2.1 如何设立采购内部控制制度

解读与分析

采购是企业生产中的一个重要环节，完善的内部控制制度中必然包括对这一业务较为严密的控制。设置采购内部控制制度时，应该掌握以下内容。

1．明确采购内控要求

（1）采购工作中的计划、订货、验收、结算等各个环节都必须分工负责。

（2）采购人员除经特别授权外不得擅自改变采购内容，只能按批准的品种、规格、数量进行采购。

（3）采购时必须签订采购合同。

（4）结算购货款之前必须认真审核、核对购货合同。

（5）购货款必须通过银行结算。

（6）未经验收，不得将采购的物资入库。

（7）对采购过程中的损耗必须查明原因，经审核批准后方可进行处理。

2．运用控制方法

（1）控制定额。

①根据生产计划和实物消耗定额制订实物数量和资金定额，控制合理储备，并控制实物采购，实现采购计划。

②根据产品消耗定额控制发料和工艺过程中的耗用量。

（2）控制计划。根据实物入库、出库和结存计划，对实物购进业务实施管理与控制。依年度、季度和月度用料计划来制订供应计划和采购计划，控制实物的采购领用和库存，并据以准备采购资金。

（3）控制合同。

①根据供应和采购计划，提出需要购买的实物，经批准、授权后，组织实物供应，签订实物订货合同。

②根据企业需要的实物，依照《中华人民共和国民法典》与供货单位签订合同，确定供应实物的品种、包装，并且要按类别、数量、单价、规格、质量、日期和运输方式保证供应的相关条款。

③按照合同组织进货，计划外进货应事先得到批准。

（4）控制职能分工。

①请购。根据生产需要和实物储备情况，由生产和仓储部门递交请购单，经批准后，交采购供应部门办理。

②订购。生产和仓储部门收到批准的请购单后，还应与采购计划进行核对，确定采购实物的品种、规格、数量，组织采购人员进行采购，与供应单位签订合同，并将合同副本分送会计、会计监督以及请购部门，以便检查合同执行情况。

③验收。企业应建立催收制度，督促供货单位按期交货。采购的实物运到后，须由验收部门清点数量，检验质量。

④付款。收到收料单、验收单和进货发票后，财务人员应与合同（副本）进行核对。核对无误并经财务主管审核后，办理结算货款，同时在发票上加盖“付讫”戳记。

⑤记账。财务人员根据各原始凭证，编制记账凭证，登记实物明细分类账和总分类账。

（5）控制账簿体系。为了保证实物数量和成本的正确，系统地反映实物存取情况，应设置实物总分类账，同时也要按各实物、用品的品名、规格和存放地点设置明细分类账，形成账簿体系。相关人员要定期核对，做到账账、账卡相符，以发挥控制作用。另外，本期实物到货，也应与付款金额经常进行核对，确保两者相符。

（6）控制实物。对实物实行分类保管，定位存放，及时清点核对，保证安全；还要定期或不定期进行盘点，由仓储、采购与财会部门组成盘点小组，运用与实物出入库相同的计量仪器和计算方法，点清数量，查明质量。

3．熟悉控制技巧

（1）填写请购单，办理申请手续。对于各部门所需要的物资，或者仓储部门认为某种货物的储备量已降到最低库存以下而需要补充时，应当通过填写“申请单”，申请购货。

（2）签订采购订货单，规范采购活动。企业大宗购买业务尽可能签订合同并实行订货单制度，以实现采购活动的规范化。

采购订货单是供应部门开展采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种契约。它不仅使采购业务在开始时就被置于计划控制之下，而且使监督部门可以在任何时候、任何环节下对整个业务进行检查。

（3）填写入库单，严格验收之后方可入库。采购部门购回物资后，要及时送交检验部门检验，对于质量检验合格的物资，由采购人员持检验人员出具的书面证明送交仓库验收。由验收人员对照发货单位的发货票和购货订单等，对每种货物的品名、规格、数量进行检查，并在保证正确、相符的基础上填写入库单。

以上是采购内部控制制度构建的一些基本方法和技巧，在实际工作中相关人员应该不断总结提高，建立起完善的采购内部控制制度。