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五、企业标准化的组织工作
(一)组织机构的建设
1.设立专职或兼职的标准化机构
创建标准化良好行为的活动,加强企业标准化工作,首先要加强标准化机构建设,构建好企业标准化机构网络。企业应根据其生产、技术和经营管理活动的需要设置相适应的标准化机构和人员,明确权责,由企业法定代表人或授权的管理者进行统一管理。
企业标准化管理人员应具备与所从事标准化工作相适应的专业知识、标准化知识和工作技能,经过培训取得标准化管理的上岗资格;熟悉并能执行国家有关标准化法律、法规、方针和政策;熟悉本企业生产、技术、经营及管理现状,具备一定的企业管理知识、组织协调能力、计算机应用及文字表达能力。
标准化机构应该是个常设机构,而绝对不是为了应付标准化良好行为确认而设立的临时机构。企业内各个部门应支持并配合标准化机构的工作,无论是专职还是兼职的标准化机构,都要按照企业标准化工作的基本要求和内容完成具体工作。
标准化机构需要完成的工作职责包括如下几个方面:
(1)标准化机构应了解与本企业生产、管理活动有关的法规、规章、强制性标准,具备有关文件。对重点应用的文件要让有关部门了解并掌握它们的适用情况,尤其是强制性标准的适用情况和效果。其中,保证职工的生产和安全,环境保护,企业产品的质量以及对消费者承诺的兑现等,为需要重点关注的工作。
(2)需建立长远标准化规划和年度计划。例如,如何与相关机构的工作进行协调和合作,如何维护企业标准体系,如何提高企业标准化信息系统的水平和能力,如何改进和提高标准化工作的方案等,从而保证能够落实企业的标准化任务和工作指标。
(3)组织制定、修订企业标准,建立健全企业标准体系。建立完善的标准体系需要组织有关人员组成标准体系编制小组,对标准体系的建立提出征求意见稿,并编写针对标准体系的编制说明,将标准体系及编制说明送给有关人员征求意见。经过一定形式的审查后发布企业的标准体系,用其作为企业标准化工作的依据之一。标准体系建立以后,要对它进行动态维护,不断删除不适合的内容,更新和补充新的内容。
(4)组织有关技术人员和管理人员参加企业标准制定工作。关注企业标准制定的进行情况,对企业有关人员进行标准化培训、教育,对企业有关部门的标准化工作进行指导。督促有关人员按计划完成标准的制定、修订任务,反映并协助解决标准制定和修订中产生的问题,向企业有关领导汇报标准制定情况并取得企业领导的支持,按规定安排企业标准的征求意见和审查工作,将标准的报批稿报企业法人代表或法人代表委托的负责人批准发布,组织印制企业标准供各部门使用。
(5)企业产品标准发布以后,按规定将标准文本、标准的编制说明及企业申请备案的申报文件送当地标准化行政主管部门和有关行政主管部门备案。如当地标准化行政主管部门和有关行政主管部门另有管理办法,应同时符合这些管理办法的要求。
(6)标准发布后,要定期对企业标准进行复审,经复审后确定企业标准已“确认”、需“修订”,还是应“废止”。企业标准的标龄不宜过长,复审工作需定期进行。
(7)实施并监督企业标准的实施情况。
(8)组织企业标准化人员参加各种标准化活动。企业标准化机构应与国内、国际有关的标准化技术委员会和国内外的标准化协会等组织进行联系,经常参与国内外的各种标准化活动,积极参与本企业有关的各级标准的制定和修订工作,并组织本企业标准化人员参加各个级别的有关标准化培训。
(9)建立企业的标准信息系统。应将企业标准化工作中所应用的文献收集齐全,建立标准信息数据库,以提供给各部门技术人员参考。将企业的信息系统与相关的信息系统相连接,以供查询。依法对企业标准档案进行归档。
(10)企业管理工作需要有大量的管理标准、工作标准和一系列的管理制度来规范,企业标准化机构应组织相关部门制定并落实这些文件。要使得这些文件能成为各个管理体系的支撑性文件。
(11)承担上级委托的有关标准化的其他任务。
2.企业标准化机构的形式
(1)企业设立标准化专职机构(如标准化处、室),在高层管理者的领导下,统一管理整个企业的标准化工作。在各职能部门(如技术、人力资源、营销等部门)或单位设兼职标准化员,负责本部门的标准化工作,业务上受企业标准化机构的领导。
(2)设立以公司高层领导为首,各部门负责人参加的企业标准化管理委员会,负责标准化重大问题的讨论、审批和决策。具体标准化办事机构设置与第一种形式相同。在标准化机构下面还应设立办公室(或秘书处),负责标准化工作的管理和日常事物的处理。
(3)不设立标准化专职机构,而是指定某个职能部门统一负责企业标准化工作,并设专职或兼职标准化员负责标准化工作,重大问题由企业领导审批、协调。产品单一,标准化工作量较少的小型企业普遍采取此种形式。
(二)人员构成及其职责
1.企业最高管理者
只注重研发、销售、设计,但忽略标准化工作的作用,会大大影响企业标准化工作的发展。企业标准化工作做的好坏,关键在于企业的最高管理者是否认识到标准化工作的重要性。作为企业最高管理者在企业中需落实的工作包括:贯彻国家标准化工作的方针、政策、法律、法规、规章,确定与本企业方针目标相适应的标准化工作任务和指标;落实企业标准化机构及人员的职责和任务;审批标准化工作计划、规划及其重大问题,批准标准化活动经费;审批企业标准,支持建立企业的标准体系,负责对企业标准体系的评定审核;将企业标准体系与其他管理体系有机联系起来;对推动企业标准化工作作出贡献的单位和个人进行表彰奖励;对不认真贯彻标准,造成损失的责任者按规定进行处罚。
2.企业标准化人员应具备的条件及其职责
企业标准化人员需具备与所从事的标准化工作相适应的专业知识和技能,熟悉并能认真执行国家有关标准化的法律、法规、方针政策和常涉及的强制性标准,熟悉本企业的生产、技术、经营和管理工作,掌握标准化的重要规定和要求,具备一定的协调能力和语言文字表达能力,外语能力强,计算机应用熟练等。
3.各职能部门、车间(标准化组或兼职标准化人员)的职责
企业标准化各有关部门人员需配合实施企业标准化机构下达的工作任务和指标,实施与本部门有关的标准,并依据管理标准和工作标准对员工进行考核、奖惩。
(三)标准化人员的培训
1.各级干部
包括企业最高领导和各职能部门领导,根据各自的职责,应该通过培训使他们熟悉国家有关标准化的法律、法规、方针、政策,了解标准化的基本知识,熟练掌握管辖范围内的管理标准、工作标准,并能贯彻和运行。
2.专(兼)职标准化人员
企业的专(兼)职标准化人员是企业科技干部队伍中的重要组成部分,为了适应企业标准化工作发展需要,首先必须造就一支有足够数量并能胜任工作的专(兼)职标准化干部队伍。
3.工人和一般干部
熟悉并能熟练运用与本职工作有关的技术标准、管理标准和工作标准。