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二、标准化过程模式
(一)标准化基本过程模式——标准化三角形(图1-2)
标准化的基本过程模式,反映的是标准化的基本过程。所谓基本过程是标准从制定、实施到信息反馈的一次循环过程。
图1-2 标准化基本过程模式三角形图
上述的标准化过程的三个环节,是由一系列活动组成的三个子过程。这三个子过程同等重要,三者之间的关系如同一个等边三角形,形成一个信息传递(转换)的闭环通道。标准产生过程即是标准信息的生成过程,标准实施子过程即是标准信息的传递、转换过程。标准化过程实际就是由标准信息的生成、传递、转化、反馈等环节组成的连续过程。如果个别环节发生中断(如缺少信息反馈),则整个过程便会中断,闭环变成开环,反馈过程变成无反馈的失控过程。标准化过程中发生的许多不良反应,都可通过对这个三角形的解析找到原因。
三角形的三个子过程,是标准化过程最基本的结构要素。它们中的每一个又都是由一系列更具体的活动组成的子过程。
1.标准的产生过程
标准的产生过程同时又是标准信息的生成过程。其过程内容大体包括下述相关联的一系列活动:
(1)标准需求调查。明确制定标准的目的和应满足的要求。
(2)试验调研研究。根据需要对有关问题进行必要的试验、调研,并论证。
(3)起草标准并反复征求意见。
(4)编写送审稿并组织审查。
(5)编写报批稿并经主管机构复核、审批、发布。
为了规范国际标准的产生过程,我国依据ISO和IEC所发布的导则性文件,制定了相关的国家标准以规范国家标准的制定程序。
标准化过程中,这个环节是政府关注的重点,是主要的资源投入阶段。这个阶段主要关系到标准的适用性、可行性、先进性方面的问题。
2.标准的实施过程
标准化是有目的的活动。只有通过标准的实施才能达到标准化的目的。
标准是实践经验的总结并用以指导实践的统一规定。实施这一环节至关重要,标准是否科学、合理,也只有通过实施才能得到验证,而且标准的改进和发展的动力也来自于实施。
由于不同的标准实施的难易程度不同、要求的条件不同等原因,对标准的实施过程所包括的活动内容难以作出统一规定。一般应做到有组织、有计划地实施,具体可包括如下活动:
(1)实施过程策划:明确目标、责任、程序、措施。
(2)实施准备:组织准备、物资准备、技术准备、人员培训。
(3)实施过程管理:执行标准、记录数据、问题处置。
(4)总结和改进:效果评价、提出改进意见、必要时修订标准。
上述的每一项活动同样是由一系列具体活动组成的过程。在标准实施过程中易出现的问题是不认真、不主动,“轻实施”是较为普遍的现象。因此,应重视对这个过程的监控。
3.标准信息反馈过程
在标准的制定与审查过程中尽管遵守规定的程序,并通过征求意见等活动,力求消除标准的缺陷和不足,但是,受客观实际的复杂性和人的知识的局限性等因素的限制,难免出现标准与实际脱离的情况。因此,在标准实施过程中及时掌握标准存在不足的信息,及时反馈,并利用这些信息对标准作出必要的调整或及时采取补救措施,是降低标准化风险、防止标准负面影响扩大必不可少的过程。
信息反馈过程的活动内容和活动方式会因标准不同而有很大差别。标准所覆盖的范围越广,信息反馈过程越复杂,不仅要求要及时有效地反馈信息,而且要建立起畅通的信息渠道,确立接收信息、分析研究信息、处理信息的专门职能。就整个国家的标准化而言,这个信息反馈过程,实际上是要形成一个覆盖全国的信息沟通网络。
