Chapter Two
第2章 快速掌握结构化表达

2.1 结构化表达的特点

根据芭芭拉·明托的《金字塔原理》和李忠秋的《结构思考力》，结构化思维的基本原则是：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进，如图2-1所示。

根据结构化思维的基本原则，结合沟通的基本要求，结构化表达的特点可以概括为：主题明确、逻辑推进、分类清楚、以上统下。

1. 主题明确

结构化思考强调结论先行，即用一句简单的话概括整个信息的全貌，要求凝练、清晰、易懂。这一点在思考时是必须强调的，但是表达时讲究换位思考，虽然在思考时必须高度概括结论，但是是否结论先行还是要根据沟通情境和沟通对象的情况进行斟酌。

如果碰到以下情况，适合结论先行。

（1）信息复杂

如前面所描述的那样，在信息泛滥的今天，我们很难集中注意力，特别是当需要沟通和分享的素材、模块和内容非常多，远远超过短时间内所能记住的范畴时，必须遵循结论先行的原则，把结论放在开头说，这样对方才更容易记住我们想要表达的主题，并理解后面所要表达的内容的目的。

案例：如何化繁为简，向领导做精简的汇报？

如果你是某个项目的负责人，在项目执行过程中出现了以下情况：

● 客户刚才又打电话催进度了，这次项目的时间紧、压力大，恐怕下个月完不成，要延期了。

● 老刘是项目组年龄最大的，和客户也比较熟悉，但是技术水平有限，也经常出一些小错误，你对他不放心。

● 小张是项目骨干，经验最多，但刚刚结婚，下周要休婚假，大约有10天。

● 你也问过了负责人力资源的工作人员，部门要招聘的人目前并没有合适的人选，即使招到了，在这个项目上也来不及安排了。

● 刚毕业的小李很努力，值得培养，但是项目经验还是不足。

针对以上这些信息，如何向领导汇报呢？

显然，你在向领导汇报时如果试图逐一把前面5个情况都说一遍，想必还没有说完就会被他直接打断：“你到底想说什么？”因为如果你只是向领导汇报这些细节的话，出现的情况就是讲了半天仍然没有切入主题，领导的时间和注意力都是有限的，这时他会不耐烦，按照这种方式表达，不仅无法实现你的沟通目的，还会导致领导怀疑你的能力。

如果这个时候用结构化表达的话，首先应该说的是结果，即你的请求：“为保证项目按时完成，能否再派一个成熟的设计人员来项目组？”然后再逐一向领导说明原因，沟通效果就大不一样了。

（2）时间紧迫

由于记忆和理解的时间有限，表达者没有充分的时间去说明，受众也没有充分的时间去记忆和思考，此时就需要结论先行，省去说明和思考的时间，比如众所周知的“电梯营销”案例。

案例：“电梯营销”

假如你是麦肯锡公司咨询顾问，接到某装饰材料公司的一个任务，必须针对公司市场份额下降的现象找到原因并且给出对策。你工作了6个月，准备了一份报告，并且与公司CEO约定了一个2小时的会议做汇报。会议开始前CEO突然接到一个紧急电话，必须到律师处约谈一个紧急事情。在这种情况下，CEO说何不一起下电梯谈谈你的想法呢（30秒钟）。你将在这30秒钟内说什么呢？

2个小时的汇报要浓缩到30秒钟，而且还要说到CEO心动，这样他才可能在百忙中再安排时间与你见面，这个难度是不是很大？

其实在我们的工作中也经常会碰到类似的情境，比如开年终总结大会，你本来准备了1个30分钟的发言，到了会场，总经理可能会突然告诉你，由于议程临时变更了，现在只给你5分钟发言时间。

在较短的时间中，“电梯营销”的效果主要还是应该以内容取胜，只有那些能够获得受众的注意力、为受众带来价值并且向受众传递良好意愿的表达内容才会打动对方。在这里，我们建议使用“开场抓手+观点+论据+呼吁行动”的框架，如图2-2所示。关于演讲框架，在第6章中会有更为详细和系统的介绍。

