第二节 采购作业计算机化
一、采购作业计算机化的作用
采购作业的过程相当繁杂，从开发货品来源、询价、比价、订购、安排交货计划、跟催，一直到厂商送货、品质与数量验收完成，再到付款结束，整个作业才告一段落。因此这段时间的作业过程需要各式各样的表单来追踪和控制。有大量的资讯要记载、储存和处理，才能随时做最佳的采购决策和管理。据估计，采购员日常的工作中约有75%的时间花在整理表单等文书工作上，剩余25%的时间才真正用在采购的实际作业上，如询价、报价分析、安排厂商交货等。而采购部门通过计算机化作业则可达到以下目的。
（1）减少采购文书作业，可降低人力的需求，并减少错误。
（2）迅速查询各项记录的资料。
（3）改善业务的控制功能。
（4）提升工作绩效，因为计算机能提供各项决策所需的资讯。
（5）采购部门与其他部门的功能可以借由网络相互整合。
二、采购管理系统架构
采购管理系统主要包括五项子系统，其功能如表2-5所示。
表2-5 采购管理系统的功能
企业发挥管理的效能，仍依赖采购员灵活运用计算机系统所打印的各种报表，采取适当的对策与措施。例如，先就数量管理而言，应把近期内可能产生的缺料报告依厂商类别打印出来，以利于采购员进行稽催工作；反之，若有提早交货或超量交货的情况，也应及时纠正供应商的错误，以保障公司的财务利益。再就价格管理而言，应利用计算机逐一查核订购价格与发票价格有无差异；另外可打印采购价格差异报告，提供给采购主管与相关人员让其了解采购对成本降低目标的贡献程度。至于品质管理方面，也可打印出“厂商品质绩效报告”，作为评估厂商是否继续交货的主要条件。
三、利用计算机进行采购作业的情形
采购作业依照其作业过程可分为三个阶段：采购前的准备作业、订购单执行作业、订购单完成后的作业。以下就各个阶段利用计算机来作业的情形加以说明。
（一）采购前的准备作业
采购前的准备作业如下。
（1）收集并建立采购项目的基本资料。
（2）收集、过滤并建立可能的供应商资料。
（3）检查及核准请购单的内容。
（4）接洽合格的供应商。
（5）询价、比价、议价。
（6）核准订购单。
（7）发出订购单。
如果要利用计算机进行上述作业，首先要建立三个档案：物料主档、供应商主档及订购单主档。各主档档案所存资料如表2-6所示。
表2-6 各主档档案所存资料
在有了上述完整的资料存档之后，当采购员接到经过ERP或MRP（物料需求计划）系统由计算机打印出的请购单后，就可以迅速从计算机里取得需要的资讯来做判断。例如，哪家供应商的品质是已经过品管评鉴核准的、过去采购的价格、过去交货的时间、服务水准、评鉴的绩效等级等，然后再和新供应商的品质、价格、交货期等做比较，以确定向哪家供应商采购最有利。
通常，采购员常为所指责、质疑的，就是因为其做决策的过程不够透明化，并且很可能受到外在因素或供应商的影响，而失公平、公正、公开的原则。如果能利用计算机，根据其资料来做决策，并将其提供给主管参考、批准，则采购员个人的操守及决策的品质就更能取信于主管阶层。
（二）订购单执行作业
订购单执行作业始于发出订购单，直至供应商依照订单规定的交货时间将货品送达工厂或指定地点为止。作业的项目如下。
（1）发出订购单。
（2）供应商确认订购单的内容及条件。
（3）跟催。
（4）订购单内容变更。
（5）供应商交货。
（6）进货查封发票、交货单据及数量。
（7）进货品质检验。
（8）订购单结案。
（9）库存记录更新。
通常这段作业经过的时间最长，因为采购方或供应商由于内在或外在的环境的改变，可能发生一些变化，如表2-7所示。
表2-7 采购方与供应商可能发生的变化
这些变化经过采供双方的协议及同意后，就可将改变的部分输入计算机，打印出“订购单变更通知”，由采购方发给供应商确认；同时计算机内订购单主档的资料也随之更新。
订购单发出后，采购部门可利用计算机定期（每周或每月）打印出未交货的“订单状况报告”，追踪跟催已发出而尚未完成交货的订购单。这一报告可依照供应商、采购员、料号、订购单号码，或订购单到期日等不同类别打印出，以适用各种不同的用途；此外，也可依照订购单的金额和到期日，预测未来用于采购原料所需现金的情况。