信息反馈是标准化基本过程的最后一个环节,是过程的终结,同时又是下一个过程的开始,是标准化过程永不止息的推动力。它总结了前一个过程的经验和问题,并依据客观环境的新变化和新要求,提出标准修订的新目标,标准化过程的信息反馈功能越差,标准的适用性便越差,积累的问题就越多,标准落后的速度越快。哪一类标准的信息反馈中断,便会走向老化,失去活力和存在价值。
(二)标准化发展过程模式——标准化金字塔
“标准的产生—标准的实施—信息反馈”是标准化的基本过程。三个基本过程组成了标准化三角形,标准化三角形的循环往复,不断改进,永不信息,形成了标准化一系列活动,即标准化的全过程。
当基本过程结束时,第二次ABCA循环就开始了。第二循环的终点又是第三次循环的起点。形成了标准化过程的ABCA循环,不停循环,在原来的基础上创新、改进,即通过标准的修订或重新制定,使标准向前发展一步。它的发展模式构筑了“标准化金字塔”。
1.标准化三角形迁升
(1)迁升的定义:
标准化三角形从初始的ABCA循环,向下一个及以后的一系列循环的过渡方式叫迁升。
就是说,随着外部变化着的客观环境对标准提出的新要求,标准重新制定或修订,这个过程使新标准增加了新功能或者原有的功能水平有了提高,得到了增值。迁升的结果直接表现为标准水平的提高。
(2)迁升的动力:
标准或是标准系统必须处于稳态才能发挥其功能,标准系统不可能永远稳定,因为它处在一定的环境中,受诸多因素的影响,如经济的发展、技术的进步、市场的变化及标准需求方要求的变化等等,均可使原有的标准或系统不再适用。这时就应组织标准的修订或对标准系统进行调整,这就是标准化三角形迁升发生的原因。
2.标准化金字塔与标准水平
(1)标准化金字塔:
标准化金字塔是标准化ABCA循环的结果,即迁升的结果,是标准化发展过程和发展方向的形象模型。
金字塔不仅形象地表达标准化三角形迁升的过程,是不断循环、逐步提高,有时是跳跃式上升的过程,而且还形象地表达标准化的目标或结果,就是标准的持续改进和标准水平的不断提高。
这就是标准和标准化水平提高的过程,也称为标准化的发展模式。
(2)标准水平问题:
标准水平是对标准(含标准系统)的适用性、科学性、先进性、可行性的综合评价,一般来说,这个评价是复杂、很难的。标准化水平的提高过程,是诸多方面的整合过程,恰如一座金字塔的形成过程。金字塔是一层层垒高的,标准水平也是通过持续化的改进才得以提高的,这个持续改进非常重要,长期不迁升的标准(尤其是产品标准)便会失去活力。没有金字塔或金字塔很少的标准系统,其标准的个体水平低,整体水平也低。
提高标准水平是长期以来标准化工作追求的主要目标,因此,如何衡量标准水平、分析标准水平不高的原因及如何提高标准水平等成为关键问题,实际工作中,可透过分析标准化金字塔,认真解析反映标准化过程的标准化三角形来寻找答案。
3.标准化过程的考察不能脱离其所在的系统
当我们对标准和标准化活动中的任何过程进行分析研究时,都不可能割裂这种客观存在的内在联系而将某一项标准孤立起来进行分析,必须把它放到它所在的系统中,视其系统的一个要素。例如,为规范某种产品的质量,企业制定了一个该产品的质量标准,除了有对产品应满足的质量要求做了明确规定的标准外,还必须制定对实现产品最终质量要求起保证作用的原材料、零部件、工艺装备以及作业和管理等标准,共同发挥作用。这就是一个以产品质量标准为核心的标准系统。
(三)标准化过程控制
1.标准化过程控制的目的和任务
(1)标准化过程控制是标准化管理的重要任务:
