一、相关概念辨析

（一）档案与文书各有所指

何谓档案？1987年制定的《中华人民共和国档案法》谓：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”(19)1996、2016年的档案法修正仍沿此说。冯惠玲教授在《档案学概论》中参照国家档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的档案定义，进一步表述为：“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”(20)这类解释参考了联合国教科文组织和国外的一些定义，如法国《档案法》（1979年）规定：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”(21)上述定义明确了哪些材料可以称为档案，与我们现在所说的“文献”无本质区别，官方的、私人的，各种形式的信息记录都囊括在内。而事实上，档案一词的内涵和外延都经历了多次变化，这种界定并不能解决我们命名档案或文书的问题。

要解决这个问题，则需探寻“档案”一词的词源及其原初含义。爬梳历史，“档案”不像“文书”一词那样早在两汉时期就已存在，也并非在西学东渐过程中由英文单词“Archives”翻译而来，而是在清入关后实行“满汉同文”的过程中，在大量的满汉互译过程中逐渐产生的，是满汉文化融合的产物(22)。“满文“”，音Dangse，是一种记录在木质材料上的档案，汉译为“档子”(23)。何为档子？成书于康熙十四年（1675）的《钝翁类稿》谓：“本朝用薄板五六寸，作满字其上，以代簿籍。每数片，辄用牛皮贯之，谓之档子。”(24)时隔32年，杨宾在《柳边纪略》中对档案的来源有了较为清晰的表述：

边外文字，多书于木，往来传递者曰“牌子”，以削木片若牌故也。存贮年久者，曰“档案”，曰“档子”，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为“牌子”“档子”。犹之中土文字，汉以前载在竹简，故曰简。以韦编贯，故曰编。今之人既书于纸，为卷为部，而犹呼之为编为简也。(25)

杨宾所说的“边”指的是“柳边”，也即宁古塔地区，“边外”指的就是现今的东北地区，清军入关前的领域。所以“边外文字”，指的是满文文字，那些称之为“牌子”的木片，就是满文木牌。由此可见“牌子”“档子”是满族人特有的用法。“档”，古代有“横木框档”义。明《正字通·木部》：“档，俗谓横木框档。”所以，杨宾在《柳边纪略》中解释“档子”是因“积累多，贯皮条挂壁若档故也”。由于木牌记事不便，也不利于传递，顺治帝革新政治时，于顺治二年（1645）颁布上谕，命令“不许复用木签”，改用纸张，但“档子”的说法仍然沿用了下来，书写在纸质上的记录亦被称为“档子”(26)。“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西，后引申为案卷，它是元代以来照刷磨勘文卷制度的产物，清代大多是一案一卷。“柳文”的后半句，“犹之中土文字……”进一步说清了“简”“编”“卷”“部”四者与“档案”的关系。编，顺次排列，即编列、编排、编印；卷，官府存档之文书；部，门类之意，古籍分经史子集等部(27)。由此引申，把处理一桩事件的有关文件叫作一案，收存的官方文件通称为“案”“卷案”“案卷”。“档”字与“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这种形式发展到后期就是我们通常所说的“立卷归档”(28)。

由上可知，判定是否为档案的基本要素有两个：一是官文书，包括诏令文书、上奏文书和官府往来文书。这里有三点需要注意：（1）官府往来文书不仅指衙门与衙门之间的行移往来，还包括普通百姓向衙门呈递的上行文书，如状、禀等；（2）民间文书如果是官文书的附件文书（比如告婚姻时提供的婚书、告田宅时所附的田契），虽然原本不属于官文书，但因其进入了官府的案卷，也当属于档案的范畴；（3）文书的书写或处理者是官府的文书工作者。二是文书工作者需定期立卷归档。对于“立卷归档”这一要素，民国学者已有共识，傅振伦就言：“收到之公文，正在处理，尚未完结而未归档者，为公文。及办案结束归档储存者，方可称为档案也。”(29)何鲁成认为，档案是已经办妥归档的机关文件及附件(30)。由此可见，档案是文书，但文书却不一定是档案。进一步讲，那些形成于民间且没有上报官府的文书，不能称之为档案。同理，现在有些民间文书，如清水江文书，虽被档案馆、博物馆等公藏机构立卷保存，但因其不具备第一个要素，仍然不能称之为档案。

就山东曲阜孔府所藏相关历史资料，赵世瑜老师认为孔府扮演的角色既有官府的性质，也有私人大家族的身份，所以孔府留下的东西不都是官文书，称其为“孔府文献”比孔府档案更好(31)。其实孔府并非一般意义的私人大家族，其建筑严格遵守了明代百官宅第营造制度，内部所设掌书、知印、书写、奏差是有品级的专门的文书工作人员，而且孔府也会对这些文书按“天地玄黄宇宙洪荒”八字定期立卷归档(32)，所以称“孔府档案”是妥当的。

（二）地方档案的内涵古今不同

本处所称地方档案，是指国家中央层级之外的档案。“地方”“中央”这一对概念，在国家官署层级的划分中并非中国本土经验，而是清廷在1906—1911年推行官制改革时效法日本、欧美，试图移植西方近代宪政体制，伴随宪政理论而引入的。在1906年官制改革前，清朝的官制体系以京城为界，分为内官（京官）与外官。对督抚的考核，因其常常兼有都察院、兵部官衔而被列入内官的京察，外官的“大计”考核只将司道府州县官员纳入。这样一来，直省虽管辖府厅州县地方，但直省本身并非地方层级。这与近代西方宪政以地方自治为基础的“地方”并不完全对等，即并非以地方之财做地方之事，选地方之才管地方之人。若照此标准，今天的中国各地，仍非西方政体语义中的“地方”(33)。这一点在清末的官制改革制定与推行过程中就已发现，当时人就称“司道以上各官，既与各国情形不同”(34)。

综上所论，清代省一级的档案，不能随意称之为地方档案。不过，现存省级及地方层次的府衙、道台衙门档案少之又少(35)，我们能利用的地方档案更多的是州县一级的档案。