技能点6 工作岗位分析

工作岗位分析是企业中的一项常规性管理活动，是人力资源管理的基础。它要随着内在、外在环境的变化而加以修订。

一、工作岗位分析时机

一般来说，当企业出现以下情况时，就表明非常需要进行工作岗位分析：

（1）缺乏明确、完善的书面职位说明，员工对职位的职责和要求不清楚；

（2）虽然有书面的职位说明，但工作说明书所描述的员工从事某项工作的具体内容和完成该工作所需具备的各项知识、技能和能力与实际情况不符，很难遵照它去执行；

（3）经常出现推诿扯皮、职责不清或决策困难的现象；

（4）当需要招聘某个职位上的新员工时，发现很难确定用人的标准；

（5）当需要对在职人员进行培训时，发现很难确定培训需求；

（6）当需要建立新的薪酬体系时，无法对各个职位的价值进行评估；（7）当需要对员工的绩效进行考核时，发现没有根据职位确定考核的标准；

（8）新技术的出现，导致工作流程的变革和调整。

二、工作岗位分析的信息

为了准确地描述每个职位，人力资源经理有必要进行认真细致的职位分析工作，来收集职位描述所需要的各种与职位相关的信息，并了解该信息的来源。

1.工作分析信息的内容

（1）工作内容。指所从事的工作活动，主要包括：

①任职者所要完成的工作活动；

②任职者主要加工的材料；

③任职者的这些活动会产生的结果或产品；

④任职者的工作结果要达到的标准。

（2）工作目的，主要包括：

①执行这项工作的原因；

②这项工作与企业其他工作的联系及对其他工作的影响；

③这项工作在企业中的地位。

（3）责任者。指对从事某项工作的人的要求，主要包括：

①从事该工作的人必须具备的知识和技能；

②从事该工作的人至少应具备的经验；

③从事该工作的人应具备的身体素质；

④从事该工作的人应具备的心理素质；

⑤从事该工作的人在其他方面应具备的条件。

（4）工作时间。表示在什么时间从事各项工作活动。主要包括：

①哪些工作活动是有固定时间的？在什么时候做？

②哪些工作活动没有固定时间？应如何安排？

（5）工作环境。表示从事工作活动的环境。主要包括：

①工作的安全环境，包括工作的危险性、易患的职业病；

②工作的自然环境，包括地点（室内与户外）、温度、湿度、光线、噪声等；

③工作的社会环境，包括工作所处的文化环境（例如跨文化的环境）、工作群体中的人数、环境的稳定性等。

（6）与相关人员的关系。其是指在工作中与哪些人发生关系、发生什么样的关系。主要包括：

①在工作中的合作对象；

②工作的请示、汇报对象；

③向谁提供信息或工作结果；

④可以指挥和监控何人。

（7）操作方法及操作工具。即指任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果，以及在工作活动中怎样使用设备。主要包括：

①从事工作活动的一般程序；

②工作中所要使用的工具及所要操纵的机器设备；

③在使用设备中应注意的问题；

④工作中所涉及的文件或记录内容；

⑤工作中应重点控制的环节。

2.工作分析信息的来源

工作分析信息的来源可以分为以下四种。

（1）已有资料。

每个企业都有关于职位方面的资料，例如，企业中现有的岗位职责、规章制度、供招聘用的广告，这些资料能对工作岗位分析产生一定的作用。除此之外，有些企业已做过部分的工作调查、顾客调查等，虽然这些比较零散，但对工作岗位分析来说，是不可或缺的资料。

（2）任职者提供的资料。

任职者做工作日志记录，能比较客观地描述工作实际进行的情况。因为只有任职者心里最清楚工作的实际运行，所以他们的记录往往具有不可替代性。另外，任职者与工作分析专家的面谈，也可以提供工作的相关情况。

