1.8 如何保证采购计划的准确性

解读与分析

在企业内部建立一个完善的信息收集系统很重要。

影响采购计划的因素很多，采购部门在拟订好采购计划以后，必须与生产部门经常保持联系，根据实际情况做出必要的调整与修订，以维持企业正常的产销活动，协助财务部门妥善规划资金来源。要想制订准确的采购计划，采购人员需要考虑以下几个因素。

1．年度销售计划

在一般的市场状况下，即在供求平衡和供过于求的市场状况下，企业的年度经营计划通常是以年度销售计划为起点的，年度销售计划的拟订受外部不可控因素和内部可控因素的影响。具体而言，外部不可控因素包括国内外的政治、经济、文化以及社会环境，人口增长、科技发展和竞争者状况等；内部可控因素包括企业的技术水平、厂房设备、原材料供应情况、人力资源和财务状况等。要想制订准确的采购计划，采购人员就必须依靠销售人员对影响销售因素的准确预测以及销售计划的准确制订。

2．年度生产计划

一般而言，生产计划是依据销售计划制订的，而原材料的采购数量又是依据生产计划确定的。如果销售计划制订得过于保守，采购数量少于生产供应所需数量，就会使企业丧失销售机会；反之，如果销售计划制订得过于乐观，采购数量超过生产供应所需而产生存货，就会使企业增加财务上的负担。要想制订准确的采购计划，采购人员必须依靠销售人员对市场需求量的科学估算，以及在此基础上制订的生产计划。

3．用料清单

从生产计划中，相关人员只能直接知道所生产的产品数量，而无法知道某一产品所用的物料数量，确定采购数量时，还要借助用料清单。在科技含量较高的企业中，产品的变更非常频繁，用料清单很难随之及时调整，使得以此计算出来的所需物料与实际使用的物料在数量或规格方面不相符合，造成采购数量过剩或不足，物料规格不符或无法及时获得。因此，要想制订准确的采购计划，采购人员必须依赖最新、最准确的用料清单。

4．存量管制卡

在编制采购预算时，因为企业很难对将来所拟订的采购物料的价格进行准确的预测，所以一般以标准成本替代。

存量管制卡可表明某一材料目前的库存状况，包括账目和物料数量是否一致，物料存量是否全部是符合要求的高品质产品。若账目上的数量与实际存量不符，或存量中某些物料的规格不符合要求，则会使存量中实际可取用物料的数量降低。所以，记载正确的存量管制卡是采购计划准确的重要保证。

5．物料标准成本

物料标准成本是指在正常和高效率的运转情况下制造产品的成本，不是企业实际发生的成本。

企业可以以过去的采购资料为依据，通过对原料、人工费用及制造费用等组合或生产总成本的精密计算，来设定物料标准成本。企业精确设定物料标准成本，可以减少与实际购入价格的差额，保证制订的采购计划更切合实际。

6．生产效率

生产效率的波动，会使预计的物料需求量与实际耗用量之间产生误差。如果企业的生产效率降低，就会提高物料的单位耗用量，使得计划采购的数量无法满足生产的需要。所以，当生产效率有降低趋势时，采购计划需将此额外的耗用率计算进去，以保证它的准确性。反之，当生产效率提高时，也需考虑它所降低的耗用率，以免产生浪费。因此，要想制订准确的采购计划，还须关注企业生产效率的变化。

企业通过全面考虑生产、销售计划，用料清单，存量管制卡，物料标准成本和生产效等因素，能够最大限度地减少失误，保证所制订的采购计划准确。