3.2　会计账簿的设置与登记

3.2.1　会计账簿的基本内容

会计账簿的格式多种多样，但其基本构成包括封面、扉页和账页三个部分：

（1）封面

注明会计账簿的名称，如现金日记账、银行存款日记账、明细分类账、总分类账。

（2）扉页

主要填列会计账簿的使用信息：做账单位的名称、账簿启用日期及截止日期、账户目录、页次、经管人员一览表、做账人员及会计主管签章等。

（3）账页

会计账簿的主体，由若干账页组成，每一账页主要包括：账户名称（会计科目）、登账日期栏、做账凭证的种类和编号栏、摘要栏、借贷方金额和余额栏等。

不同种类的会计账簿所记录经济业务的内容、结构、格式、登记方法不同，本节主要介绍序时账簿及分类账簿的结构和登记方法。

3.2.2　会计账簿设置的原则

任何单位都应当根据本单位经济业务的特点和经营管理的需要设置一定数量的账簿。一般来说，设置账簿应当遵循以下原则：

（1）符合国家统一会计制度的规定。

（2）必须满足企业经营规模和管理的需要，全面、系统、完整地反映和监督经济活动及财务状况。

（3）账簿的设置要适应不同账务处理程序的需要，便于账簿的登记、审核和保管，要能为编制会计报表及时提供数据资料。

（4）账簿的设置既要有利于会计分工，加强岗位责任制，又要结合实际情况，力求简便、实用和灵活，节约人力、财力、物力，提高会计工作效率。

3.2.3　序时账簿的设置与登记

1.普通日记账

普通日记账是用来序时地反映和逐笔记录全部经济业务的日记账。普通日记账也称分录簿，它由会计人员按照每天发生的经济业务的先后顺序，确定应借应贷的会计科目，编制会计分录，逐笔记入普通日记账的相应栏目，作为记入分类账的依据。其格式和内容如表3-1所示。

表3-1　普通日记账

普通日记账的功能和作用只是把反映繁杂经济业务的每一张做账凭证的内容集中在一起，可以全面了解一个时期企业经济业务的全貌。但普通日记账不便于分工记录，也不能把各种经济业务进行分类反映，且根据普通日记账逐笔登记总账的工作量很大。所以，许多单位并不设置这种普通日记账，而是直接根据做账凭证登记分类账，以减少重复工作。

2.特种日记账

特种日记账是将大量重复发生的同类经济业务，集中在一本日记账中进行登记的账簿。最常见的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账，其账页格式又分为三栏式和多栏式。由于三栏式日记账最为常见，在此我们仅对三栏式日记账进行介绍。

现金日记账是出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行付款凭证款（记录从银行提取现金业务），按经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。

银行存款日记账是出纳人员根据银行收款凭证、银行付款凭证和现金付款凭证款（记录现金存入银行的业务），按经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。

三栏式日记账是指账页的金额栏设借、贷、余三栏，用来逐日逐笔登记现金或银行存款的增减变动情况的序时账。其格式及内容如表3-2、表3-3所示。

表3-2　现金日记账

表3-3　银行存款日记账

以下是三栏式日记账的主要栏目及其填写方法：

日期栏：登记做账凭证的日期，应与现金或银行存款实际收付日期一致。

凭证栏：登记入账的收付款凭证的种类和编号。

摘要栏：简要说明登记入账的经济业务的内容。

现金支票号数和转账支票号数栏：如果所记录的经济业务是以支票付款结算的，应填写相应的支票号数，以便与银行对账。

对方科目栏：登记现金或银行存款收入的来源科目、支出的用途科目。

借方、贷方、余额栏：现金日记账与银行存款日记账是由出纳员根据审核无误的收、付款凭证（现金日记账根据现金收、付款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证登记；银行存款日记账根据银行存款收、付款凭证和与银行存款有关的现金付款凭证登记）逐日逐笔登记。每日的现金或银行存款收付业务登记完毕后，应当各自结算出当日收入、支出合计数，并结出余额，做到“日清”。每月末同样计算现金和银行存款各自的收入、支出合计数，并结出余额，通常称作“月结”。

现金日记账的每日结存余额，应与库存现金的实有数核对相符；银行存款日记账的每日结存余额，应定期与银行对账单核对相符，每月至少要核对一次，并通过编制银行存款余额调节表检查银行存款记录的正确性。如果一个单位按规定在银行开设了不同银行存款账户，则应分别设置银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账还应定期与会计人员登记的现金总账和银行存款总账核对相符。

3.2.4　分类账簿的设置与登记

1.总分类账簿

总分类账簿简称总账。它是按照会计制度中规定的一级会计科目开设的，分类汇总反映各种资产、负债和所有者权益以及费用、成本和收入总括情况的账簿。总分类账在全面、总括地反映全部经济业务的同时，又能为编制会计报表提供依据，因而，任何会计主体都要设置总分类账。