当供应商将订购的货品如期送达指定的交货地点时，就完成了初步的交货手续，此项资料即可输入计算机。而采购员只需借助计算机终端机或计算机报表，就可了解并掌握实际交货的状况。如果发现经点收数量有短少或品质不符规格而遭退货时，则可尽快通知供应商立即补送、换货或前来处理；如果供应商送达的货品经验收无误且一切符合订购单条件时，则此订购单可结转，计算机里的订购单同时更新，而库存的数量也会同时更新。
（三）订购单完成后的作业
订购单完成后的作业项目主要如下。
（1）应付账款作业。
（2）购料价格差异分析报告。
（3）供应商绩效评估等。
财务部门可通过计算机里的各项采购资料比对来办理付款业务，例如收货单与订购单核对数量是否相符？供应商的发票与订单的金额是否相符？如一切无误则可办理上报支出，送请主管核准后，便依照订购单的条件付款给供应商，并利用计算机做成应付账款的汇总报告。而货款一旦支付后，就可根据实际采购的价格及所产生的费用和标准成本做比较，以得知购料成本是呈上升或下降趋势。
供应商绩效评估是根据供应商交货的品质、时间及数量、价格等进行评估的，以供未来采购的参考。如果绩效太差，则给予辅导或改向其他供应商采购；除此之外，还可评估个别采购员和采购部门的整体绩效。
四、建立电子采购系统
（一）计算机化建构的步骤
在建立采购计算机系统或提升其功能时，必须在行动时清楚完整地规定其目标、规划、调整及取得计算机系统的基本步骤，必须因不同的企业环境而适当调整。特别是当在一家小企业实行、对较小的系统做改变时，其中某些步骤可能是不必要的。同时，对这些系统进行建立之前，有必要阅读有关计算机资料、参观计算机展及与相关软硬件的销售人员进行初步的讨论。现将系统建构步骤如表2-8所示。
表2-8 计算机化建构的步骤
（二）计算机化软件的评估
1.考虑软件特性
在选择应用软件时一定要评估软件所能表现出来的效能，在评估时应反复检视以下问题。
（1）该软件是否能完成所有采购部门所要求的工作？
（2）是否与其他现有系统（如会计、发票、收款等）相容？在大计算机的使用上，此软件是否易于与其资料库整合？
（3）在个人计算机的使用上是否易于使用及了解？
（4）是否可随着采购部门的业务变动而增加其功能？
（5）是否提供控制功能及例外性报告以供管理者使用？
2.分析软件成本
在分析软件成本时，还应考虑软件的取得及维护成本。多数软件对于其可以使用的地区有所限制，所以在多地区使用该软件时的成本应加以确定。另外，还要考虑软件的维护成本高不高？谁执行维护的工作？维护的工作是否规律且持续？软件升级或更新的成本是怎样的？
3.软件供应商
供应商也是软件选择时要考虑的决定性因素，在决定供应商时应考虑以下问题。
（1）供应商是否在你所处的产业中拥有足够的设计能力？
（2）供应商是否建立顾客反映渠道？
（3）供应商所支援的技术人员是否拥有采购领域的足够的专业知识？
（4）供应商是否有能力应对未来的升级及更新的需求？
五、采购管理与ERP系统
现代企业成功的采购管理，越来越离不开ERP的成功实施，ERP已经成为现代化采购管理的重要工具。ERP采购管理系统的建立有助于提升采购工作效率，从而降低采购成本。
（一）采购管理与ERP集成的一体化思想
ERP系统面向企业的整个业务流程，其核心思想是将企业的业务流程看作是一条紧密连接的供应链，它将企业管理从企业内部延伸到企业外部，对企业供应链的所有环节进行管理和集成。
1.在企业内部的集成方面
在企业内部，ERP系统将整个企业的相关部门通过信息共享有机地集成一个整体。而采购管理作为企业内部信息流、物流、资金流的源头，实现基于ERP的采购管理系统的集成对于整个企业ERP系统集成具有重要意义。ERP系统重视对人们已习惯的原有工作方式与工作流程进行重新改造和设计，改造范围越广，新系统的潜能越能充分发挥，企业所得的收益也应越大。在采购管理中不断追求高效的流程，先进的软件系统与业务流程结合在一起考虑，不断优化、磨合。这种在企业内部进行的ERP的有效集成，将提高采购管理的效率，使企业资源最大限度地发挥作用。
ERP是以计算机技术为支撑的资源的管理，计划、运用都是以数据的形式体现的。确保采购管理中数据的准确性，建立完善的数据收集机制。在管理活动中以数据说话，以合乎事实的数据为决策依据，这才能实现ERP系统在企业内部的有效集成。
2.在企业外部供应链上的集成方面
ERP与供应链系统的有效集成，是企业从整个市场竞争与社会需求出发，像智邦国际采购管理软件，整合、优化了供应链上的企业内部各个部门、材料供应商等各种资源，这样实现了社会资源的优化、重组，大大提高了企业采购活动中物流、资金流与信息流的运转效率，消除了众多的中间冗余的环节，从而减少流通成本，并提高企业应变能力。
