第一节 文秘写作的含义与特性
一、文秘写作的含义
文秘写作是指文秘工作者在其本职工作范围内的各类公务文书和其他应用文体的写作。
这里有必要对应用文的概念做一界定。所谓应用文，一般认为是指机关单位和人民群众在工作、学习和生活中，为处理日常公私事务所使用的一种具有直接应用价值和惯用格式的文章的总称。应用文同人们的日常生活关系十分密切。自有文字开始，可以说就有了应用文。应用文在我国已存在3500多年了，可谓历史悠久，源远流长。由于社会的不断进步和科学文化的迅速发展，应用文的使用范围越来越广泛。今天，它已成为一种用途最广而又最大众化的一种文体。无论是党政机关、企事业单位、社会团体或是个人，在传递信息、交流思想、介绍经验、联系工作时均离不开应用文。
文秘写作与文学写作一样，都需要经过摄取材料、确定主旨、谋篇布局、遣用语言等过程，运用叙述、议论、说明等方式表达观点和内容。但是，文秘写作与文学写作也有明显的区别，文秘写作有自己的规律和特点。作为文秘工作者，只有通过不断地练习，深刻认识它的特点，掌握它的规律，熟悉各类应用文的文体格式和写作要领，才能写出适应工作需要的有质量的应用文来。
二、文秘写作的特性
文秘写作与文学写作相比，既有共性，也有个性。我们学习文秘写作，更重要的是认识和把握其个性，以更好地提高文秘写作的能力。文秘写作的个性特征，主要表现在以下几方面：
（一）因事而作，注重应用
文学作品作为审美意识形态，它用形象来反映社会现实生活，具有审美认识、审美教育、审美娱乐等综合审美功能。而文秘写作则不同，它是要处理公私事务的，具有很强的应用性。它宣传政策，是为了让人们去实践；它负载信急，是为了让人们有所行动；它传播知识，是为了让人们对事物有所了解。无论是党政机关、企事业单位、社会团体撰写的公务文书，还是人们在日常生活、学习、工作中撰写的事务文书，其根本目的都是为了处理或解决实际问题，都有明确的目的性和针对性。因此，文秘写作有其特殊的应用价值。应用性也是应用文体区别于文学文体的本质特征。
（二）内容真实，客观确凿
真实性是文秘写作的生命。凡文章都讲究真实性，然而文秘写作的真实性与文学写作的真实性有所不同。文学作品反映生活，讲究的是艺术真实，作家可以运用形象思维，通过虚构和想象塑造艺术形象，对生活素材进行再创作。而文秘写作则不允许虚构和想象，它要求依据事实的真实，即现实生活中真实存在的事实，包括时间、地点、人物、事件、数字、数据等都必须有根有据，确凿可靠。很多应用文是为交流思想、传达信息的，只有建立在真实内容基础上的思想和信息才会使人相信，否则会成为无稽之谈；还有很多应用文，如公文是提供决策时用的，如果内容不真实，直接影响着决策的正确性，会给工作带来极大的负面作用。
（三）格式固定，遵循常规
文学作品要求构思巧妙，形式新颖，各方面都要求具有独创性。而文秘写作则不同，大多数文体都具有相对固定的格式。这种固定格式是在长期使用的过程中形成的。有的是“约定俗成”，即在民间代代相传，互相仿效，习惯成自然，从而得到社会公认的。例如书信，一般包括称谓、问候语、正文、祝语、署名、日期六个部分，缺少了某个部分，就会显得不得体。有的则是“法定使成”，特别是党政公文、司法文书等，是由行政或权力机关以法规形式对文种格式加以认定，并在其管辖范围内普遍执行的。有些应用文，如计划、总结、调查报告，虽然无绝对固定的格式，但都有大致的章法。这些都是由其应用性的特点所决定的。格式固定，规范统一，便于使用与处理，有利于提高办事质量和效率。
（四）语言精约，朴实严谨
文学作品的语言，讲究形象性、生动性、蕴藉性，大量运用比喻、夸张、拟人等各类修辞手法。而文秘写作的语言，则讲究精约，它只要把情况讲清楚，把问题说明白即可，任何拖泥带水的修饰都不要。具体说来，文秘写作的语言必须做到准确、精练、朴实、庄重、严谨。准确，即表情达意时，语言真实确切，语意明确，不能模棱两可，含糊不清；精练，即语言简明扼要，精当不繁，切忌长篇大论，言不及义；朴实，即语言平直自然，通俗易懂，不能卖弄文藻，浮华不实；庄重，即语言端庄得体，格调郑重严肃；严谨，即表达文从字顺，文句细致周密。配合这些要求，文秘写作的表达方式主要运用叙述、议论、说明，一般不运用文学写作惯用的描写和抒情手法进行表达。
（五）拟稿迅速，讲究时效
文学写作大都是缘情而作，是兴之所至，反映生活不受时间限制。而文秘写作则不然，它是因事而作，受命而作，其主导目的是为了解决实际问题，而问题的解决又必须限定在一定时间内方才有效，故而特别讲究时效性。例如，工作开始要订计划，工作完成要做总结，传达贯彻上级的指示要发通知，反映情况要写报告，请求上级机关批准要写请示，调查市场情况要写市场预测报告，生意往来要订经济合同……许多要写的应用文，有的是迫在眉睫、亟待成文的，也有的是工作进展或形势变化要求作出相应部署和反应的，都有很强的时间性。这就要求文秘工作者平时加强工作的预见性，注意积累资料，写时能迅速领会领导意图，做到及时拟稿，以免造成不良影响和严重后果。在时间就是金钱、效率就是生命的高度信息化的现代社会里，为提高办事效率，更强调文秘写作的时效性。