1.1 面试通知

公司已发布招聘信息，并收集了应聘者的简历，接下来以邮件形式通知部分应聘者来公司面试。

1.1.1 新建文档

用户可以使用Word 2013方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的文档等。

1.新建空白文档

如果Word 2013没有启动，可通过下面介绍的方法新建空白文档。

使用【开始】程序

01 单击【开始】按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有程序】【Microsoft Office 2013】【Word 2013】，启动Word 2013。

02 在Word开始界面中单击【空白文档】选项，即可创建一个名为“文档1”的空白文档。

如果Word 2013已经启动，可通过以下3种方法新建空白文档。

使用按钮

在Word 2013主界面中单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在列表框中选择【空白文档】选项。

使用组合键

在Word 2013中，按【Ctrl】+【N】组合键即可创建一个新的空白文档。

使用【新建】按钮

01 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【新建】选项。

02 此时【新建】按钮就添加到了【快速访问工具栏】中，单击该按钮即可新建一个空白文档。

2.新建联机模板

除了Office 2013软件自带的模板之外，微软公司还提供了很多精美的专业联机模板。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在【搜索联机模板】搜索框中输入想要搜索的模板类型，例如“简历”，单击【开始搜索】按钮。

02 在下方会显示搜索结果，从中选择一种合适的简历选项。

03 在弹出的【简历】预览界面中单击【创建】按钮。

04 即可进入下载界面，显示“正在下载您的模板”。

提示

联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示信息和下载。

05 下载完毕，模板如图所示。

1.1.2 保存文档

在编辑文档的过程，可能会出现断电、死机或系统自动关闭等情况。为了避免不必要的损失，用户应该及时保存文档。

1.保存新建的文档

新建文档以后，用户可以将其保存起来。保存新建文档的具体步骤如下。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【保存】选项。

02 此时为第一次保存文档，系统会打开【另存为】界面，在此界面中选择【计算机】选项，然后单击右侧的【浏览】按钮。

03 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档（*.docx）】选项。

04 单击按钮，即可保存新建的Word文档。

2.保存已有的文档

用户对已经保存过的文档进行编辑之后，可以使用以下几种方法保存。

方法1：单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

方法2：单击按钮，从弹出的下拉菜单中选择【保存】选项。

方法3：按【Ctrl】+【S】组合键。

3.将文档另存为

用户对已有文档进行编辑后，可以另存为同类型文档或其他类型的文件。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项。

02 弹出【另存为】界面，在此界面中选择【计算机】选项，然后单击右侧的【浏览】按钮。

03 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击按钮即可。

4.设置自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。

01 在Word文档窗口中单击按钮，从弹出的界面中选择【选项】选项。

02 弹出【Word选项】对话框，切换到【保存】选项卡，在【保存文档】组合框中的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型，这里选择【Word文档（*.docx）】选项，然后选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔，这里将时间间隔值设置为“8分钟”。设置完毕，单击按钮即可。

提示

建议设置的时间间隔不要太短，如果设置的间隔太短，Word频繁地执行保存操作，容易死机，影响工作。

1.1.3 编辑文档

编辑文档是Word文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等对象。

1.输入中文

新建一个Word空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。

01 打开本实例的原始文件“面试通知. docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。

02 单击文档编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“面试通知”，然后按下【Enter】键将光标移至下一行行首。

03 输入面试通知的主要内容即可。

2.输入数字

在编辑文档的过程中，如果用户需要用到数字内容，只需按键盘上的数字键直接输入即可。输入数字的具体步骤如下。

01 分别将光标定位在文本“于”和“月”之间，按键盘上的数字键“5”，再将光标定位在“月”和“日”之间，按数字键“1”“2”，即可分别输入数字“5”和“12”。

02 使用同样的方法输入其他数字即可。

3.输入日期和时间

用户在编辑文档时往往需要输入日期或时间，如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。

01 将光标定位在文档的最后一行行首，然后切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击按钮。

02 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，例如选择【二○一四年五月六日】选项。

03 单击按钮，此时，当前日期插入到了Word文档中。

04 用户还可以使用快捷键输入当前日期和时间。按【Alt】+【Shift】+【D】组合键，即可输入当前的系统日期；按【Alt】+【Shift】+【T】组合键，即可输入当前的系统时间。

提示

文档录入完成后，如果不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，那么选中相应的日期和时间，然后按【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。

4.输入英文

在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，要先将输入法切换到英文状态，然后进行输入。输入英文文本的具体步骤如下。