这种ERP与供应链系统的有效集成把企业与供应商良好地连接起来，并通过信息网络融为一体，目的是在激烈的市场竞争环境中求生存和发展，大大提高了企业采购管理的效率，给企业带来了显著的利益。企业采购管理中实现ERP的有效集成，消除了采购的许多冗余的中间环节，减少了浪费，避免了延误，具有良好的社会效应。
综上所述，一方面采购管理通过ERP系统在企业内部的有效集成，达到了企业物流、资金流以及信息流的有机集成、提高采购管理效率的目的；另一方面，企业通过ERP系统在企业外部供应链上的有效集成，达到与供应商建立长期牢固的合作关系，优化了企业的采购管理。总之，通过ERP系统在企业内外两方面的集成，提高了企业采购管理的应用效率，集中体现了采购管理与ERP集成的一体化思想。
（二）ERP采购管理信息系统的设计与运作
企业的采购工作相当重要并且也非常繁杂，相当多的企业采购从中央到地方经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素—物料供应的数量、价格以及供应时间反而只是勉强应付，几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。应该说在诸多业务部门的ERP推广与应用中，采购部门是见效最快的部门之一。企业在实施基于ERP的采购管理信息系统时可以根据一定的业务顺序进行。
1.建立供应商资源
运行ERP下的采购管理系统时首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细（品种、价格、供应期、运输方式等），资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料，初始化完成之后才能处理采购业务。供应商资料是采购子系统的基本资料。
2.生成采购申请
根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过主生产计划制订周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定物料的中期或长期采购申请。
3.确定优选供应商
该过程是落实采购供应商。采购业务员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。
4.生成用款计划
生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务对用款计划进行确认之后反馈意见给采购部。
5.下达订单
根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。
6.采购订单跟催
采购业务员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。
7.货物验收
由采购业务员对供应商所供货物按订单进行验收，并录入收货单。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制（拖期、提前）。
8.结账与费用核算、结账付款工作
应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成本。
9.采购订单结清
在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理，也可以进行强制结清。
10.系统基础数据维护
采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程。
11.系统及时备份
采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前，供应厂商基本资料的收集和建立前置作业；各项料品及厂商交货进度的规划，通过采购资料维护的功能，使ERP系统可不受物料需求管理系统的控制，并能提供应付账款、物料库存等系统的资料来源。不但具备了独立作业系统的功能，同时也能配合整合性管理系统的运作效益。但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益，代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益。
