4.2.3 采购入库系统流程

采购入库系统流程由采购人员在采购管理系统中发起，最终由财务部门的相关人员在财务系统中完成付款并核销，如图4-12所示（图中仅展示了正常月结方式下的财务流程，若为预付款方式，区别在于采购订单建立后，采购人员先向财务部门申请打款，待财务部门付款以后，供应商再发货，其他环节处理无差异）。

① 采购人员提交采购申请，审核通过后，开始寻找供应商、询价、谈判、签订合同以后，在采购管理系统中创建采购订单（PO，也叫采购单），并提交审核，审核流程可根据采购订单的金额设置不同的审批流程，审批流程可与 OA 系统打通。为增加与供应商的协同，采购订单创建后，可以推送到供应商管理系统中，供供应商及时查看并回复。

② 供应商在供应商管理系统中确认采购订单，如果采购数量无法满足，也可在系统中告知，以便采购人员及时联系其他供应商。供应商确认以后，采购订单进入审核流程。

③ 供应商在供应商系统中预约送货，仓储管理系统会开放每天的收货能力供供应商预约合适的送货日期和时间段。

④ 供应商如期送货到仓库，分别在仓储管理系统中完成到货登记、收货、验收操作，若验收合格，可正常上架，否则拒收，供应商将商品拉回。验收信息及时回传供应商管理系统，供供应商查看。

⑤ 上架员在仓储管理系统中操作完成商品上架以后，将商品上架明细同步至中央库存系统中增加实物库存，此时便产生了可销售库存。

图4-12 采购入库系统流程

⑥ 财务部门的相关人员在财务系统中根据仓储管理系统回传的入库明细，分别完成商品成本价核算、暂估入库、生成应付款、付款和核销发票等。

关于库存成本的计算，取决于企业规定的成本计算策略，如先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法、计划成本法、毛利率法、零售价法等。