3.4.1 基础数据建档流程

基础数据就是业务开展所必须的静态数据，这些数据一旦建立以后便不会轻易改变。基础数据是衔接各部门工作的桥梁，统一的基础数据可以让业务流转更顺畅，减少各部门之间的重复工作量，增加部门间的协同。供应链基础数据主要包含供应商资料、商品类目资料、商品资料、公司资料、仓库资料、门店资料、地址库资料、物流资料、销售渠道资料等，如表3-1所示。

表3-1 供应链基础数据与用途

我们一般把基础数据的初始化创建称为建档流程，在建档时，有一些资料，如供应商资料、商品资料需要比较烦琐的录入和严谨的审批流程，故在建档时需要有严格的审批；另外一些资料，如商品类目资料、公司资料、仓库资料、门店资料、物流资料、销售渠道资料等因为不常变化，由业务部门定期维护即可（流程严谨的公司也可以增加审批流程）；还有一些基础资料，如地址库资料等是纯做系统流转的，有国标可供参考，由技术部门的相关人员将其录入系统即可。

图3-10是商品和供应商的一般建档流程。

图3-10 商品及供应商建档流程

在很多企业中，供应商和商品是需要准入条件的，如授信不好的供应商不在企业的合作供应商之列、三无产品不允许采购等，所以在引进一个新供应商和新商品之前，相关人员需要先进行必要的资料收集和审核，然后才能录入系统，在录入以后，还需要经相关部门审批，才能正式生效。

如在上图中的建档流程里，商品和供应商的建档涉及3个部门的流程联动。

① 采购部门的相关人员先收集供应商和商品的资料，按照相关资料在系统中录入供应商和商品的基本信息，然后提交给部门主管（或经理）审批。

② 经采购部主管审批，信息会流转至质量管理部（简称质管部），由质管部的相关人员继续完善并审核与质量管理相关的信息（如供应商和商品的生产批件、商品的禁忌属性等）。

③ 当质管部的工作完成时，信息会继续流转至财务部，由财务部的相关人员最后核实完善供应商和商品的财务信息（如供应商的银行信息、商品的税点等）。

走完以上所有流程以后，供应商和商品的相关信息才会正式在系统中生效，当然有些企业不需要这么复杂的流程，便可在某些环节完成后立即生效。