【实例2-11】ERP系统管理办法（物资采购、仓库管理模块）
ERP系统管理办法（物资采购、仓库管理模块）
1.总则
（1）为配合ERP系统物资管理模块的上线使用，保证系统的正常运行，特制定本管理办法。
（2）本管理办法自ERP系统物资管理模块上线试用起开始执行，随着ERP系统的推行而逐步完善。
（3）ERP系统物资管理模块包括物资需求、采购、库存、物资编码等子模块。
（4）所有进入ERP系统物资管理模块的用户根据其岗位和工作性质的不同都有明确的授权，只能从事与自己业务有关的操作。其账户和密码由个人妥善保管及维护，任何违法的操作在系统内都有记录，其责任将直接追究到账户责任人。
（5）用户在执行业务流程时应采用系统提供的通信方式或电话联系，保证流程的正常进行。必须了解本管理办法和具体操作手册的内容。
（6）ERP物资模块正式运行后物资采购申请、采购业务（含发票移交等）全部在ERP系统中单轨运行，取消书面审批业务（付款审批流程除外）。
（7）金蝶K3系统原有仓库业务维持不变，ERP系统库存业务与金蝶K3系统保持同步。
（8）公司各部门人员在系统中办理业务时要确保录入系统的各种数据信息准确无误。
（9）库管员在物资下发时要及时打印实物交接单，按月汇总装订存档，以备查询。
（10）需用部门在ERP系统中填写材料申请单时，要确保预过账项目准确无误且与金蝶K3系统相一致。
2.职责
（1）物资采购部提供系统运行的基础数据，如库存表、物资编码明细、供应商明细、暂估物资明细、审批流程等内容。
（2）ERP项目核心组负责基础数据库存表、物资编码明细、供应商明细等信息导入工作，暂估物资由采购部各业务员依照采购订单的形式录入。
（3）在系统投运后，物资采购部负责物资管理模块基础数据的维护和完善，并对实施中存在的问题提出意见和建议，经营管理部负责技术实施。
（4）物资部根据授权及操作流程规定使用本系统处理业务，并对使用中存在的问题及时以书面形式向经营管理部反馈。
3.管理内容
3.1系统建立
3.1.1ERP核心组在投运前将物资编码、库存信息、库位等基础数据导入系统；对系统材料申请、供应商询价、采购订单、入库等流程测试完善。
3.1.2所有上述工作及结果均应在有关部门充分讨论的基础上由ERP核心组以文档形式确定并经审批、发布程序后方能实施。
3.2系统维护
3.2.1物资采购部指定专人负责对投运后业务流程及有关文档的管理、修订，对修订内容应及时形成文档、批准、发布、执行；信息中心配合负责技术实施。
3.2.2如需新增物资编码，则由公司其他部门提出物资编码申请，物资采购部指定专人负责物资编码的创建和维护；其他基础数据的变更要求，ERP项目组定期组织讨论确定并执行修订，对修订内容应及时形成文档、批准、发布、执行；信息中心配合负责技术实施。
3.2.3采购代码的创建和维护由公司各部门计划员定期完成，并按时汇总，提交物资采购部。
3.3系统使用
用户在ERP系统中必须遵守《ERP系统物资模块操作手册》的规定，结合实际业务需求进行，用户在系统中的任何操作均被记录，不能随意操作。学习使用ERP系统功能可以在ERP练习库中进行，可以随意操作。用户在使用系统中发现问题应及时记录并向ERP项目组反映，任何疑难问题均由信息中心负责解决。
3.3.1物资编码申请创建管理规定。
3.3.1.1填写物资编码申请单。
（1）物资编码在物资模块上线之前已经导入7000多条，这些编码不足以满足公司各部门申请材料时的需求，所以需用部门在有物资需求时还需要创建物资编码。物资编码申请流程是由需用部门申请，物资采购部物资编码管理员审批并完成创建。
（2）“名称”文本框中填写需要申请物资编码的物资名称或者需要申请物资编码的用途。
（3）“审批流程编号”文本框中需填写物资编码审批流。
（4）零件行中的物资名称、型号规格、计量单位、物资大类、物资中类、物资小类，会计组要根据ERP项目组下发的“物资编码导则”来填写。
3.3.1.2物资编码创建。
需用部门在提交物资编码申请单之后物资部物资编码管理员必须在规定时间内（在考核细则中）完成物资编码的创建工作，以便需用部门及时填写材料申请单。物资编码管理员在创建物资编码前要确认零件行大中小分类、会计组等信息正确无误后；方可创建编码，若大中小分类、会计组填写有误，则要对责任人提出考核意见。
