任务2　掌握应用文的构成要素

一、主题

（一）主题的含义

主题与材料是应用文书内容的基本要素。主题，又称主旨、题旨、立意等。具体地说，主题就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。

（二）主题的来源

主题主要来源于三个方面：一是社会生活的客观需要，解决现实问题，指导实际工作。二是本单位、本部门或个人处理公、私事务时的需要。三是党和政府的方针、政策与有关决策意图。

（三）主题的表现方法

（1）显现法。又叫直接法，是在文章的某一部位，用明确而简练的语言，直截了当地把主题表述出来。

（2）对比法。是通过对文章不同侧面或不同性质内容的对比来揭示主题。

（四）主题的写作要求

（1）正确。主题正确是撰写应用文的基本要求。应用文主题要以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同时也要符合客观实际，反映客观事物的本质与规律。

（2）集中。主题集中指应用文要集中表达一个主题，即重点要突出，围绕一个中心思想把问题说深、说透，不要试图在一篇文章中表达许多意图，也不要在一篇文章中使用许多与主题无关的材料，使主题分散、零乱。

（3）深刻。撰写应用文要求揭示所反映事物的本质及内部规律，提出能推进社会发展的有益见解。

（4）鲜明。指应用文的观点必须明确。文章肯定什么、反对什么，作者要态度鲜明，表述得清清楚楚、明明白白，决不能够模棱两可、含糊其辞，使读者不容易理解。

二、材料

（一）材料的含义

材料，是指作者为了某种写作目的，从实际工作、学习、生活中搜集到的或写入文章中的一系列事实根据和理论根据，如人物、事件、数据、例证、原因、道理等。它包括经过作者选择提炼后写进具体文章中的材料，以及作者在写作之前搜集和积累的原始材料。

（二）主题与材料的关系

主题与材料的关系主要有：材料是文章的内容，主题是文章的思想，两者要统一；主题要统帅材料，要围绕主题选择材料；材料必须能够证实主题，材料与主题应一致。

（三）材料的收集、选择和使用

1.收集材料

收集材料要求全面、深入、细致，具体方法有：

（1）观察，是作者凭借自己的感觉对对象进行有目的、有计划、比较持久的感知，记录所得的材料。包括总体观察、细节观察、比较观察和过程观察等，都有由表及里、由现象到本质的深入过程。这是取得第一手材料的主要途径。

（2）体验，即置身于对象所处的环境之中，用整个身心去感受。通过体验获得切身感受，以积累素材。

（3）调查访问，即通过向知情人、有经验的人询问以了解真实情况，获得材料。可以综合运用观察、体验、查询、阅读等手段，采用开座谈会、个别访问、现场了解、蹲点调查、问卷调查等方法有目的、有计划地收集材料。

（4）间接摄取，包括两种方法：一是阅读观听，就是从各种文献、音像资料中获取材料；二是计算机检索，它是当今最便利、最普遍的搜集材料的方法。

2.选择材料

要紧扣主题，选择具有真实性、典型性和新颖性的材料。材料必须真实，应当对所选材料的真伪加以甄别，对材料中的地点、时间、人物、事件的过程及具体的数据加以核实。要选择具有典型性的材料，因为典型性材料反映事物的共性和特征，能够揭示事物的本质和规律，有很强的说服力。要选择具有新颖性的材料，因为新材料往往反映新事物、新情况、新思想，更符合时代的特点，容易引起人们的共鸣，给读者以思想上的启示。

3.使用材料

使用材料直接关系到主题的表达和文章的质量。要根据应用文的不同性质决定材料的使用方式。材料的使用方式有两种：一是作为撰写应用文的依据，具体材料并不写入文章；二是作为文章的论据或消息的主体，这些材料必须写入文章。材料的使用还有详略问题，应根据文章的撰写目的，确定材料使用的详略。

三、结构

（一）结构的含义

结构是指文章内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

（二）结构的内容

1.开头与结尾

（1）常见的开头方式有：陈述目的式、说明根据式、交代缘由式、概述情况式、提出问题式、引述来文式。

（2）常见的结尾方式有：自然收尾式、总结归纳式、特别强调式、补充说明式、期望号召式、惯用语式。

2.层次与段落

（1）安排层次的常见方式有：1）纵式层次结构，即思路纵向展开的结构方式。具体有两种类型：时间顺序式和逻辑顺序式。2）横式层次结构，即思维横向发展的结构方式。3）纵横结合式层次结构，即将纵向推进和横向展开结合起来交叉安排层次的结构方式。

