1.2 在职人员信息统计表
在职人员是对在公司工作的各类人员的一种统称。“在职人员信息统计表”是统计所有在公司工作的人员的相关情况的一种表格。这个表对于人力资源部门来说特别重要，能够让人力资源部门很快地筛选和汇总各类员工数据，快速了解员工的各种信息，并据此挖掘员工的潜能；能够让公司充分了解员工，合理地为每一位员工安排工作。
本实例主要介绍“在职人员信息统计表”的制作流程和具体方法。
效果欣赏
“在职人员信息统计表”的最终效果如图1-23所示。
图1-23 在职人员信息统计表
技术点睛
1.整理在职人员信息，做好数据统计、汇总等工作。
2.创建一个空白的工作簿文件，输入数据，为工作表设置行高、列宽，并进行单元格居中等操作。
3.对工作表序号进行序号填充设置，通过“数据验证”功能快速输入部门信息。
4.利用“设置单元格格式”对话框，设置“在职人员信息统计表”中的日期格式。
1.2.1 创建在职人员信息统计表
在创建“在职人员信息统计表”之前，用户首先需要准备好在职人员的相关档案信息，然后将信息内容录入Excel工作表中，再设置表格的格式，使用自动填充功能填充序号。下面介绍创建“在职人员信息统计表”的操作方法。
步骤01 新建一个Excel工作簿，将sheet1工作表重命名为“在职人员信息统计表”，如图1-24所示。
步骤02 在工作表中，输入“在职人员信息统计表”的相关内容，按【Enter】键可换行，效果如图1-25所示。
图1-24 新建“在职人员信息统计表”
图1-25 在表格中输入相关内容
步骤03 在工作表中，设置第1行的单元格区域的高度为“49.5”；设置第2行的单元格区域的高度为“27.75”；设置第3~15行的单元格区域的高度为“21.75”，效果如图1-26所示。
步骤04 按照之前的方式设置列宽，设置A列单元格区域的宽度为“8.75”；设置B列、E~G列、I列单元格区域的宽度为“11.5”；设置C列、D列单元格区域的宽度为“8.5”；设置H列单元格区域的宽度为“16.5”，效果如图1-27所示。
图1-26 设置行高后的效果
图1-27 设置列宽后的效果
步骤05 选择A1:I1单元格区域，在“开始”面板的“对齐方式”选项板中，单击“合并后居中”按钮
；选择A2:I15单元格区域，在“对齐方式”选项板中单击“居中”按钮
，并为设置的单元格区域添加“所有框线”效果，如图1-28所示。
步骤06 选择A1:I1单元格区域，在“开始”面板的“字体”选项板中，设置“字体”为“黑体”、“字号”为“20”；设置A2:I2单元格区域中的“字体”为“黑体”、“字号”为“14”，效果如图1-29所示。
图1-28 设置单元格区域居中对齐效果并添加“所有框线”后的效果
图1-29 设置单元格区域中的字体格式后的
步骤07 在A3单元格中输入数值“1”，并选择A3:A15单元格区域，如图1-30所示。
步骤08 在“开始”面板的“编辑”选项板中，单击“填充”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“序列”选项，如图1-31所示。
图1-30 选择需要填充的单元格区域
图1-31 选择“序列”选项
步骤09 弹出“序列”对话框，在“序列产生在”选项区中选择填充方向为“列”，设置“类型”为“等差序列”，在“步长值”右侧的数值框中输入“1”，如图1-32所示。
步骤10 单击“确定”按钮，即可自动填充数据，效果如图1-33所示。
图1-32 设置相应选项
图1-33 自动填充数据后的效果
填表指导
人力资源部门需要非常了解企业所有的在职人员的信息。这些在职人员信息是企业人力资源部门分析内部人员情况的数据依据，是更好地开展人力资源工作的部门信息来源。
1.2.2 通过“数据验证”功能输入部门信息
人力资源管理人员在输入人员信息时，有时候因为数据过多会出现录入错误的情况，而利用Excel中的“数据验证”功能则可提高数据录入的准确性，节省数据的修改时间。
步骤01 单击界面左下角的“新工作表”按钮，新建一个工作表，设置工作表名称为“部门”，如图1-34所示。
步骤02 在“部门”工作表的A1:A6单元格区域中，输入相应的部门信息，如图1-35所示。
图1-34 设置工作表名称为“部门”
图1-35 输入部门信息
步骤03 选择A1:A6单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“定义名称”选项，如图1-36所示。
步骤04 在弹出的“新建名称”对话框中，设置“名称”为“部门序”，单击“确定”按钮，如图1-37所示。此时，刚输入的部门信息将作为数据源被引用。
步骤05 在“在职人员信息统计表”工作表中，选择E3:E15单元格区域，单击“数据”面板中的“数据验证”按钮，如图1-38所示。
步骤06 在弹出的“数据验证”对话框中，在“设置”选项卡中单击“允许”下拉按钮，在弹出的列表框中选择“序列”选项，如图1-39所示。
图1-36 选择“定义名称”选项
图1-37 输入新名称“部门序”
图1-38 单击“数据验证”按钮
图1-39 选择“序列”选项
步骤07 在“来源”下方的文本框中，输入“=部门序”，单击“确定”按钮，如图1-40所示。
步骤08 单击E3单元格右下角的下拉按钮，在弹出的列表框中选择“行政部”选项，设置员工所在的部门为“行政部”，如图1-41所示。
图1-40 输入“=部门序”
图1-41 选择“行政部”选项
步骤09 用上述方法，通过列表框中的“部门”选项设置E4:E15单元格区域中的部门类型，效果如图1-42所示。
图1-42 E4:E15单元格区域中的部门类型
专家提醒
在Excel 中，用户可以不通过新建“部门”工作表的方式来制作部门信息列表，而只需在“数据验证”对话框的“来源”下方文本框中，直接输入多个部门的名称，如“行政部,人力资源部,财务部,研发部,销售部,客服部”（注：部门名称之间必须用英文输入法的“,”间隔），再单击“确定”按钮即可。
1.2.3 设置信息统计表的日期格式
在Excel中，一般系统会默认一种日期格式，例如yyyy/mm/dd等。接下来介绍如何设置其他日期格式及其效果。
步骤01 选择H3单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，如图1-43所示。
步骤02 在弹出的“设置单元格格式”对话框中，在“数字”选项卡的“分类”列表框中，选择“日期”选项，在右侧的“类型”下拉列表框中可以看到系统默认设置的日期格式为“*2012/3/14”，“区域设置”为“中文（中国）”，如图1-44所示。
图1-43 选择“设置单元格格式”选项
图1-44 查看系统默认的日期格式
步骤03 修改日期格式：在“类型”下拉列表框中选择“*2012年3月14日”选项，如图1-45所示，单击“确定”按钮，即可完成修改日期格式。
步骤04 在H3单元格中输入“2015/3/6”，按【Enter】键。此时，日期会自动变成“2015年3月6日”，如图1-46所示。
图1-45 修改日期格式
图1-46 输入日期
步骤05 用上述方法，在H4:H15单元格区域中输入其他员工的入职日期，完成“在职人员信息统计表”的制作，效果如图1-47所示。
图1-47 输入其他员工的入职日期后的效果