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“想知道什么？”——目的左右形式

设计输出想象图的时候，首先要做的事情就是“明确目的”。换句话说，就是“明确通过Excel资料想让人知道什么”。

举例来说，制作销售额Excel资料的时候，可以采用很多种形式，比如既可以按照商品分类，也可以按照店铺分类。图1-10中的（1）是按照商品类别制作的销售额表，（2）则是按照店铺类别制作的销售额表。

比较两种形式的销售额表格，我们可以发现：下图（1）的行数要少一点，看起来精练一些；下图（2）要把商品A、商品B的销售数量和价格重复两次，因此行数就多一些。

图1-10 目的不同，形式也不同

但据此就说（1）的形式更好？其实也不尽然。

为什么这么说呢？我先举个例子，公司在分析销售战略的时候，发现“大阪店的销售额有所下降，应该采取一些必要的措施扭转颓势”。

这种情况下，（2）就是最为合适的资料形式。因为（2）是按照店铺分类设计的，其中有各地店铺的详细销售数据，对于分析大阪店销售额下降的原因，以及采取相应的对策，有更大的帮助作用。综上所述，输出想象图的形式，由“想知道什么、想分析什么”来决定。

＞＞＞ 仅凭一句“给我总结一下销售额变动情况”，我们没法开展工作

我们制作Excel资料的形式，会根据目的的不同而发生变化，因此，事先需要明确制作资料的目的。我们在工作中经常能接到上司含混不清的指示，比如“给我总结一下销售额变动情况”。这样的指示，就没有明确的目的，我们无法就此制作资料。

如果上司的指示是“我想了解一下上半年发售的新商品的销售情况”，我们就可以按照商品类别制作上半年商品销售情况表。如果上司的指示是“我想了解销售额增加背后的原因”，我们就可以把销售额、广告宣传费用等相关数据总结成一张Excel表格。可见，只有在目的明确的情况下，我们才能有针对性地制作资料。而且，在不同目的下制作资料的内容也大不相同。

但现实中，有太多上司发出的指示不够明确，就比如前面说的“给我总结一下销售额变动情况”。如果我们按照这个含糊的指示制作资料的话，做完之后上司的反馈常常是：“这不是我想看的数据，重新做！”

重做，是Excel作业效率低下的最大原因。所以，事先明确制作资料的目的，可以有效防止日后的“重做”和“修改”，从而缩短整体的作业时间。关于这一点，不仅制作Excel资料的工作人员要有意识，那些提出指示的上司、领导、经营管理者，也要重视起来。在提出指示之前，把“自己想要什么样的数据”先梳理清楚。

图1-11 目的明确的例子和目的不明确的例子