标准以系统形式存在并发挥作用,这个系统随着环境的变化而改变并能适应环境的要求。但是,由于标准系统是一种无自我调节、自适应能力的人工系统,离开人为的干预或控制,标准系统既无法形成和发展,也难以有效地发挥作用。因此,对标准,尤其是标准系统的控制,便成为对标准化过程进行管理的重要任务。
强调和重视标准的制定和标准系统的建立是对的,但制定之后如何去实施以及标准系统建立之后如何维护和发展,是更值得重视的问题。当标准系统发展到一定规模时,标准化管理机构(企业的或国家的)对系统实施控制的能力和力度,对该领域标准化作用的发挥以及标准化本身的发展,都有至关重要的影响。否则,即便制定了大量的标准、建立了标准系统,也会由于管理不善、过程失控,发挥不了标准的作用。客观形势和标准化自身的发展,都把对标准化过程的控制问题提上了管理者的日程。
(2)降低过程阻力,提高转化效率:
标准化过程是由标准制定、实施和信息反馈等要素组成的闭环过程。标准化过程中的任何一个子过程以及子过程中的任何一个环节出现问题,都会对ABCA循环产生影响,降低循环效率或中断循环。我们将标准化过程中出现的这类问题称为标准化“过程阻力”。
标准化过程中一旦出现某种阻力,即使对过程投入大量资源,也会由于资源和信息的转换效率降低,大大降低标准化效果。例如,标准制定过程中,如对某项技术要求研究不充分,使所制定标准与现实严重脱节,便极可能使标准无法推广,或是产生负效果;再如标准实施过程中,如果实施的准备工作不充分,该更换的操作设备未更换,有的生产线使用新设备,有的生产线使用旧设备等,势必打乱正常的生产秩序,造成产品质量不一,产生负面影响;还有信息反馈过程中,如标准实施中暴露出问题,但因信息渠道不畅,致使该及时更改的标准未做更改,该采取的措施未能及时采取等,也会降低标准化效果。
在现实中发生的阻力可能比这些还要复杂。这些阻力降低了标准投入的转化效率,而标准化过程控制的一个重要任务,就是消除或降低标准化过程阻力。
(3)保持标准的适应性和适用性:
标准是标准化活动的直接产物,标准化活动的目的不仅是制定出多少标准,而是要通过标准的实施产生技术、经济效益和社会效益,这是标准化过程的终端,资源转换的最终结果。而标准只有适用于当前环境、条件,满足市场需求,才能产生效益。
标准化过程对应的是一个多变的客观环境,它包括诸如法律、法规的变化,顾客要求的变化,市场形势的变化,以及技术、经济、管理等方面的新要求,尤其是科技进步对产品创新的巨大推动作用等等,都要求我们及时地调整标准系统的结构和功能,调整标准化过程的目标,以适应变化了的环境,才能保持其适应性和适用性。
如果标准乃至整个标准系统不能依环境的变化而及时调整,就不会有标准化三角形的迁升,也不会有标准化金字塔的形成,将直接导致标准整体水平低下,标准化投入的增值效果不明显,甚至产生负效果。因此,保持标准和标准系统的适应性和适用性是标准化过程控制的核心任务和主要目的。
2.信息反馈是标准化过程控制的关键
标准化过程,大多是信息的处理过程,对过程的控制,就是对信息的控制。标准信息控制包括以下关键环节和内容。
(1)状态信息:
任何一级的标准化管理组织行使其对标准的控制职能都必须掌握足够的信息,在对信息分析研究的基础上方能作出正确的决策。可以说没有信息支持的控制是盲目的控制,没有信息支持的决策是主观决策,都会带来标准化风险。为了实施有效的过程控制,首要的条件就是标准化管理组织要获得足够数量的信息,尤其是标准化过程的“状态信息”,如:颁布的标准是否已被相关方获得?是何原因尚未获得?标准是否被相关方实施?有哪些已实施,哪些尚未实施?实施过程中存在什么问题?标准系统中哪些标准已不适用,该修订了?
