1.2 办公自动化的定义、特点与模式

1.2.1 办公自动化的定义

办公自动化目前有两个权威定义：一是季斯曼定义，二是我国专家的定义。

1.季斯曼（M.C.Zisman，美国麻省理工学院教授）定义

办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的数量庞大且结构又不明确，包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。

2.我国专家的定义

办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并且这些设备与办工人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。

一般来说，一个完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存4个环节，分为3个层次：事务型、信息管理型和决策支持型。

事务型为基础层，只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、工资管理、资源管理以及其他有关机关行政事务的处理等。信息管理型为中间层，是将事务型办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、市场动态、产品宣传、用户信息等。决策支持型为最高层，它建立在信息管理级办公自动化系统之上，以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自由的决策模型为支持，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。决策支持型办公系统具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

现在有一种普遍的偏见，认为办公自动化系统仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，近年来随着计算机技术和通信技术的飞速发展，办公自动化系统的概念也已经远远超过了办公事务和文档处理的范围，从文字处理机、复印机、传真机、PC，扩展到以网络为平台，以数据库技术、计算机技术和通信技术为核心的网络办公自动化系统，有了更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。

从功能方面来讲，办公自动化系统应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，因此具有不同的功能表现。

（1）对于企业高层领导而言，办公自动化系统是决策支持系统（DSS）。办公自动化系统运用科学的数学模型，结合企业内部、外部的信息，为企业领导提供决策参考和依据。

（2）对于中层管理者而言，办公自动化系统是信息管理系统（MIS）。办公自动化系统利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。

（3）对于普通员工而言，办公自动化系统是事务/业务处理系统。办公自动化系统为办公室人员提供了良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快地工作。

从技术范畴来讲，办公自动化系统应该是计算机技术、通信技术、科学的管理思想等多个方面的有机结合。

1.2.2 办公自动化的特点

随着三大核心支持技术网络通信技术、计算机技术和数据库技术的成熟，办公自动化系统已进入到新的层次，因此，办公自动化的特点有以下几方面。

（1）集成化。软硬件及网络的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，因此组成了“无缝集成”的开放式系统。

（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、辅助决策等。

（3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

（4）运用电子数据交换（EDI）。通过计算机网络，在计算机间进行交换和自动化处理。

办公自动化的目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效果，以达到既定的目标。