（3）同事提供的资料。

同事包括任职者的上司、下属。在工作分析中，任职者提供的资料具有主观性，存在不少缺点，在这种情况下，同事提供的资料也就显得不可或缺。同事提供的资料有助于进行一个对比，以检验工作分析问卷的有效性和可信性。因为同事可以站在另外一个角度，对任职者所担任的工作提出他们自己的看法，所以他们提供的资料，也是工作岗位分析的一个重要来源。

（4）观察。

观察包括直接观察和间接观察。

直接观察就是工作分析人员直接出现在现场，直接观察现任职位者以获取资料的方式。直接观察容易对任职者造成一定的影响。

间接观察就是通过电子监测器或闭路电视，以隐蔽的方式进行观察以获取资料的方法。间接观察虽然避免了对任职者造成的影响，但成本昂贵。不论采用哪种观察方式，都有其局限性，却也都能为工作岗位分析提供一些有用的信息。

三、确定工作岗位分析目标

要想进行工作岗位分析，首先要明确工作岗位分析目标。因为工作岗位分析的目标直接决定了进行工作岗位分析的侧重点，决定了在进行工作分析的过程中需要获取哪些信息，以及用什么方法获得这些信息。

1.选择研究对象

进行工作岗位分析时，应该选择哪些工作职位作为研究对象呢？一般说来，影响工作分析的因素有工作的重要性、完成难度和工作内容变化等。

（1）重要性。

对那些关系着组织成败的非常关键的工作是需要进行认真研究的，对那些因工作完成的难度比较大而需要对员工进行全面培训的工作也是需要分析的。

（2）完成难度。

由于技术变动或组织的管理方式变化使得员工当前的工作内容与以前制定的工作描述出现了差别，结果以原有的工作描述为基础的人力资源管理功能无法得到正确的体现，这时也需要对这一工作进行工作分析。

（3）内容变化。

如果企业中设置了新的工作岗位，也应对新的工作岗位进行分析。

2.弄清工作岗位分析侧重点

在一个已成立的组织中，工作岗位分析的目的不同，其侧重点也有所不同。

（1）工作岗位分析的目的是编写工作说明书并为空缺的岗位招聘员工，这时工作岗位分析的侧重点一方面是该岗位的工作职责，另一方面是对任职者的要求；

（2）如果工作岗位分析的目的是培训和开发，那么侧重点就在于衡量每一项工作的职责，以及这一职责所需的员工的能力；

（3）如果工作岗位分析的目的是确定绩效考核的标准，那么其侧重点就应该是衡量每一项工作任务的标准，需要制定任职者完成每一项工作任务的时间、质量、数量等方面的标准；

（4）如果工作岗位分析的目的是确定薪酬体系，那么仅仅通过访谈等方法获得描述性的信息就显得不充分，需要采用一些定量的方法对职位进行量化的评估，确定每一职位的相对价值；

（5）如果关心职位的定编定员，那么在工作岗位分析的时候就需要对每个职位的工作量进行测算，从而计算出所需人员的数量。

四、制定工作岗位分析实施方案

一般情况下，详细的工作岗位分析实施计划应包括以下几个方面：

（1）目的和意义；

（2）欲收集的信息；

（3）项目的实施者；

（4）程序及时间；

（5）方法的选择；

（6）参与者；

（7）提供的结果；

（8）结果的审核与评价者。

在制定实施方案时，还应注意规范用语，应对工作岗位分析中的用语进行规范。在工作岗位分析过程中，信息的表达方式可以是多种多样的，对于一个问题的理解和解释也是不尽相同的。为了争取不同的工作岗位分析人员所收集上来的信息一致，应减少因用语不同所造成的误差。

五、成立工作岗位分析小组

收集工作分析资料的人员通常有三种类型：工作岗位分析专家、主管和工作的任职者，他们都有各自的优点和缺点。因此，在成立工作岗位分析小组时，应充分注意到这点。一般情况下，专门的工作分析小组的成员包括：进行策划和提供技术支持的工作岗位分析专家、实施操作的专业人员及负责联络协调的人员。通常情况下，专家是从外部聘请的，其他人员则由企业内部人员承担。成立工作岗位分析小组的原则有：