3.3.2材料申请模块使用管理规定。
3.3.2.1采购代码维护。
ERP系统物资模块在上线之前已经创建了各部门所需的采购代码，各部门计划员负责定期维护即可，维护内容包括：采购代码按时申请采购、采购代码的有效期维护。具体操作流程如下。
（1）需用部门有急需物资的材料申请单产生之后部门计划员在1个工作日内要完成申请采购流程，并且采购代码到期之前2个工作日内要完成采购代码的汇总申请采购流程。
（2）需用部门计划员在采购代码到期之前2个工作日内要完成采购代码的有效期维护，以便部门人员在填写材料申请单时能够随时使用该采购代码。
（3）采购代码在维护时要注意其状态，采购代码只有在“下达”状态时才能使用，所以在维护采购代码有效期时必须要注意转换其状态。
（4）需用部门计划员在维护采购代码时只能更改其有效期范围，不允许更改会计组等其他内容。
3.3.2.2填写材料申请单（申请物资计划）。
申报物资计划时系统会自动预留该物料申请单中所列所有材料给申请部门（或专业），这些材料采购入库后只有申请部门（或专业）才能领用，如果申请部门没有全部领用，且剩余材料全部或有部分取消预留，这种情况下其他部门（或专业）才可以申请领用已经取消预留的这部分材料，需用部门材料申请人一定要明确这一点。
（1）根据物资用途正确填写“申请物资描述”文本框。
（2）根据所在部门和所属专业正确填写部门文本框和专业文本框。
（3）根据物资用途和物资所属会计科目正确填写内部目的地标识和采购代码。
（4）到期数量字段为物资所需数量，申请行保存之后可用数量字段中会显示出该物品库存中可用的数量，根据这个数量调整更改到期数量字段中的值，一定要确保正确填写。
3.3.2.3材料申请单审批流。
“审批流程编号”文本框是在保存材料申请单时自动带出的，与采购代码和部门是相互匹配的，在这描述一下其中的匹配规则，在填写材料申请单时一定要确认审批流正确。
（1）采购代码为空时自动带出审批流：物资领料申请（WZLLSQ）。
（2）物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为01（原材料、低值易耗品），物料申请单中部门文本框选择20（设备维修部）或21（运行发电部），自动带出的审批流为：生产原材料、低值易耗品申请（SCYCLXYSQ）。
（3）物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为01（原材料、低值易耗品），物料申请单中部门文本框选择非20（设备维修部）且非21（运行发电部），自动带出的审批流为：非生产原材料、低值易耗品申请（GLYCLXYSQ）。
（4）物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为02（固定资产），物料申请单中部门文本款选择20（设备维修部）或21（运行发电部），自动带出的审批流为：生产固定资产需用计划（SCGDZCXYSQ）。
（5）物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为02（固定资产），物料申请单中部门文本框选择非20（设备维修部）且非21（运行发电部），自动带出的审批流为：非生产固定资产申请（GLGDZCXYSQ）。
3.3.3采购模块使用管理规定。
采购员对已下达的采购申请单要及时办理，急需物资在1个工作日内要进入询价流程，一般物资在7个工作日内要进入询价流程，以免物资到货时间延误。
（1）在填写供应商报价单时要在附件中挂接供应商报价传真，另外采购订单附件中也要挂接中标供应商的报价传真或者采购合同（总金额大于×万元，必须挂接采购合同），如果有会议纪要，也需要同时挂接到采购订单中。
（2）采购员在“订单询价核准”界面选定中标供应商之后，需在“评审结果”文本框中录入中标供应商理由，如有特殊情况（未选最低价等），需挂接附件详细说明（含评审报告等内容）。
（3）在ERP系统和金蝶K3系统双轨运行期间，采购员必须在ERP系统和金蝶K3系统中同步办理采购业务（含发票匹配和申请付款）。
（4）采购订单在进入审批流之前，采购员一定要核准零件行中物资单价和合同单价一致。
