整理术 04 　用扫描仪将纸质文件变为电子文件

前面介绍过一种整理术，即“扔掉”打印的纸质资料。其实除了打印资料，非电子文件的纸质资料和手写记录，我也坚决地扔掉，毫不手软。正因如此，我的办公桌抽屉几乎全部清空了。

之所以能这么洒脱，原因其实很简单。因为我把所有资料都用扫描仪扫描成电子版，存进了电脑。以后只要有需要，就能随时从电脑的文件夹中找到它们。

最近市面上的扫描仪尺寸越来越精巧，即使放在办公桌上也不会占用多大空间。我现在使用的扫描仪是富士通的ScanSnap S1500。只要按下一个按钮，就会自动送纸，将文件扫描为PDF文档，还能自动存放到指定的文件夹中。我在公司和家里的办公桌上都放了一台这种扫描仪。

具有自动送纸功能的扫描仪。平时收起来放在办公桌上，不会占据过多的空间。

ScanSnap自带文字识别功能，可以识别资料上的文字，并以附带文本的PDF文档格式保存下来。这样，以后就可以用资料内的关键字进行搜索，还可以很快建构一个资料数据库，这比从资料夹中费力寻找纸质资料更有效率。

这款扫描仪能自动识别文字，生成文本文件，这比纸质资料更方便查找和使用。

扫描仪的自动送纸功能十分重要。如果使用平板扫描仪，就不得不靠人力把资料一张一张地放上去扫描。而ScanSnap这类扫描仪则能够自动送纸扫描多张资料，ScanSnap S1500最多能自动扫描50张资料。

有了这种工具，我们就能轻松地扫描文件了。神田敏晶先生在博客中写道，他非常希望扫描仪能再附带碎纸机功能。对于这点，我深表赞同。资料扫描完毕后立刻自动处理掉，这简直就是“为了扔掉资料而存在的扫描仪”。

接下来才是最重要的问题。养成这种习惯后，我们再也无须为这些资料是否应该扫描而抓耳挠腮，总之有了资料就扫描，扫描完毕就扔掉。扫描又不费什么时间，我们也可以将这一做法变成规矩固定下来。

手上的纸质资料是否还要使用，不到需要的时候很难判断。有些我们认为不再需要的资料，某时某日可能忽然派上用场。但在资料去留这一问题上，一般都是靠当时的判断来决定的，因此这是个难度系数极高的技术活。

尽管如此，一旦我们定下规矩，凡是资料都无一例外地扫描存档，就可以省下因犹豫不决、摇摆不定而白白浪费掉的时间。并且，最重要的是我们再也不需要牺牲脑细胞来作判断了。

无须判断也就意味着谁都能够轻松胜任。我想现在应该有不少人已经拥有或者很快将拥有部下可供调遣了，这种事情你就可以放心地交给他们去做。

“这个，按老规矩处理。”只要你简单的一句话，资料就会迅速变成电子文件存入电脑了。