1.3 明确使用场合

PPT只是一种工具，虽然这种工具在当今十分流行，但这并不代表它就是唯一的选择。当一份PPT真的能够帮助你的时候，它才有存在的价值。

对于小范围的创意讨论，参与者追求的是无缝的沟通和跳跃的思维，所以可以使用圆桌会议的方式，用便签、白板来记录每一刻都在迸发的灵感。对于内部会议，发言人可以提前准备一份精简的打印文档，在会议刚开始时让其他成员在规定的时间内自行快速阅读，之后直接回答他们的提问。在这两种情况下，用PPT演示可能会显得累赘。

随着PPT的普及，很多人都会因为习惯而选择这样的演示方式，并不去思考适合与否。例如，一些咨询公司的可交付成果由原本严谨厚重的印刷版书册变为打印的PPT文稿，不管是形式还是内容都让人感觉不够完善。

在制作一份PPT之前，需要思考的问题是：我真的需要这一份PPT吗？在考虑过多种方案后，如果仍然觉得PPT是最好的选择，这时候再开始制作PPT会更有目的性。

如果你不能很好地判断什么时候需要用到PPT，这里提供一点建议。当你所要进行的演示有以下特点时，PPT会是一个不错的选择。

• 内容专业，结构复杂，一份清晰的PPT可以帮助你准确地传递信息。

• 需要介绍某些事物，仅靠语言很难准确描述，一份设计精良的PPT可以提供视觉化的表达。

• 缺乏经验，没有信心上台演讲，一份简洁的PPT可以起到提词作用。