3.3.4采购订单到货登记验收入库。
（1）采购订单中所列物资全部到货之后由库管员在系统中办理到货登记手续，在办理入库手续时一定要注意系统入库数量和实际入库数量一致。
（2）采购订单登记之后，库管员联系需用部门验货员到仓库验货。
（3）验收员验收结束之后，必须登录本人或者班组账户将验收人姓名录入“QC分析员”文本框中，并且要告知库管员验收结果。
（4）库管员要对已接收的物资移入库存时必须核对好移入库存数量与实际入库数量一致。
（5）物资模块正式上线之后仓库的退货业务也要在系统中执行。
3.3.5物资领用和退库。
物资采购入库之后在系统中有两种状态：一类是已预留的，这类库存件在需用部门填写材料申请单时系统自动预留，领料时只有申请部门（或专业）才能领用，库管员直接在系统中执行“下发操作”即可；另一类是未预留的，这类库存件在系统中的来源有两个，其一是物资系统上线前存在的库存件，其二是其他材料申请单取消预留的库存件，这类库存件没有对应的材料申请单，任何部门（或专业）都可以领用。
（1）在金蝶K3系统与ERP系统双轨运行期间，需用部门未在金蝶K3系统和ERP系统同步办理物资出入库业务。
（2）物资到货后，需用部门（或专业）应在3日内领用出库，否则申请人应取消预留。
（3）库管员在物料下发时要确认领料人是否为材料申请单中所示部门、专业人员，若非材料申请单中所示专业人员，则要拒绝下发。
（4）库管员在办理退库流程之前要准确找到需退库物资所对应的材料申请单号，以免引起库存混乱。
4.考核细则
4.1物资编码的申请和创建
4.1.1需用部门（或专业）在填写物资编码申请单时，物资名称、规格、计量单位、大中小分类、会计科目填写不准确，每项物资考核需用部门（或专业）×元。
4.1.2如果有同种物资重复申请物资编码，则考核责任人×元。
4.1.3需用部门提交物资编码申请单后，物资编码管理员未及时（急需物资编码，1个工作日内完成；一般物资编码，3个工作日内完成）创建编码，每次考核物资编码管理员×元。
4.1.4对于物资编码申请完成较好者奖励×元。
4.2采购代码维护
4.2.1需用部门计划员未及时维护采购代码有效期，导致部门人员在填写材料申请单时没有可用的采购代码时，每次考核需用部门计划员×元。
4.2.2需用部门计划员随意创建采购代码，导致采购代码使用混乱，考核责任人×元。
4.2.3需用部门计划员未按时（急需物资，1个工作日内完成；一般物资，3个工作日内完成）汇总采购代码并提交申请采购，导致需用物资无法按时采购的，每次考核需用部门计划员×元。
4.3材料申请（需采购物资）
4.3.1材料申请单中“申请物资描述”文本框中填写不规范，每次考核责任人×元。
4.3.2需用部门在创建材料申请单时未填写“部门”“专业”两个文本框或者“内部目的地标识”“采购代码”两个文本框填写错误时，考核需用部门材料申请单创建人×元。
4.3.3在填写材料申请单时，如果零件行中到期数量小于或等于可用数量，则该物资不需采购，可在材料申请单中不填写采购代码，直接领用，若在已知可用库存数量满足需求的情况下继续申请采购，则每次考核责任人×元。
4.3.4材料申请各项数据填写准确，完成质量较好者奖励元。
4.4物资采购
4.4.1采购员对已下达的采购申请单要及时办理，急需物资必须在1个工作日内进入采购流程，一般物资必须在7个工作日内进入采购流程，如果急需物资未按规定时间办理，每次考核责任人元，如果一般物资未按规定时间办理，每次考核责任人元，异常情况需说明不考核原因。
4.4.2每个供应商报价单附件中必须挂接供应商报价传真，另外采购订单附件中也必须挂接中标供应商的报价传真或者采购合同（总金额大于×万元，必须挂接采购合同），如果有会议纪要，也需要同时挂接到采购订单中。如未按要求挂接相应的文档，则每次考核责任人元。
4.4.3采购员在“订单询价核准”界面选定中标供应商之后，需在“评审结果”文本框中录入中标供应商理由，如有特殊情况（未选最低价等），需挂接附件详细说明（含评审报告等内容），如果没有中标供应商理由，则每次考核×元。
4.4.4在ERP系统和金蝶K3系统双轨运行期间，采购员必须在ERP系统和金蝶K3系统中同步办理采购业务（含发票匹配和申请付款），若未同步，导致两系统运行数据出现偏差，每次考核责任人×元。
