第三节 词句与文字规范
一、词句规范
词语和句子是语法结构的主要成分，也是文章写作的基本单位，所以正确运用词句是写作的基础，而公文对于正确运用词句要求更加严格。因为错用一会耽误工作，二会损害政府形象，后果可能十分严重。例如2008年四川省一个地方政府发布国庆节放假通知，由于是端午节放假通知的旧稿借用，而撰稿人员有所疏忽，通知的最后一句竟还是“祝大家端午节愉快”。这不仅闹了笑话，影响了政府形象，撰稿人和秘书科负责人也因此被撤销职务。
在公文写作中遵守词句规范应注意以下三个方面：
第一，在准确理解词义的基础上慎重选用词语。
遵守词句规范首先要准确理解词语的含义并慎重选用词语。这是一个简单的道理，但由于一个词语除了具有本义、引申义、比喻义等多种词汇意义之外，还有语法意义、色彩意义（语体色彩、情感色彩等）；在文本中还有与上下文相互配合的问题，所以，要做到知行合一，正确选用、不犯错误也并非易事。例如有研究者指出现在使用的《中华人民共和国居民身份证》就有多处用词问题，值得商榷：其一，这个证件名称中的“居民”一词用词错误，应改为“公民”。因为公民和居民这两个词表示两个不同的法律概念，其权利与义务各有严格的限定，不能混淆，“公民”才符合这份证件的原义。其二，身份证的另一面用了“公民身份号码”这个词组，其中“居民”被替换为“公民”是正确的，但其后又少了一个“证”字。因为这里编号的不是身份而是身份证或公民个人。其三，在标示姓名、性别、住址等信息时，出生日期标示为动词“出生”，属用词不当，应改为“出生日”或“出生日期”，这样才能与相应栏目的名词性名称统一起来。第四，长期有效身份证的有效期限栏标示为“从×年×月×日到长期”，“长期”也应更换为具体日期，否则意义不明确，也不合乎逻辑。所以，那些特别注意斟词酌句的政治家是值得学习借鉴的。例如毛泽东《在中国共产党第八届中央委员会第二次全体会议上的讲话》中有这样一段文字，就是专门推敲公文用词的：
1956年国家预算报告中说过“稳妥可靠”这句话，我建议以后改为“充分可靠”。今年一月召开知识分子问题会议的时候，我曾经提过要“充分可靠”。稳妥和可靠，意思是重复的。用稳妥形容可靠，没有增加什么，也没有限制什么。形容词一面是修饰词，一面是限制词。说充分可靠，这就在程度上限制了它，不是普通可靠，而是充分可靠。
由此可见慎重选择词语是在思维过程中概念明确，逻辑严密的必然要求，是提高认识能力，充分发挥理性的必然途径。同时，公文中那些看似平淡无奇的词语，其实也是慎重选择的结果，还可能具有重要的政治意义。所以，在这一方面学习者必须高度重视，一丝不苟，养成咬文嚼字的良好习惯，这样才能切实提高思维能力和写作水平。
第二，符合汉语语法特点。语法是语素、词句等语言单位的组合方式，取决于语言的特性。汉语没有词形变化，短语、句子的结构规则与词、词组的结构规则一样。句子中的语法关系，如并列、偏正、主谓、动宾、动补等结构，在复合词中都可以看到。所以，在汉语中造词法与造句法一样，会组词，就会造句。古人从小练习对对子，男对女，天对地，白日对青天，红花对绿树，等等，就是因为会对对子，也就会造句、写文章了。所以，民国时期著名学者陈寅恪为中文系入学考试出的国文试题之一就是对对子。他根据苏轼《赠虔州术士谢晋臣》诗中的“前生恐是卢行者，后学过呼韩退之”一联出上对孙行者，标准答案是胡适之，有一学生对祖冲之，也合乎标准。
汉语句子在句型结构上有单句、复句之分，单句、复句各有很多类型，例如单句有主谓句，还有名词性、动词性或形容词性的非主谓句；复句有并列、连贯、递进、选择，因果、转折、条件、让步等类型，每一类型各有其语法规范。这些句法是在语言发展过程中自然形成的，既已形成，就有约束力，必须遵守。
当前公文句子多用结构完整的主谓词组、动宾词组、连动词组、兼语词组和偏正词组，复句兼用通常的联合结构和偏正结构。联合结构中的对偶句、排比句常用于表述概括性的希望或要求，其结构比较宽松，往往整散结合。例如2009年《国务院关于表彰全国民族团结进步模范集体和模范个人的决定》中的最后两段就是典型的例子：
希望受到表彰的模范集体和模范个人，珍惜荣誉，再接再厉，继续在改革开放和社会主义现代化建设中发挥模范表率作用，为民族团结进步事业做出新的更大贡献。