01 按【Shift】键将输入法切换到英文状态下，然后将光标定位在文本“三楼”前，输入小写英文文本“top”。

02 如果要更改英文的大小写，要先选择英文“top”，然后切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【更改大小写】按钮，从弹出的下拉列表中选择【全部大写】选项。

03 返回Word文档中，英文小写文本“top”变成了英文大写文本“TOP”。

提示

用户也可以使用快捷键更改大小写，在键盘上按【Caps Lock】键（大写锁定键），然后按字母键即可输入大写字母，再次按【Caps Lock】键即可关闭大写。英文输入法中按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。

1.1.4 文档的基本操作

文档的基本操作一般包括选择、复制、粘贴、剪切、删除以及查找和替换文本等内容，接下来分别进行介绍。

1.选择文本

对Word文档中的文本进行编辑之前，首先应选择要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。

使用鼠标选择文本

用户可以使用鼠标选取单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。

①选择单个字词

用户只需将光标定位在需要选择的字词的开始位置，然后单击鼠标左键不放将光标拖至需要选择的字词的结束位置，释放鼠标左键即可。另外，在词语中的任何位置双击都可以选择该词语，例如选择词语“身份证”，此时被选择的文本会呈深灰色显示。

②选择连续文本

01 用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后按住左键不放将光标拖曳至需要选择的文本的结束位置释放即可。

02 如果要选择超长文本，用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后用滚动条代替光标向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处，按【，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中。

③选择段落文本

在要选择的段落中的任意位置中三击鼠标左键即可选择整个段落文本。

④选择矩形文本

按键盘【Alt】键，同时在文本上拖动鼠标光标即可选择矩形文本。

⑤选择分散文本

在Word文档中，首先使用拖动鼠标的方法选择一个文本，然后按【Ctrl】键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了。

使用组合键选定文本

除了使用鼠标选定文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选取文本。在使用组合键选择文本前，用户应该根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按下相应的组合键选定文本。

Word 2013提供了一整套利用键盘选定文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。

使用选中栏选择文本

所谓选中栏就是Word文档左侧的空白区域，当鼠标指针移至该空白区域时，便会呈形状显示。

①选择行

将鼠标指针移至要选中行左侧的选中栏中，然后单击鼠标左键即可选择该行文本。

②选择段落

将鼠标指针移至要选中段落左侧的选中鼠标左键即可选择整段文本。栏中，然后双击

③选择整篇文档

将鼠标指针移至选中栏中，然后三击鼠标左键即可选择整篇文档。

2.复制文本

“复制”也称“拷贝”，指将文档中的一部分“拷贝”一份，然后放到其他位置，而所“拷贝”的内容仍按原样保留在原位置。

Windows剪贴板

剪贴板是Windows的一块临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作。美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。复制文本的具体操作方法如下。

方法1：打开本实例的原始文件，选择文本“XX先生/小姐”，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】菜单项。

方法2：选择文本“XX先生/小姐”，然后切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【复制】按钮。

方法3：选择文本“XX先生/小姐”，然后按组合键【Ctrl】+【C】即可。

左键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按【Ctrl】键，同时按鼠标左键将其拖动到目标位置，在此过程中鼠标指针右下方出现一个“+”号。

右键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按住右键向目标位置拖动，到达位置后，松开右键，在快捷菜单中选择【复制到此位置】菜单项。

使用【Shift】+【F2】组合键

选中文本，按【Shift】+【F2】组合键，状态栏中将出现“复制到何处？”字样，单击放置复制对象的目标位置，然后按【Enter】键即可。

3.剪切文本

“剪切”是指把用户选中的信息放入到剪切板中，单击“粘贴”后又会出现一份相同的信息，原来的信息会被系统自动删除。

常用的剪切文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

打开本实例的原始文件，选中要剪切的文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】菜单项即可。

使用剪贴板

选中文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【剪切】按钮即可。

使用快捷键

使用组合键【Ctrl】+【X】，也可以快速地剪切文本。

4.粘贴文本

复制文本以后，接下来就可以进行粘贴了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴选项】菜单项中任意的一个选项即可。

使用剪贴板

复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮下方的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择【粘贴选项】选项中任意的一个粘贴按钮即可。

使用快捷键

使用【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【V】组合键，则可以快速地复制和粘贴文本。

5.查找和替换文本

在编辑文档的过程中，用户有时要查找并替换某些字词。使用Word 2013强大的查找和替换功能可以节约大量的时间。

查找和替换文本的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“人力资源部”，按【Enter】键，随即在导航窗格中查找到了该文本所在的位置，同时文本“人力资源部”在Word文档中以黄色底纹显示。