总分类账簿一般都采用订本账，在一本或几本账簿中将全部总分类账户按会计科目的编号顺序分设，因此对每个账户应事先按业务量的大小预留若干账页。

总账一般只进行货币量度的核算，因此总分类账多使用三栏式，在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，其格式及内容如表3-4所示。

表3-4　总分类账样式

总分类账中的对应科目栏，可以设置也可以不设置。“借或贷”栏是指账户的余额是在借方还是在贷方。

由于采用的账务处理程序不同，总分类账的登记方法和登记程序也不一样。它可以直接根据做账凭证，按经济业务发生的时间顺序逐笔登记；也可以根据科目汇总表登记；还可以根据汇总做账凭证按期或分次汇总登记。具体登记方法参见第4章。

2.明细分类账簿

明细分类账简称明细账。它是根据经营管理的实际需要，按照某些一级会计科目所属的二级科目或明细科目，分类、连续地记录和反映有关资产、负债和所有者权益以及收入、费用和成本的增减变动等详细情况的账簿。

设置和运用明细分类账，能够详细地反映资金循环和收支的具体情况，有利于加强资金的管理和使用，并可为编制会计报表提供必要的资料。所以各会计主体在设置总分类账的基础上，还要根据经营管理的需要，设置若干必要的明细分类账，以形成既能提供经济活动的总括情况，又能提供具体详细情况的账簿体系。

明细分类账簿的通用格式有三种：三栏式明细分类账、多栏式明细分类账和数量金额式明细分类账。

（1）三栏式明细分类账

三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账相同，只设置借方、贷方和余额三个金额栏。它主要适用于只要求提供价值指标的账户，如预收账款、应收账款、长期股权投资、应付账款、实收资本等科目的明细核算。其账页格式及内容如表3-5所示。

表3-5　应收账款明细账

（2）数量金额式明细账

数量金额式明细账的账页格式是在收入、发出、结存三栏下，再分别设数量、单价和金额栏。它主要适用于既要提供价值指标，又要提供数量指标的账户，如原材料、库存商品等账户的明细分类账。

（3）多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是根据经营管理的需要和经济业务的特点，在一张账页的借方栏或贷方栏下设置若干专栏，集中记录某一总账科目所属的各明细科目的内容。它主要适用于损益类等经济业务的明细核算，如生产成本、主营业务成本、销售费用、管理费用、营业外支出、主营业务收入、营业外收入等账户的明细分类账。

此外，为了适应固定资产、低值易耗品等明细核算的特殊要求，其明细分类核算的格式一般采用卡片式，具体格式可以自行设计。

明细分类账的登记，应根据会计主体业务量的大小、业务性质及管理要求选择不同的登记方法，可以直接根据原始凭证或原始凭证汇总表、做账凭证逐日逐笔登记或定期汇总登记。在月末将总分类账的余额与其所属的明细分类账的余额之和核对相符。有些会计科目，如经济业务内容单纯、发生次数较少，可以不设明细账。

3.总分类账与明细分类账的平行登记

总分类账与明细分类账的平行登记是对所发生的经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面在有关的总分类账中进行登记，另一方面同时在该总分类账所属的各有关明细分类账中登记。平行登记既可以满足管理上对总括会计信息和详细会计信息的需求，又可以检验账户的完整性和正确性。采用平行登记的规则，应注意以下几点：

所谓平行登记是指对所发生的每项经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入有关总分类账户所属明细分类账户的方法。平行登记既可以满足管理上对总括会计信息和详细会计信息的需求，又可以检验账户记录的完整性和正确性。其要点主要包括以下四个方面：

（1）依据相同

对发生的经济业务，都要以相关的会计凭证为依据，既登记有关总分类账户，又登记其所属明细分类账户。

（2）方向相同

将经济业务记入总分类账和明细分类账时，做账方向必须相同。即总分类账户记入借方，明细分类账户也记入借方；总分类账户记入贷方，明细分类账户也记入贷方。

（3）期间相同

对每项经济业务在记入总分类账户和明细分类账户过程中，可以有先有后，但必须在同一会计期间全部登记入账。这里的“同一期间”是指同属一个会计期间的账户，并不是指同一时点登账。因为明细账一般是根据做账凭证及其所附的原始凭证于平时登记，而总账因选择的账务处理程序不同，可能在平时登记，也可能定期登记，但登记总账与登记明细账必须在同一会计期间内完成。

（4）金额相等

记入总分类账户的金额，应与记入其所属明细分类账户的金额合计相等。这里包含以下含义：总分类账户本期发生额与其所属明细分类账户本期发生额之合计相等；总分类账户期末余额与其所属明细分类账户期末余额之合计相等。