4.4.5物资采购符合流程规范，价格录入准确、发票移交、付款等各项数据填写无误者，奖励×元。
4.5采购订单到货登记验收入库
4.5.1库管员应严格把关，确保金蝶K3系统和ERP系统物资入库、验收工作同步进行，若由于保管员把关不严，导致金蝶K3系统和ERP系统物资账目不同步情况出现，考核责任人×元/次。
4.5.2物资到货验收之后，库管员在办理入库流程时要核对清楚需要入库的物资数量与实际入库数量一致，若出现偏差，每次考核元。
4.5.3物资到货登记之后，需用部门（或专业）应按时（大型重要物资在7个工作日内，一般物资3日内）完成验收工作，若逾期未验收，则考核需用部门（或专业）×元/天。
4.5.4物资入库、验收工作及时进行，且完成质量较好者，奖励×元。
4.6物资领用与退库
4.6.1在金蝶K3系统与ERP系统双轨运行期间，需用部门未及时在金蝶K3系统和ERP系统同步办理物资出入库工作，考核×元/次。
4.6.2在金蝶K3系统与ERP系统双轨运行期间，需用部门在金蝶K3系统和ERP系统同步办理物资出入库工作出现错误，未及时整改（1天）而影响系统双轨运行，考核×元/次。
4.6.3物资到货后，需用部门（或专业）应在3日内领用出库，否则申请人应取消预留，若超过3日未领用出库且未取消预留的，则超出时间每个工作日考核需用部门（或专业）×元。
4.6.4库管员在物料下发时要确认领料人是否为材料申请单中所示部门、专业人员，若出现冒名领用情况，每次考核冒领部门（或专业）200元，考核下发库管员×元。
4.6.5库管员在办理退库流程之前要确保需退库物资所对应的材料申请单，若选择需退库的材料申请单号错误，则考核责任人×元/次。
4.6.6物资领用手续办理准确合格，且保持金蝶K3系统与ERP系统同步，奖励×元。
4.7库存基础数据
在金蝶K3系统与ERP系统双轨运行期间，库存基础数据不准确，每次考核责任人×元。
【实例2-12】ERP系统采购实施及管理制度
ERP系统采购实施及管理制度
1.主要内容和适用范围
本规定作为ERP系统正式运行后，采购部和各相关部门在执行采购过程中所遵循的管理制度，规定了各部门在运用系统进行业务操作时的行为规范，同时制定了相应的管理考核办法，以保障ERP系统的正常运作。
2. ERP系统管理考核办法
（1）ERP系统采购管理考核办法统××部门制定，各部门必须严格按此办法执行。
（2）新增或变更供应商信息由采购部门填写（供应商信息表）上交财务部。由财务部对系统中的供应商信息进行更改，采购部门对系统更改信息进行跟踪检查。如采购部门没有及时将供应商信息及变更情况上交财务部门造成出错，对相关责任人处以惩罚。已上报到财务部门，财务部应于24小时内更改系统供应商信息，如延迟1天或错误对相关责任人处以惩罚。
（3）如供应商信息需要合并，由财务部填写“合并供应商申请表”，同时由财务部、采购部双重认可后在系统内合并，合并应及时。如合并不及时造成系统出错，对相关责任人处以惩罚。
（4）规范供应商管理，供应商送料应携带采购订单。所有物料包装箱上都应张贴系统物料编码、系统名称、每箱数量、供应商编码、供应商名称。所有来料如有工位器具，要严格按工位器具送料。如没有工位器具的物料要排列整齐便于清点，每箱要有固定数量。各部门负责采购的人员应将新旧编码对照表及要求及时通知供应商。如发现供应商没有按照以上操作，对相关责任人处以惩罚。
（5）对于采购需维护的基础数据，当接到上游部门新物料或需更改物料的通知，采购相关人员应在______小时内维护相关数据，如延迟对相关责任人处以惩罚。
（6）各车间及部门对于每月正常需申请的物料需在______日之前在系统里申请完毕。
（7）采购员需每天______点之前检查MRP计划采购订单、库存计划订单、其他各部门的申请，及时进行采购。
（8）采购员每天要检查订单的到货情况，出现特殊情况及时与计划部门联系。
（9）对检验不合格的物料，采购员接到不合格品检验单要及时与供应商联系，并有退货单据，供应商根据退货单据到仓库办退货手续。
（10）各人员如发现基础数据及系统问题应在______时间内向关键用户联系，关键用户要在______时间与相关部门联系解决，并给予答复。
（11）每______月______日之前采购部根据采购到货情况打印开票清单，通知供应商按通知开票。
（12）各细节要求根据实际情况进行改变及补充。