全国各族人民要以民族团结进步模范为榜样，学习他们热爱祖国、维护民族团结和国家统一的崇高品质，学习他们和睦相处、和衷共济的优良品德，学习他们积极进取、甘于奉献的高尚风格，学习他们求真务实、开拓创新的奋斗精神。要更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，紧紧围绕“共同团结奋斗，共同繁荣发展”的民族工作主题，全面贯彻执行党和国家的民族政策和民族法律法规，坚持和完善民族区域自治制度，开拓进取，扎实工作，为夺取全面建设小康社会新胜利，实现中华民族的伟大复兴而努力奋斗。
这段话中包含不少四字格词组，对偶句，排比句等整齐的词句，与散句相配合，汉语语法的特点很鲜明。语法特点的实质也就是规范，故应努力学习运用，不得随意违背。
第三，符合词句运用的约定俗成。
在用词造句上还有一些与语法无关、甚至有错误或不合乎逻辑但约定俗成的表达形式，也应注意遵守。有语言学家甚至认为词语运用是否恰当要比语法是否合乎规范更重要。
有些约定俗成和语法没有关系。例如数字，汉语很早就是十进制，说两位数先说十位数，再说个位数。而英语和德语原是12进制，13以后倒着说。300年前，引进阿拉伯数字，英语20后的数字改过来了，到17世纪巩固下来。现在德语从13到99，还都是倒着说的。再如成语，我们说“三言两语”，不说“三言二语”；说“三心二意”，不说“三心两意”。再如句子结构，汉语的长句主要是分句多，而英语长句主要是句子成分复杂，或修饰成分多或联合成分多。如果一个汉语句子主谓之间的定语、状语特别长，虽然合乎语法，但会被称为大肚子，视为语言上的毛病，应拆成许多短句子为好。
约定俗成中还有将错就错、不合逻辑的情形。如“每下愈况”，出自《庄子·知北游》，本指用踩猪腿的方法来检查猪的肥瘦，越往下踩越能显明猪的肥瘦，用以比喻越是从低微的事物上推求，越能了解道的真实情况。“每况愈下”则是误用，但也流行开来，表示情况越来越差。再如语言学家发现，“好不热闹”等于“好热闹”，“好容易”等于“好不容易”；“在我没来北京以前”等于“来北京以前”，“出乎意料之外”等于“出乎意料”；既说“加州牛肉面”，又说“麻省理工学院”，等等。但大家都能明白，都这样说，也应遵守。
历代公文中也都有许多约定俗成的词句，其中一些至今仍在沿用。例如在缘由部分，表示事实依据，常用由于、鉴于、兹因等词引导；表示目的依据，常用为、为了等词引导；表示权力依据，常用根据、遵照、按照等词引导。再如不同文种有较为固定的结束语，如特此通告，专此奉达，以上请示当否，请批复，等等。要写好公文，必须正确、熟练地运用这些常用的固定词句。
在大学生中，不合逻辑、不合语法的词句较少。但违反约定俗成的例子时常出现。例如有博士生将“入乎其中，出乎其外”改为“入得其内，出得其外”，将“博学多才”改为“博才多学”，都似无必要。希望学习者多加注意。
二、文字规范
关于文字书写的规范，古人早已高度重视。秦代规定“书同文”，即全国各地都必须按照新编字书标准书写，不能乱用异体字。《汉书·艺文志》引萧何律法说：“吏民上书字或不正，辄举劾。”唐代吏部选拔政府官员，考核身、言、书、判四个项目，其中一项“书”就是书写技能。由于汉字总在演变之中，规定不能僵化，所以在文字书写规范上采用了折衷的方法，即在日常交际中可用通用字、俗字，但在公文、考试时只能用标准字。
（一）在公文写作中应自觉遵守关于文字书写的各种规定
第一，文字。关于公文使用的文字，现行的国家规定是汉族地区用简化字，少数民族自治地区用双语文字。
第二，书写格式（行款）。甲骨文书写格式多样，或者说比较随便。后来统一起来，字序从上到下，行序从右到左，这种行款一直沿用了数千年。1915年1月，《科学》月刊创刊号开始全部横排，1955年大陆规定字序从左到右横排，行序自然也就从上到下了。但汉语古籍仍可沿用传统书写格式。少数民族语言的文字也按习惯格式书写。如维吾尔文字，右起横行书写，也是很古老的行款。
对于顶格和空格也有相关规定，如主送机关应顶格，每自然段开头空二字，章（节）后空一字。还有约定俗成的格式：如避免一字行，即一行中不能只有一个汉字，等等，也应遵守。
