知识导读

1. Access的基本对象

Access 2016中的主要对象有数据表、查询、报表、窗体、宏和模块。其中，数据表、查询、报表、窗体4个对象将在本书以后的各个单元予以介绍，宏和模块不是本书的重点内容，只在本单元进行简单说明。

（1）数据表（Table）。表是Access数据库的核心对象，主要用于存储数据，是创建其他5种对象的基础。

Access中数据表与Excel中的工作表一样，以行、列来显示数据记录，是同一类数据的集合体。表由记录组成，记录由字段组成，表是Access数据库中存贮数据的地方，故又称数据表。一个数据库可以包含一个或多个数据表，数据表之间可以根据需要创建关系。

为了数据安全和准确性，一般不建议用户直接操作表，而是通过窗体来完成录入、删除或修改等操作。

（2）查询（Query）。查询是指根据事先设定的限制条件从一个或多个数据表中检索出符合条件的数据，并加以整理、统计与分析。用户可以将查询保存，使其成为数据库中的“查询”对象，这样就可以在实际操作过程中随时打开现有的查询浏览数据。

查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。

（3）报表（Report）。报表用于将检索的数据或原始数据以特定的版式显示或打印，报表中的数据可以来自某一个数据表或某个查询。在Access中，报表既能对数据进行分组，还能够计算各种统计数据，例如求和、求平均值等。此外，用户通过格式化，可以更加个性化地设计报表，在加强数据可读性的同时，可以使报表更加美观。

（4）窗体（Form）。窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗体显示相关联表的内容。

窗体是人机交互界面，利用各种窗体控件进行搭配组合可以设计出一个美观的操作窗口，通过该操作窗口可以方便用户执行查询、输入、修改、删除数据源中的数据及打印报表等操作。窗体一方面可以增加录入过程的趣味性，另一方面也保护了数据的完整性、准确性和安全性。

（5）宏（Macro）。宏是一个或多个命令的集合，其中每个命令都可以实现特定的功能。用户通过将这些命令组合起来，可以自动完成某些经常重复或复杂的操作。按照不同的触发方式，宏又分为事件宏和条件宏等。事件宏在发生某一事件时执行，条件宏则在满足某一条件时执行。

Access的大部分功能是可以通过宏的组合（即宏组）来完成的，例如多步运行的查询，组合成一个宏，而最后只需要执行一次宏即可完成所有查询，从而简化了工作。

（6）模块（Module）。模块是指由一段代码组成能完成一定功能的“程序”，其功能与宏类似，但它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。

模块可以实现以下几种功能。① 使用自定义公式。用户可以建立自定义公式并运用到查询当中。② 自定义函数。用户可以自定义函数，赋值后被窗体其他控件命令所调用（当然，函数也可以用宏来调用）。③ 操作其他命令。例如打开注册表写入注册信息、通过Shell函数打开一些文件或者程序。④ 美化登录界面。例如建立无边框界面等。

2. 数据表、查询、报表与窗体之间的关系

数据表、查询、报表与窗体之间的关系如图1-1所示。

（1）在窗体中输入的数据可以保存到数据表中。

（2）数据表可以作为查询、报表和窗体等对象的数据源。

（3）查询也可以作为报表和窗体等对象的数据源。