1.人员选择和匹配应全面考虑

在工作岗位分析人员的选择和匹配上，要对整个组织的工作岗位分析活动有一个通盘的考虑。有的人员只要求能提供有价值的工作岗位分析计划方案，一般聘请专家担任；而有的人员只要求能熟练掌握工作信息分析的技能。熟悉操作工作岗位分析方案的能力，则需要较长时间才能掌握。因此，在考虑工作岗位分析人员的人选时，要充分依靠群众、相信群众，用非专家的方法来收集资料。特别要发动和依靠各个层次的管理人员，分派他们分析所管辖区域的工作。这样做有两个明显的好处：其一，可以节省费用；其二，可以加强管理人员的责任感，提高管理的效果。

2.明确成员职责

在成立专门工作岗位分析小组的同时，还要明确小组成员各自的职责。这样在工作时就不会出现互相推诿的现象，从而保证工作的效率和质量。他们的职责主要有两个方面：其一，在基本步骤的框架中制订更为详细的工作计划，并要求员工下决心去做；其二，审查与督促计划方案的实施。第一个责任涉及计划方案的组织与细化，第二个责任涉及计划方案的实施。

3.控制成员数量

工作岗位分析小组的人员数量视情况而定。如果工作难度大，重复性大，则小组的人员数量要相对多一些；如果工作难度不大，小组的人员数量就要相对少些。通常情况下，工作岗位分析小组成员的数量是单数，这样有利于结果的形成。

六、整理有关背景资料

在工作岗位分析中，有些信息需要去实地收集，而有些现存的背景资料对于工作岗位分析也是非常重要的，不能忽视。对工作岗位分析有参考价值的背景资料主要包括：企业现有的资料、国家职业分类标准或国际职业分类标准。

1.企业现有的资料

（1）组织结构图。组织结构通常是通过组织图描绘出来的，组织图中既包括了纵向的报告关系，同时也包括了一些横向的职能责任。

①组织结构的维度。

组织结构的两个最为关键的维度是集中化和部门化。集中化指的是决策权力集中于组织结构图上层的程度，它与将决策权分配到组织图的较低层次上的做法（即决策权的分散化）是相反的。部门化指的是各个工作单位在多大程度上是根据职能的相似性或工作流程的相似性进行分类的。

②组织结构的形式。

企业常见的组织结构形式是职能式组织结构和事业部组织结构两种。

（2）流程图。

组织结构对创造产出的不同个人及工作单位之间的静态关系提供了一种全面的概观，而工作流程设计对于投入转化为产出的动态关系提供了一种纵向的透视。相比较而言，流程图比组织图更为详尽，它表明了工作之间是如何彼此联系的。

组织图提供的是粗略的框架，而流程图则提供了对特定工作的更为详尽的分析。在实际的工作分析收集方法采用之前应该参考这些相近的资料来源。

（3）部门职能说明书。

部门职能说明书规定了组织中的一个部门的使命和职能，而工作分析就是要将部门的职能分解到下属的职位上去。仔细研究现有部门的职能说明，可以将部门的职能全面有效地分解到部门内部的各个职位上。如表1-5所示。

（4）企业中现有的工作说明资料。

在刚组建的企业中，并没有进行过工作岗位分析，其职位说明资料仅仅是企业的规章及供招聘的广告等少量资料。而在已走入正常发展轨道的企业中，关于职位描述方面的资料则要多一些。有很多企业都定期或不定期地实施过工作分析，因此在这些企业中一般会有一些现成的职位职责、职位描述等资料。这些现有的资料尽管可能不尽完善，或由于工作的变化已经与现在的实际情况不符，但仍会提供一些工作的基本信息，因此仍然具有参考价值。