02 如果用户要替换相关的文本，可以按【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，自动切换到【替换】选项卡，然后在【替换为】文本框中输入“人事部”。

03 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“完成2处替换”。

04 单击按钮，然后单击按钮，返回Word文档中，替换效果如下图所示。

6.改写文本

首先用鼠标选中要替换的文本，然后输入需要的文本，此时新输入的文本会自动替换选中的文本。

7.删除文本

从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键删除文本如下表所示。

1.1.5 文档视图

Word 2013提供了多种视图模式供用户选择，包括“页面视图”“阅读视图”“Web版式视图”“大纲视图”和“草稿”5种视图模式。

1.页面视图

“页面视图”可以显示Word 2013文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的视图模式。

2.Web版式视图

“Web版式视图”以网页的形式显示Word 2013文档，适用于发送电子邮件和创建网页。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【Web版式视图】按钮，或者单击视图功能区中的【Web版式视图】按钮，将文档的显示方式切换到“Web版式视图”模式，效果如图所示。

3.大纲视图

“大纲视图”主要用于Word 2013文档结构的设置和浏览，使用“大纲视图”可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

01 切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲视图】按钮。

02 此时，即可将文档切换到“大纲视图”模式，同时在功能区中会显示【大纲】选项卡。

03 切换到【大纲】选项卡，在【大纲工具】组中单击【显示级别】按钮右侧的下三角按钮，用户可以从弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别，设置完毕，单击【关闭大纲视图】按钮，自动返回进入大纲视图前的视图状态。

4.草稿

“草稿”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【草稿】按钮，将文档的视图方式切换到草稿视图，效果如图所示。

5.调整视图比例

可以使用以下两种方法调整视图比例。

拖动滑块

用户可以根据需要，直接左右拖动【显示比例】滑块，调整文档的缩放比例。

使用按钮

还可以直接单击【缩小】按钮或【放大】按钮，调整文档的缩放比例。

1.1.6 打印文档

文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览，如果用户对预览效果比较满意，就可以实施打印了。

1.页面设置

页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮。

02 弹出【页面设置】对话框，自动切换到【页边距】选项卡，在【页边距】组合框中的【上】、【下】、【左】、【右】微调框中调整页边距大小，在【纸张方向】组合框中选择【纵向】选项。

03 切换到【纸张】选项卡，在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，然后单击按钮即可。

2.预览后打印

页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果，预览及打印的具体步骤如下。

01 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。

02 此时，【打印预览和打印】按钮就添加在了【快速访问工具栏】中，单击【打印预览和打印】按钮，弹出【打印】界面，右侧显示了预览效果。

03 用户可以根据打印需要单击对相应选项进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮实施打印了。

1.1.7 保护文档

用户可以通过设置只读文档、设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

1.设置只读文档

只读文档是指开启的文档“只能阅读”，无法被修改。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示[只读]字样。设置只读文档的方法主要有以下两种。

标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，是只读文档。

标记为最终状态的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【标记为最终状态】选项。

02 弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”。

03 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击按钮即可。

04 再次启动文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”，此时文档的标题栏上显示“只读”，如果要编辑文档，单击按钮即可。

使用常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体步骤如下。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项，弹出【另存为】界面，选中【计算机】选项，然后单击【浏览】按钮。

02 弹出【另存为】对话框，单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【常规选项】选项。

03 弹出【常规选项】对话框，选中【建议以只读方式打开文档】复选框。

04 单击按钮，返回【另存为】对话框，然后单击按钮即可。再次启动该文档时将弹出【Microsoft Word】提示对话框，并提示用户“是否以只读方式打开？”。

05 单击按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

2.设置加密文档

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。设置加密文档的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。

02 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

03 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

04 再次启动该文档时会弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入密码“123”，然后单击按钮即可打开Word文档。

3.启动强制保护

用户还可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能等方法保护文档的内容不被修改，具体的步骤如下。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。

02 在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制编辑】窗格，在【编辑限制】组合框中选中【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，然后在其下方的下拉列表中选择【不允许任何更改(只读)】选项。

03 单击按钮，弹出【启动强制保护】对话框，在【新密码】和【确认新密码】文本框中都输入“123”。

04 单击按钮，返回Word文档中，此时，文档处于保护状态。

05 如果用户要取消强制保护，单击按钮，弹出【取消保护文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可。