使用以上框架，用抓手和结论吸引CEO的注意，可以进行以下即兴演讲：

根据调查，我们认为这个方案可以让公司在6个月内市场份额上升30%（抓手：CEO最关心的事情），也就是需要将公司销售人员的组织由以前的按照区域划分改为按照产品划分（观点：一句话总结行动方案），具体情况我们后面详谈，祝您和律师约谈愉快（呼吁行动：不忘记安抚CEO可能的紧张情绪，传递自己的关心）。

“电梯营销”作为时间紧迫的极端情况，也是最经典的例子。在这个时候，无论是说明报告的内容，还是要引起对方兴趣，或是要激发对方思考，都要高度浓缩，并且把结论放在前面讲，否则就会浪费掉宝贵的时间，无法实现沟通目的。

（3）受众需要

沟通的本质是换位思考。无论通过口头还是书面方式，要想让对方理解我们表达的内容，就应该站在对方的角度去思考，根据对方的偏好、知识面和利益点组织信息，从而尽可能降低理解成本。

在绝大多数商务情境中，我们都追求高效和精准，因此对方更多地会希望我们先把结果说清楚，在有一个准确预期的情况下再慢慢介绍背景。即使我们还没有结论，是希望对方给个结论，那么这个希望也可以作为主题。

案例：如何说好第一句话

假如你在公司主要负责销售策略的制订。现在你发现竞争对手的同类产品价格下降了2%，这导致了本公司市场占有率下降，而上一期公司的销售成本还上升了1%，此时你的判断是必须尽快降低产品的价格。

在这种情况下，你开始向领导汇报：A公司的同类产品价格下降了2%，我们上一期销售成本上升了1%，市场占有率也下降了。

如果仅仅只是这样表达，想必领导会非常困惑：你想说明什么？是希望降低价格？还是要调查一下销售成本升高的原因？或者只是汇报现状？

按照结论先行原则，此时你在汇报前要先想好你汇报的结果或者目标是什么。陈述具体细节之前，先告诉领导你的结论是什么，然后再陈述理由，如果按照以下的方式来进行表述，效果就大不一样了（图2-3）。

虽然大多数情况下是结论先行，但是在以下情境中则适合把结论放在后面：一个是传递负面信息时，另一个是当受众对直接提出的结论可能呈反对态度时。因为沟通强调良好氛围的营造，如果一开始就传递这些令人不快的信息，很有可能一开口就使受众产生负面情绪，在态度上产生抵触，从而不能实现预期的沟通目标。“扁鹊见蔡桓公”的故事从沟通的角度理解，就是传递负面信息的一个经典案例。

案例：扁鹊见蔡桓公

扁鹊乃一代名医。他有一次觐见蔡桓公，在蔡桓公面前了站了一会儿，扁鹊说：“您在肌肤纹理间有些小病，不医治恐怕会加重。”蔡桓公说：“我没有病。”扁鹊离开后，蔡桓公说：“医生喜欢给没病的人治病，以此来显示自己的本领。”

过了十天，扁鹊再次觐见蔡桓公，说：“您的病在肌肉里，不及时医治将会更加严重。”蔡桓公不理睬。扁鹊离开后，蔡桓公不高兴了。

又过了十天，扁鹊再一次觐见蔡桓公，说：“您的病在肠胃里了，不及时治疗将会更加严重。”蔡桓公又没有理睬。扁鹊离开后，蔡桓公又不高兴了。

又过了十天，扁鹊远远地看见蔡桓公，掉头就跑。蔡桓公于是特意派人问他这是为什么。扁鹊说：“病在皮肤纹理之间，（是）汤熨（的力量）所能达到的；（病）在肌肉和皮肤里面，用针灸可以治好；（病）在肠胃里，用火剂汤可以治好；（病）在骨髓里，（那是）司命神管辖的事情了，医生是没有办法医治的。现在病在骨髓里面，我因此不再请求为他治病了。”

过了五天，蔡桓公身体疼痛，派人寻找扁鹊，扁鹊已经逃到秦国了。蔡桓公于是病死了。

从沟通的角度来看这个故事，我们会发现尽管扁鹊医术高明，尽管扁鹊很早就预见了蔡桓公的病情，但是仍然没有能够救治蔡桓公，主要的原因是扁鹊未能赢得蔡桓公的信任，医病先医心，如果没有获得患者的信任，则无论医生的判断有多么准确，也无法获得病人的支持与配合，于是最终无法落实自己的医疗方案。