第三，标点符号。1897年王炳耀曾参照中外标点草拟10种标点符号，1904年商务印书馆出版最早的标点书籍《英文汉诂》，1920年北洋政府颁行过胡适起草的标点符号施行条例，中华人民共和国成立后国家也做出了统一规定。现在大陆施行的是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会2011年12月30日发布、自2012年6月1日起施行的《标点符号用法》。该文件规定了17种标点符号，分为点号、标号两类。点号7个，主要表示停顿或语气。其中句末点号3种：句号、问号、叹号；句内点号4种：逗号、顿号、分号、冒号。标号10个，主要标明语句的特定性质和作用。引号：包括单引号、双引号；括号：包括圆括号、方括号、六角括号、方头括号；破折号；省略号；着重号；连接号：包括短横线、一字线、浪纹线；间隔号；书名号：包括双书名号、单书名号；专名号（只用于在古籍或某些文史著作中的人名、地名、朝代名等专名）；分隔号。标点符号的用法、位置和书写形式都有规定，例如引号里面还有引号，外面一层用双引号，里面一层用单引号；再如单用的点号，不能用在一行的最前面；双用的标号，前一半不能用在一行的最后面，后一半不能用在一行的最前面，等等。
第四，数字。数字的用法国家也有统一规定。现在施行的是国家质量监督检验检疫局和国家标准化管理委员会2011年7月29日联合发布、自2012年11月1日起施行的《出版物上数字用法》。《党政机关公文处理工作条例》据此做了相应的规定。
使用阿拉伯数字的情况主要有三种：
（1）用于计量的数字。例如-1、34.5％、1∶5000。
（2）用于编号的数字。例如312国道，邮政编码210093
（3）用于已定型的含阿拉伯数字的词语。例如3G手机、维生素B12。
使用汉字数字的情况也主要有三种：
（1）用于非公历纪年的数字。干支纪年、农历纪年、朝代纪年等都属于非公历纪年，应使用汉字数字。例如八月十五中秋节、丙寅年十月一日。
（2）用于表示概数的数字。例如二三米、一二十人、二十几个人。
（3）用于已定型的含汉字数字的词语。如一律、四书五经、二□九师。
使用阿拉伯数字与汉字数字均可的情况也主要有三种：
（1）如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多，而无论选用阿拉伯数字还是汉字数字在书写的简洁性或辨识的清晰性两方面都没有明显差异时，两种数字形式均可使用。例如3倍也可写作三倍，17号楼也可写作十七号楼。在这种情况下，如要突出简洁醒目的效果，应使用阿拉伯数字，如要突出庄重典雅的效果应使用汉字数字。
（2）如果连续标示的数字的表达功能不同或相处层级不同，可选用不同的数字形式。例如高三（1）班，标示公文层次的“一”、“（一）”、“1．”、“（1）”。
（3）法律、财务文书可同时使用汉字数字和阿拉伯数字，例如35.5元（三十五元五角、参拾伍圆伍角）。
阿拉伯数字、汉字数字如何书写也有相关规定。
在阿拉伯数字的书写上，关于多位数、纯小数、数值范围、年月日、时分秒、含有日月的专名以及字体、换行、竖排文本的数字方向等方面都有具体规定。例如数值范围的书写可采用浪纹线连接号“～”（示例：15％～30％）或一字线连接号“—”（示例：400—429页）；前后两个数值的附加符号或计量单位相同时，在不造成歧义的情况下，前一个数值的附加符号或计量单位可省略，如果省略数值的附加符号或计量单位造成歧义，则不应省略；再如含有月日的专名采用阿拉伯数字表示时，应采用间隔号“·”将月、日分开，并在数字前后加引号（示例：“3·15”消费者权益日），等等。
在汉字数字的书写上，关于概数、年份、含有日月的专名、大写汉字数字、“零”和“□”等方面都有具体的规定。例如一个数字用作计量时，其中“0”的汉字书写形式为“零”（示例：三千零五十二），用作编号时，“0”的汉字书写形式为“□”（示例：公元二□一二年）；再如含有月日的专名采用汉字数字表示时，如果涉及一月、十一月、十二月，可能造成歧义，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，涉及其他月份时，不用间隔号（示例：“一·二八”事变、“一二·九”运动、五一国际劳动节）；等等。