这类对标准和标准系统进行控制所必需的信息还可列举许多。对于涉及面较广、影响较大的标准,如果存在较多或较为严重的问题,是要越快越好地获得反馈信息并且越快越好地予以修正的。如果实施控制的管理机构不掌握这方面较为准确的信息,将不知如何作为,甚至无所作为,放任标准逐渐失效,甚至产生负效果。
(2)信息反馈路径:
标准信息反馈的基本功能是反馈标准化过程的状态信息,是标准化三角形中不可缺少的构成要素。然而,在某些标准化过程中并不具备完善的信息反馈子过程,许多标准的实施状况并无信息反馈,标准化管理机构并不清楚标准颁布实施后的状况如何,存在什么问题,标准系统状态信息的缺失使得标准的过程控制带有一定的主观性。
标准信息反馈问题,可以说是标准化三角形中的一个瓶颈。没有信息反馈就不会形成闭环过程,就是一个放任自流的过程、失控的过程,必然使其适应性和适用性都要不断衰减,难以发挥标准应有的作用。
标准信息反馈的缺失,其问题的关键是反馈渠道的不畅通和反馈功能不到位。标准化过程中,几乎每时每刻都有资源的投入、产出,以及信息从输入到输出的转换。这其中的大量信息,有的形成新的资源,要及时存储和积累;有的在系统中流动,沟通、协调各要素间的关系;有的则要向相关部门反馈,作为过程控制的输入等等。没有反馈渠道或渠道不畅通、不健全,这些极有价值的信息便白白流失。此外,标准信息的反馈是不会自动实现的,除渠道之外,还需要有相关的组织承担这样的功能,如果缺乏这样的组织对信息进行管理,将出现信息反馈功能严重缺失,这也是标准化系统功能结构上的一个重大缺陷。
(3)双向的信息沟通:
标准化过程也可以说是信息的传递和转换过程。在标准化过程网络中流动的信息不只是单一方向的反馈信息,而应该是双向的信息沟通。如前所述,向标准化管理机构反馈标准化过程的状态信息是十分重要的,而标准化管理机构在收集到信息后作出处理,并反馈给标准制定方、实施方,也是必不可少的一个过程,尤其企业在其标准化活动中,有时需要技术援助,有时需要政策指导,有时需要市场准入的有关信息支援。
建立沟通渠道、明确沟通职能、加快信息的传递速度、保证信息的质量、着力解决信息资源不足和信息不对称等问题是实施双向信息沟通的要求。这种双向的信息沟通是标准化生命力的源泉。
实现这些要求的关键一环就是建立完善的标准信息系统。建立这个系统的目的就是承担起双向信息沟通的任务。标准信息服务机构和标准信息系统,是否具有收集、处理、传递标准化过程状态信息的功能;能否快速有效地传递信息;是否能向标准使用方提供信息支援,特别是国际贸易中急需的标准信息,是衡量这个机构和这个系统的目的性及其功能价值的准则。
3.标准化过程改进
标准化过程是信息转换过程,将输入资源转化为输出的过程。过程改进就是克服信息传递的阻力,最大限度地提高标准化投资效果,实现增值转换。如前所述,标准化过程是不断自我调节,保持其适应性和适用性的过程。要随着外部环境及相关方要求等输入信息和资料的不断变化(如企业标准包括企业自身要求、顾客、供应商及分销商等所有方面,医院标准包括医院本身、患者、药品厂家、医用耗材供应商等方面),持续改过,标准化过程只有具备了这种能力,才可以适应这种变化。
标准化过程有资源输入(包括人力资源、资金、物资和信息等)、资源和信息的转换以及信息输出。每一个过程又包含若干子过程,每个子过程同样有输入到输出的转换。可以说在这个复杂的过程网络中,随时随地都可能产生影响资源转换质量和转换效率的因素,这就是标准化过程阻力。所以过程持续改进就是不断地发现阻力,消除阻力。此外,随着外部环境的变化,原有过程中的某些内容(如标准的水平、标准化工作程序等)也需要适应客观形势的要求加以改进。标准化就是在这个持续改进的过程中持续地向前发展,完成由标准化三角形向标准化金字塔的迁升历程。