那么蔡桓公为什么不相信扁鹊呢？因为扁鹊只顾专注于治病救人，却没有注意自己的沟通方式，在传递信息时出现了以下问题：

第一，没有营造和谐的沟通气氛。扁鹊虽然是名医，但是与蔡桓公还是具有相当大的地位差距，因此初来乍到，首要任务应该是通过合适的寒暄获得对方的好感，在愉快的沟通气氛中再告知自己的判断。

第二，没有取得必要的可信度。蔡桓公虽然知道扁鹊的名医身份，但是耳听为虚、眼见为实，因此扁鹊在宣布自己的重要发现前，应该先获得蔡桓公的信任，比如可以先描述蔡桓公所患之疾可能有的一些前期症状，得到蔡桓公的确认后再对其病情娓娓道来，那这个时候可能会引起蔡桓公的重视。

第三，没有用合适的方式传递负面信息。负面信息的传递是让人不快的，所以过于直接而迅速的负面信息的传递是不妥的，应该通过合适的铺垫和试探，寻找合适的时机、用恰当的语气传递负面信息。

综上所述，尽管神医扁鹊医术高超，但是却不善于换位思考，不善于传递负面消息，所以最终未能救治蔡桓公。

根据以上分析，如果使用图2-4的框架来进行表达，我们就可以改写《扁鹊见蔡桓公》的故事了。

2. 逻辑推进

按照逻辑顺序组织信息，通常用演绎法或者归纳法。组织信息的顺序可以是按照时间、空间、重要性等。

在结构化表达中，信息以横向或者纵向的结构关联，其中在横向结构中，逻辑顺序通常是演绎推理或者归纳推理。

（1）演绎推理——由一般到特殊

演绎推理包括两种形式。

第一种是三段论形式，即由一个大前提和一个小前提推导出一个结论的论述形式，如图2-5所示。

第二种是按照what-why-how的框架组织信息，即包括：

● 出现的问题或存在的现象；

● 产生问题的原因；

● 解决问题的方案。

比如为了说明公司必须优化营销队伍的管理，所写作的商务报告可以按照以下框架组织结构，如图2-6所示。

（2）归纳推理——由特殊到一般

不同于演绎推理强调逻辑推导关系，归纳推理是将上层的中心思想拆分为并列的多个论点或论据，如多个例子、多个原因或多种对策等。

归纳推理要求从许多个别的事物中概括出一般性概念、原则或结论，根据研究者的结论，大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目，有的人一次可能记住9个，而有的人只能记住5个，比较容易记住的是3个。根据人们的记忆习惯，结构化表达要求通过提升分类能力将信息进行分类。

通常来说，归纳推理的分类结构通常包括时间顺序、结构顺序和重要性顺序，如图2-7所示。

1）时间顺序

按照时间顺序组织信息可以说是最为常见也最为简单的逻辑结构，适用于介绍公司历史和个人经历、向领导汇报某段时间工作等情形。

时间逻辑的提示词可以用年份、月度、周报、上午、下午、过去、现在、未来这样的标志性词语，也可以用一些隐形的时间逻辑词，比如将某项工作分为启动阶段、调研阶段、中期报告阶段、总结汇报阶段，将某个计划的实施过程分为定义、测量、分析、修改和控制阶段（六西格玛的经典流程），用这些隐形的逻辑建立清晰的表达思路传递信息。

按照以上隐形的逻辑传递信息，书面表达可以用甘特图来显示进程，如图2-8所示。

2）结构顺序

结构顺序是将一个整体划分为不同的部分，这个整体既可以是事物也可以是概念，可以从外到内、从上到下、从整体到局部加以介绍，这种表达顺序有利于说明事物各方面的特征，比如以下三种。

①具体实物的构成：头、颈、躯干、四肢（人的构成）；标题、摘要、目录、正文、参考文献（论文的构成）；天花板、墙壁、地板（房间的构成）；财务部、人事部、销售部、生产部（公司的构成）；父亲、母亲、孩子（家庭的构成）等。

