前言
为什么你的Excel作业速度那么慢？

＞＞＞ 投资银行追求的是“极速与零失误并立”

本书的焦点是“如何以最快的速度”制作Excel资料。当年，我在外资投资银行工作的时候，学习、磨炼了一身极速使用Excel的技巧。如今，在这本书里我会把自己的Excel技术毫无保留地传授给大家。

平时我会举办面向企业和个人的Excel讲座，到现在，来参加讲座的朋友已经累计超过了万人。通过交流我发现，很多朋友对于Excel都抱有一个同样的烦恼——自己制作Excel资料的速度实在是太慢了！

经过长期观察，我发现很少有商务人士对自己的Excel技术感到满意。绝大多数人都对Excel怀有畏难情绪，甚至不少朋友把Excel视为心中永远的痛。不管用了多少年的Excel，依然会出现计算错误、页面设计丑陋，甚至羞于把自己制作的Excel资料给别人看的情况。也有一些朋友，用了Excel好几年，却不知道快捷键的存在，每一步操作都要用鼠标点来点去，宝贵的时间就在鼠标笨拙的移动过程中白白消耗掉了。

另一方面，我想每家公司也都有那么一两个因为Excel用得很好而备受欢迎的人。他们在制作Excel资料的时候，周围的人只能送上仰慕的眼神，因为他们的极速操作实在令人眼花缭乱。很多人心里会想：“哇！他好厉害！我也想把Excel用得这么捧！”可是脸上却诚实地露出绝望的表情。

不过，请您不要放弃！其实，只要掌握一定的技巧，任何人都能极速操作Excel。

我大学毕业后，进入摩根士丹利证券公司工作，在投资银行部门从事企业并购、融资等相关工作。在投资银行工作，极速的Excel操作技术是必备的基本技能。以并购企业为例，我们必须在限定的时间内以最快速度计算出合理的收购价格。而我们计算价格，使用的就是大家常用的Excel软件。

当然，只图快也是不行的，在Excel上“一顿操作猛如虎”，结果把收购价格算出100亿日元的误差，那不仅自己要“下课”，还会给公司、客户带来不可弥补的损失。所以，我说的是“极速与零失误的并立”。刚进入外资投资银行工作的新人，在入职培训中会接受关于Excel的魔鬼训练。

我离开摩根士丹利之后，在一家互联网公司负责财务工作，同时举办面向企业和个人的Excel使用技巧、制作财务模型的讲座。在我离开投资银行界，接触到很多其他行业的工作者之后，由衷地感受到——大部分商务人士在Excel作业中浪费了太多的时间和精力。

具体来看，这不仅仅体现在很多人不知道Excel的众多快捷键，在操作中浪费了大量时间；还体现在一些“不良习惯”上，比如，指派部下进行完全没有必要的“Excel分析”，或者在没有设计好目标图景的情况下就开始盲目制作Excel资料。

＞＞＞ “极速”有两种

本书由两大部分构成，前半部分为“设计篇”，后半部分为“技巧篇”。

在Part 1“设计篇”中，我将以“制订事业计划”这种需要团队协作完成的Excel作业为对象，讲解为了实现“零浪费完成工作”的目标而必需的流程和思维方式。

对Excel作业来说，实际上事先的准备工作尤为重要。如何让整个团队对目标愿景达成共识以及为此该如何进行有效沟通？这些都将极大影响Excel作业的效率。

在Part 2“技巧篇”中，我主要介绍Excel中常用的快捷键，这是每个使用Excel软件的商务人士都应该牢记在心的。请读者朋友放心，在本书中，关于Excel“函数”或“宏”之类的专业难懂的内容，我一点都不会谈及。

不管您的工作内容是什么，只要用得到Excel，我建议您把制作Excel表格、调整格式、计算检查等最基本的快捷键都记下来，作为您应该掌握的最低限度的“极速操作技巧”。本书的开篇，我就为大家列出了经过我严格筛选的快捷键清单，请您务必熟记在心（我事先进行了问卷调查，对于多数人都“不知道，但想知道”的快捷键，我优先发布了出来）。

