表”选项按钮，如图2-60所示。
10 单击“确定”按钮，就得到一个基于三个关联工作表数据的数据透视表框架，然后进行布局，就得到需要的报表，如图2-61所示。
图2-59 准备将查询结果保存到工作表
图2-60 “导入数据”对话框：设置显示方式和保存位置
图2-61 制作的数据透视表
上面的操作尽管步骤较多，但并不复杂，也容易掌握。此外，这种方法得到的报表不受工作表数据多少的限制。如果源数据工作表的数据发生了变化，刷新数据透视表，即可更新报表。
2.4.2 注意事项
由于Query是通过关键字段链接的方式把多个关联工作表数据汇总到一起的，因此要保证基本资料工作表的关键字段数据在每个工作表都存在，否则就链接不上，从而得不到正确的结果。
另外，每个工作表的第一行也最好是数据区域标题，不要有大标题，否则需要先定义数据区域名称，再用Query工具汇总。