第五，其他书写规定。《党政机关公文处理工作条例》中还有其他一些书写规定，也要遵守。如正文中首次引用公文要先引标题，后括注发文字号；引外文要括注中文含义，首次引用国际组织外文名称或缩写形式，也要括注中文译名；行文中使用非规范化简称要先用全称并括注简称，等等。
（二）在文字使用上应争取多识字，避免读错字、写错别字
汉字的常用字数量不多，容易记认，但在日常学习中也难免遇到生僻字；汉字中还有很多多音字，有时难以辨识；我们以前用笔写作，易写错别字，现在用电脑写作，错别字会大大减少，但也难免疏忽出错。所以，不识字、读错字、写错字的事情仍时有发生。
写错别字又叫写白字，一是写成没有的字，一是因为形近、声近、义近写成另一个字。如“年轻人”写成“年青人”，“圆规”写成“圆轨”，“哄堂大笑”写成“轰堂大笑”，“莫名其妙”写成“莫明其妙”。再如作与做，古代只有“作”，入声，后来在口语中变为去声，但读书时仍念入声，就造出个“做”代表去声。现在大多数北方方言没有入声，“做”、“作”两字同音同义，什么时候用哪个字，不容易确定。通常情况下，偏于文言的词语，用“作”，偏于口语的词语用“做”，没有把握可写为“作”。
争取多识字，避免读错字、写错字首先要以国家标准为规范。目前关于汉字的注音和书写，国家都有规范性文件，例如关于汉字注音的有1985年发布的《普通话异读词审音表》（2011年启动第三次普通话审音工作，《普通话异读词审音表（修订稿）》在2016年公开征求意见，目前尚未发布），关于汉字书写有1956发布的《汉字简化方案》，学习者应认真遵行。其次应随时核对，注意积累。平时遇到不认识、无把握的字，正是多识字的机会，不要轻易错过，而要及时查阅字典、词典或请教他人。1983年6月，邓小平为朱伯儒（学习雷锋的标兵）题词：“向朱伯儒同志学习，做一个名副其实的共产党员。”原来把“副”写成“符”，见报前先请著名语言学家王力核对，王力指出应用“副”字，邓小平就重写了一份，避免了不规范的用法。常用的工具书有《新华字典》、《现代汉语词典》，大型的有《汉语大词典》、《汉语大字典》。这样随时查询，日积月累，就会逐渐达到较高水平。最后，可以集中、系统地强化学习。在汉字书写、正音方面，有一些专门的材料可供学习。同学们精力旺盛，记忆力强，学习时间充足，不妨把《新华字典》、《现代汉语词典》通阅一遍。基本功是受用一生的，应反复练习。
需要说明的是，语言文字是约定俗成的社会产物，处在不断的演变之中。在数千年的历史中，汉语的语言、文字都发生了很大的变化，所以使用语言文字应遵循约定俗成的原则，没必要固步自封。如果一个字大多数人的读音已与字典不一样，应以实际读音为准，修订字典。例如“侦”，旧读争，现读真；“帧”，旧读正，现读真，新版字典已作说明。再如多音字中，“从”，多念第二声，只有“从容”之“从”念第一声，但如果民众多念第二声，字典就应以第二声为准；再如“劲”，作名词念“近”，如“鼓足干劲”；作形容词、动词念“静”，如“疾风知劲草”，如果民众仍念作“近”，就应以实际读音为准。当然在读音没有变更的情况下，不能随意错读。例如把“鸿鹄（hú）之志”读成“鸿hào之志”、“巍巍黉（hóng）宫”读成“巍巍huáng宫”是应该避免的。
此外，随着网络的迅速发展，语言文字的使用与创造方面不断产生很多新奇的变化。例如囧、槑、孖、烎、怼、叒、叕等字本是生僻字，但现在在网络上很流行，意义也改变了。这种情况值得重视，而不应简单排斥。
(1) 本节内容主要参照胡裕树主编《现代汉语》（上海教育出版社1999年版）、刘永辛《汉语汉字问答》（商务印书馆1997年版）、（美）罗杰瑞《汉语概说》（张惠英译，语文出版社1995年版）等著作编写。
(2) 《赵元任全集》第1卷，商务印书馆2002年版。文字上略有改动。
(3) 《中国文体论》，北平立达书局1933年版。
(4) 《文体论》，商务印书馆1934年版。
(5) 《毛泽东选集》第5卷，人民出版社1977年版。