阐明背景

在开始谈话或撰写电子邮件时，你早已清楚相关主题的背景情况。这些信息就在你的脑中，而且你可能已经思考过一番。可惜你的谈话对象或收件人并不了解这些。他们可能不清楚你想讨论哪个项目，或者你想讨论哪个问题。几乎可以肯定，他们脑中想的是其他事情，如其他工作、预算问题、午餐吃什么，以及家里的麻烦事等。不管他们脑子里在想什么，都不太可能正好是你想讨论的事情。

在阐述相关细节前，我们必须先提供部分背景资料，以便让谈话对象有一个明确的方向，这样双方才能站在同一起点上。

这样做其实很简单，我们只要用一句简单的、基于背景的话来作为开场白：

• 表明项目名称或问题名称。

• 表明你将讨论的流程、系统或工具。

• 说明你正在合作的客户的名字。

• 表明你希望探讨的任务或目标。

这个清单可以一直列下去。关键在于快速阐明背景，这样谈话对象才能明白你将讨论什么话题或领域。

没有这些背景资料，对方就跟不上你的思路。他们会努力猜想讨论的主题，并因此而分心。在沟通时，一开场就清楚阐明背景能令对方将注意力集中在你希望探讨的主题上，也能帮助他们过滤掉头脑中其他无关紧要的事。

进行工作沟通时，是否存在无须一开始就阐明背景的情况？

不存在此类情况。在工作中开启任何新谈话时，都必须清楚阐明背景。

在某些情况下，阐明背景似乎没有必要，但这种表象具有欺骗性。比如，当你同团队成员讨论两人几个星期以来密切合作的某个项目时，似乎无须在谈话中说明项目名称作为背景。但就算在这种情况下，当你想与该同事就该项目进行讨论时，对方脑中也可能正在想其他的事情。即便当时该同事正在思考那个项目，但正好想到你要讨论的那个主题的可能性也非常小。就算是出现极其难得的情况，这位同事正好与你心有灵犀，这时提供背景资料也不会有任何损失。

绝对不要假设其他人正好知道你要讨论什么主题。提供背景资料只需要花费几秒钟的时间，却可以避免很多麻烦。事实上，若能确认大家讨论的是同一件事，谈话双方都会更加积极地参与其中。

以下是日常工作中可能需要你提供的部分背景例句：

• 我正在开展×××项目……

• 我正在认真查看新的信息安全策略……

• 我们将要与客户×××公司签合同……

• 我打算提交请假申请……

• 我看了你发送给我的市场营销报告……

• 办公用品已经到货……

• 新预算是……

• 我希望奖励自己的团队……

• 我正在筹划办公室派对……

• 我们正在审核×××的策略……

• 我的车出故障了……

• 厨房水槽漏水……

这些句子都短小精悍，5秒钟之内就能说完。

这个世界上，工作五花八门，情况千变万化，因此背景也多种多样。尽管如此，在提供背景时必须遵循一个原则，即阐明你要讨论的主题。

高质量沟通小练习

再回到你之前选择的那封邮件。该邮件是否提供了清晰的背景资料？我们可以如何修改，让背景情况更加明了？