②地理位置的构成：华中、华东、华北、华西、华南（地理位置的构成）；芙蓉区、天心区、岳麓区、开福区、雨花区、望城区（长沙市城区的构成）等。

③抽象概念的构成：春、夏、秋、冬（一年四季的构成）；工作、学习、生活（个人情况的构成）；价值观、信念、仪式、符号、处事方式（企业文化的构成）等。

3）重要性顺序

重要性顺序是指在找到一类事物的共性特点的基础上，按照共性特点体现的强弱组织论点的顺序。按照这种顺序组织信息，首先要求将特性相同的事物归类在一起，其次是按照重要程度进行排序。

在确定重要性顺序时，在归纳论点背后逻辑关系的同时，也应兼顾受众的偏好，比如当你向领导汇报项目后期的工作要点时，如果领导更为关注项目的成本控制，则可以将最有助于控制成本的工作要点放在前面，与成本控制关系相对较小的放在后面；但如果发现领导更关注项目质量，则可以把与项目质量关系最为紧密的对策放在前面。

另外，也可以使用诸如4P、3C等固定的框架进行归纳分类，本书后面会介绍一些常用的框架。

3. 分类清楚

分类清楚的基本要求是按照MECE的原则进行，即相互独立（mutually exclusive）、完全穷尽（collectively exhaustive），这里体现了思考和表达的严谨性。

相互独立要求分类是在同一标准（或维度）上，经过分类后的各部分之间明确区分，呈并列关系，不可重叠；完全穷尽意味着所有部分合起来都已经将相关问题考虑在内，全面、周密且没有遗漏，如图2-9所示。

如何运用MECE原则？下面我们通过一个无领导小组讨论中的要素排序类题目来说明。

案例：用MECE进行要素排序

做一个成功的领导者，可能取决于很多的因素，比如：

①善于鼓舞人心；②处事公正；③办事能力强；④独立有主见；⑤善于化解人际冲突；⑥能充分发挥下属优势；⑦言谈举止有风度；⑧有亲和力；⑨善于沟通；⑩能通观全局；⑪能坚持原则又不失灵活性；⑫有明确的目标；⑬有威严感；⑭熟悉业务知识；⑮有决断力。

请小组在讨论以后，分别从上面所列的因素中选出一个你们组认为最重要和最不重要的因素，并说明原因。

现在运用结构化思维的基本工具思维导图，遵循MECE原则可以对15个领导特质进行以下分类：

按照MECE分类，画出上述思维导图，15项变成了5项，问题变得相对简单了，这个时候可以根据自己对于领导工作主要职责的理解进行排序。如果运用MECE标准衡量这15个项目中的关系，可以发现有些项目之间是有重合的，比如“⑨善于沟通 ”就包括了“⑦言谈举止有风度”，那么在讨论时指出这样的问题自然会获得其他人的认可，也可能因为清晰的逻辑表达能力让HR青睐有加。

4. 以上统下

在整个层级结构中，上面一层是对下面一层的概括和总结，下面一层要支撑上面一层的观点。

上下对应包括“针对”和“相应”两种类别，其中“针对”多属于因果关系，“相应”多属于从属关系。因此，也可以把上下对应简单地理解为上一层级和直接的下一层级之间有着直接的因果关系或从属关系。

从结论先行的角度而言，通常上一层级是果，下一层级是因，下一层级从属于上一层级。

上下对应也是表达逻辑的体现，下层事实和理由如果能对应地支持上层观点，则受众更容易接纳观点。

举例：如何论证核心论点

通过数月的研究，我们对W市的A传统商业街区进行深入、系统而全面的分析以后，认为该商业街区虽然目前处于市场地位逐渐下滑的状态中，但是无论从宏观环境和区位优势而言，该商业街区存在非常大的复兴可能性。为了论证这个观点，在调研报告中提出了以下分论点：

● 中央在政策方面给予了大力支持；

● W市高质量发展提供了历史机遇；

● 全球价值链转移与新技术带来的机遇；

● 特殊的滨江滨水区位更适合进行科技和高端商贸的融合；

● 周边产业发展对A街区的复兴形成了“溢出效应”。

这几个分论点就分别从宏观环境、区位优势等方面论证了A街区存在较大复兴可能性的核心观点。