（2）划分段落要注意：保持段意的单一性；注意段意的完整性；注意段落的有序性；段落的长短要适度。

3.过渡与照应

（1）过渡。在写作中需要过渡的情况大致有三种：1）从一层意思转换到另一层意思或从一件事情转换到另一件事情时。2）当内容由总到分或由分到总时。3）表达方式变化，由叙到议或由议到叙时。

过渡的形式有明渡和暗渡两种。明渡指有明显标志的过渡，常用的形式有过渡段、过渡句或过渡词语。暗渡指无明显标志的过渡，主要靠层次、段落间的逻辑关系来过渡。

（2）照应。常用的照应方法有：首尾照应；文题照应；文中照应。

四、语言

（一）语言的表述要求

应用文的语言运用，总的来说，要表述准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接受者歧解，贻误工作。应用文的语言表述，根据不同文体，须遵循下述要求：

（1）严谨庄重。具体要求是：使用规范化的书面语言；使用含义明确而具有限定性的词语；使用专用词语。

（2）准确恰当。应用文的语言表述必须符合客观实际，符合逻辑，即概念明确，判断和推理正确而恰当，符合语法修辞的规范。

（3）朴实得体。朴实，即文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述，不追求华丽辞藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。得体，即用词适应不同种类的应用文的需要，说话有分寸、适度。

（4）简明生动。应用文的用语必须简明、精练，用尽可能少的文字浓缩大量的信息，做到言简意赅。

（二）应用文专门用语

（1）称谓词。在应用文写作中，涉及机关或个人时，通常应称机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”、“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称；第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称；第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。

（2）领叙词。常用的有：根据、按照、为了、接……、前接或近接……、遵照、敬悉、收悉、查、为……特……、……现……如下。领叙词多用于文章开端，引出法规、政策或上级文件等作为行文的根据或事实依据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。

（3）追叙词。追叙词是用以引出所追叙事实的词。写作中有时需要简要追叙有关事件的办理过程，为使追叙的内容自然，通常使用追叙性词语。如：业经、前经、均经、即经、复经等。

（4）承转词。承转词又称过渡用语，是承接上文、转入下文时使用的关联、过渡词语，主要用于陈述理由及事实，引出作者的意见和方案等。承转词不仅有利于文辞简明，而且能起到前后照应的作用，如：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、概言之等。

（5）祈请词。祈请词又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。如：希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、要求等。

（6）商洽词。商洽词又称询问词，用于征询对方意见和态度，具有探询语气。如：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否同意、意见如何等。

（7）受事词。受事词即向对方表示感谢、感激时使用的词语。如：蒙、承蒙等。

（8）命令词。命令词即表示命令或告诫语气的词语，目的在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。如：着、着令、特命、责成、令其、迅即、切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理等。

（9）目的词。目的词是直接交代行文目的的词语。用这类词简明、直接地表示行文目的，以便受文者正确理解并按时办理。如：请批复、请函复、请批示、请告知、请批转、请查照办理、请遵照办理、请参照执行、望周知、请备案、请审阅等。

（10）表态词。表态词又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确的意见时使用的词语，如：应、应当、同意、不同意、准予备案、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理等。

（11）结尾词。结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。有用以结束上文的词语，如：特此报告、特此通知、特此批复、特此函复、特此函告、特予、此致、谨此、此令、此复等；有再次明确行文的具体目的与要求的词语，如：……为要、……为盼、……是荷、……为荷等；有表示敬意、谢意、希望的词语，如：敬礼、致以谢意、谨致谢忱等。

（三）语言的表达方式

（1）叙述。叙述方式有顺叙、倒叙、插叙、分叙等。文章中记叙事件的发展过程、介绍单位的基本情况，一般都用顺叙，即按时间先后为序来叙述。倒叙、插叙、分叙等用得较少，只在通讯、消息、调查报告的写作中才用。

（2）说明。说明在应用文写作中使用广泛，如解说词、广告词、说明书、简介等。经济文书、科技文书、诉讼文书、行政公文等，也常常借助说明的方法解释、剖析事理。

（3）议论。调查报告、简报、嘉奖令、总结、通报等文体，经常在叙述事实、说明情况的基础上，用议论表明对人物、事件、问题的评价。指示、决议、纪要等公文，也常用议论来阐明党和国家的方针、政策，让下级机关和群众理解和执行。