2.国家职业分类标准

职业分类是采用一定的标准，依据一定的分类原则，对从业人员所从事的各种社会职业进行全面、系统的划分与归类。职业分类的基本依据是工作性质的同一性。我国的职业分类辞典中将职业分为大类（8个）、中类（66个）、小类（413个）和细类（1838个）四个层次，依次体现由粗到细的职业类型。每一个层次都有不同的划分原则和方法。大类层次的职业分类是依据工作性质的同一性，并考虑相应的能力水平进行分类的；中类层次的职业分类是在大类的范围内，根据工作任务和分工的同一性进行分类的；小类层次的职业分类是在中类的范围内，按照工作环境、功能及其相互关系的同一性进行分类的；细类层次的职业分类即为职业的划分和归类，它是在小类的基础上，按照工作岗位分析的方法，根据工艺技术、对象、操作流程和方法的相似的同一性进行分类的。

在进行工作岗位分析时，首先可以查阅职业分类辞典，找到类似的职位描述，然后进行适当的参考、借鉴，但一定要注意，不可照搬现有的资料，只可将现有的资料作为参考。

七、收集分析信息

在实施工作岗位分析调研之前，需要事先考虑收集哪些信息。一般而言，工作岗位分析所需要的基本数据的类型和范围取决于工作岗位分析的目的、时间约束和预算约束等因素。

1.信息收集原则

确定要收集哪些信息，可以从以下几个方面加以考虑：

（1）根据工作岗位分析的目的和侧重点，确定要收集哪些信息；

（2）根据对现有资料的研究，找出一些需重点调研的信息或需进一步核实的信息；

（3）按照工作岗位分析的内容考虑需要收集的信息。

2.审查和确认工作信息

通过对收集来的信息的加工、处理而形成的文字资料，必须由工

作任职者和任职者的上级主管进行审查、核对和确认，才会避免偏差。

八、取得相关人员理解

由于工作岗位分析需要深入到具体的每个工作岗位上，因此对每个岗位都要有全面而准确的了解，以便最终形成一份精确的工作说明书。在进行这项工作的过程中必然要同大量的工作任职者和管理者发生关系，因此赢得他们的理解和支持是非常必要和重要的。与参与工作分析的有关人员进行沟通主要有以下目的。

1.消除员工的戒备情绪

在工作中被人面对面地仔细观察时，员工往往会产生出于本能的不安。为了消除不安的情绪，可以向他们介绍工作分析对于开展工作的意义，对于管理工作的好处，提高他们的兴趣，另外，还要澄清他们对工作岗位分析的一些错误认识。例如，要让他们认识到工作岗位分析的目标是针对工作的，是为了分析岗位工作的一些特性，而不是评估工作任职者的表现，消除他们一些不必要的担心。让他们认识到工作岗位分析的结果并不是给大家增加工作量，而是通过明确职责分工以提高效率，减轻大家的工作负担。

2.采取适当的步骤

在进行工作岗位分析时，把步骤告诉参与的员工，有利于员工的心理安定。员工在进行工作时，若不知道工作岗位分析的步骤，就会有一种急躁情绪，告诉他们步骤，可以使得参与员工积极配合，最终使工作岗位分析得以协调进行。

3.合理安排时间

让参与工作岗位分析的人了解该工作大致需要进行多长时间，大概的时间进度是怎样的。这样，他们就会了解自己大概需要花费多少时间进行配合，便于事先做好安排，留出足够的时间来配合工作岗位分析人员工作。

4.使用正确的方法

让参加工作岗位分析的有关人员初步了解工作中可能会使用到的方法，以及在各种方法中需要如何进行配合、如何提供信息，这样会使收集的信息更加有效。

5.选择参与的方式

工作岗位分析人员在进行工作岗位分析时，容易与员工产生隔阂。在这种情况下，告诉他们如何参与及有问题和向谁寻求帮助，可以减少阻力，使得工作岗位分析可以顺利地进行。