＞＞＞ 为什么“设计篇”很重要？

读完Part 1您会发现，这一部分我并没有讲有关Excel“操作”的任何事情。所以，那些想马上了解如何使用快捷键的朋友，可以先读Part 2。但是有一点大家一定要注意，如果没有Part 1的思维方式做基础，即使您把快捷键使用得再熟练，也不能从整体上提高工作的效率和生产性。

其中的原因是，Excel作业，大多是以团队形式展开的。虽然Excel操作都是每个人独立完成的，但在制作一份Excel资料的过程中，肯定会从其他人那里得到信息或数据，资料做好后也肯定会经过别人的检查，最后还要把资料对别人进行讲解说明。

在我开展进修培训的数十家企业客户那里，我无数次地听到这样的抱怨——“在工作中，我一直疲于应付上司的无端要求。你可能都想象不到，做一项工作，我要花多少时间来应付上司的无端要求！”“在制作Excel资料的时候，团队中的每个成员都会一遍又一遍地反复计算，直到项目的截止时间。可还是不能减少计算错误的出现。”我认为，为了防止这些问题反复发生，一家公司或一个团队，需要彻底共享“思维方式”，也就是在思维方式上达成统一。

＞＞＞ 本书的前半部分：
目标直指“最短距离”的Excel作业

使用Excel软件制作资料速度慢、耗时长的一个重要原因是不熟悉Excel的操作技巧，这是技术问题。其实，还有一个更重要的原因，那就是很多人还没有弄清楚自己到底要用Excel做什么的时候，就盲目下手了。

举个具体的例子，上司想得到某种数据，但他自己心中也只有一个大概方向，并不能具体、形象地描绘出这些数据的范围。在这种情况下，他向部下下达指示，要求部下制作一份关于这种数据的Excel资料。可想而知，上司自己都没弄清楚自己想要什么样的数据，在指示部下的时候，当然也说不清楚。此时，最惨的就是部下了，在接到上司目标不明的指示后，也得按照自己的理解，硬着头皮去做资料。做好呈现给上司后，上司看了觉得“这和自己想要的数据不太一样”，便要求部下修改。结果改完再看，还是不行……反复多次的修改导致的结果是在限期内无法完成，或者完成度不够（上图中的失败案例）。

为防止此类失败的出现，应该事先将输出想象图设计好，并在整个团队中（从上司到部下）共享，对输出想象图达成共识之后，再按照“最短距离”向目标前进，才能提高作业的速度和质量（上图中的成功案例）。

本书的前半部分就是在教大家掌握顺畅的团队沟通方式，寻找到通向目标的“最短路径”。

＞＞＞ 本书的后半部分：
将快捷键的作用发挥到极致，把Excel作业的生产性提高10倍！

为什么有的人工作效率高，有的人工作效率低？我认为，最能拉开差距的因素就是对Excel软件使用的速度。其实，制作Excel资料的时候，可以完全抛开鼠标，只敲击键盘（使用快捷键）就完成全部Excel的操作。但是，大多数商务人士制作Excel资料的时候，都离不开鼠标。而使用鼠标，无疑会大大拖慢工作的速度。

在外资投资银行中，刚入职的新人就被要求必须掌握极速Excel操作技巧。我当初刚入职外资投资银行的时候，就把Excel快捷键清单贴在办公桌最显眼的地方，天天苦练高效制作财务模型的技巧。

就我个人的经验而言（当然，可能有些主观），熟练掌握Excel快捷键的人和不会用快捷键的人，制作Excel资料的速度会有10倍之差。我在举办Excel讲座的时候，有时我会当场为观众展示自己高速敲击键盘制作Excel资料的场面。台下的观众无不惊愕，有的人甚至目瞪口呆说不出话来。我不是为了“炫技”，只是想让观众朋友们知道，原来还可以如此高速地操作Excel软件。

最近很多企业格外关注员工的工作效率，在提高生产性方面也做了不少努力，但是我觉得，员工使用Excel软件的速度还有巨大的提升空间。我希望朋友们可以通过这本书，掌握Excel操作技巧，把工作效率提升到一个新高度。

不过，在这里我也想强调一点，“Excel操作速度快”并不能完全和“工作能力强”画上等号。熟练掌握Excel软件各种快捷键的应用，提高工作效率，最重要的意义是让您有更多的时间来“思考”。