1.2　Access数据库对象及其视图

在Access数据库中有7种对象，即表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。前4种是Access数据库中最常用的对象，本节将介绍这4种对象及其视图。视图为对象提供了界面的不同布局和命令，为创建和编辑对象带来方便。

1.2.1　表

表用于存储数据库所使用的基础数据（或称底层数据）。当更改表中的数据时，包含该数据的所有位置都会自动使用数据的最新版本进行更新。

表有两种视图，即设计视图和数据表视图。设计视图用于定义、设计和修改表的结构，如图1-3所示。在设计视图中可以指定表中包含的字段名称和数据类型，并设置字段的属性。

数据表视图用于在表中添加和编辑数据，正如读者在1.1.2节中看到的表。数据在数据表视图中的显示方式类似于Excel工作表，表中的数据显示为一系列的行和列。在数据表视图和表设计视图之间切换有以下几种方法：

• 单击Access窗口底部状态栏中的“数据表视图”按钮或“设计视图”按钮，如图1-4所示。
• 在功能区的“开始”选项卡中单击“视图”按钮，然后在弹出的菜单中选择“数据表视图”或“设计视图”命令，如图1-5所示。
• 在导航窗格中双击某个表，将在数据表视图中打开该表。在导航窗格中右击某个表，然后在弹出的菜单中选择“设计视图”命令，将在表设计视图中打开该表，如图1-6所示。导航窗格位于Access窗口的左侧，本书第2章将介绍导航窗格。
• 右击已打开的表的选项卡标签，在弹出的菜单中选择“数据表视图”或“设计视图”命令，如图1-7所示。

提示：后面介绍的其他几个对象的视图切换方式与表的视图切换方式类似，都可以通过功能区、状态栏、导航窗格或文档选项卡标签来进行切换，唯一的区别是命令的名称不同。

1.2.2　查询

利用查询可以从数据库中提取符合指定条件的数据。例如，“订单信息”表中包含订单编号、订购日期、客户编号等信息，“客户信息”表中包含客户编号、姓名、性别、年龄、电话等信息，利用查询可以从这两个表中提取出特定订单及其关联的客户信息，即在提取出的内容中可以同时包括订单编号、订购日期、客户编号、姓名、性别、年龄、电话等信息。

用户可以指定在查询中返回哪些信息，以及这些信息的排列顺序，这样就为获得信息的不同组合结果提供了非常灵活的方式。查询还可以作为窗体和报表的数据源，以便在每次打开窗体或报表时都能显示表的最新数据。查询的相关操作将在本书第8章和第9章进行介绍。

查询有3种视图，即数据表视图、设计视图和SQL视图。数据表视图用于显示查询的结果，设计视图的查询设计窗格用于设置查询的条件，SQL视图用于编写SQL语句来构建查询。如图1-8所示为查询的设计视图。

1.2.3　窗体

Access中的窗体分为两类，一类窗体用于显示表或查询中的数据，不仅可以使数据按照特定的结构显示，还可以保护表中的敏感数据不会轻易地被别人看到；另一类窗体用于向表中输入数据。直接在表的数据表视图中输入数据很容易出错，使用窗体可以提供结构化的输入界面，限制用户必须输入哪些数据，并屏蔽不需要输入的数据，以更加简洁的方式将数据输入表中，避免出现误操作或任何可能发生的错误。

窗体有3种视图，即窗体视图、布局视图和设计视图。窗体视图用于在窗体中显示表和查询中的数据，但是不能对窗体本身的设计进行编辑，如图1-9所示。布局视图用于对窗体本身的设计进行编辑，包括几乎所有影响窗体的外观和可用性的操作以及对控件的编辑操作，如图1-10所示。由于布局视图中的窗体实际上正处于运行状态，所以用户可以在修改窗体时看到实际的数据，便于调整窗体和控件的大小和位置。

在设计视图中显示了更详细的窗体结构，包括窗体的页眉、主体和页脚等部分。设计视图中的窗体并未处于运行状态，因此在设计视图中不会显示窗体包含的实际数据。以下几种操作需要在设计视图中完成：

• 调整窗体各个部分的大小。
• 在窗体中添加不同类型的控件。
• 直接在文本框中编辑文本框的控件来源，而无须使用属性表。
• 更改某些无法在布局视图中更改的窗体属性。

1.2.4　报表

报表的很多功能与窗体类似，它们的主要区别在于用途不同，窗体主要用于接收用户的输入或将数据显示在屏幕上，而报表主要用于以特定的格式呈现数据并进行汇总计算，用户可以在屏幕上查看报表，也可以将其打印到纸张上。在报表中可以包含表中的全部或部分数据，还可以对数据进行分组和汇总计算。

报表有4种视图，即报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图，如图1-11所示为报表的打印预览视图。报表视图用于查看报表在屏幕上的显示效果。打印预览视图用于预览将报表打印到纸张上的实际效果。报表的布局视图和设计视图类似于窗体的布局视图和设计视图，布局视图中的报表也处于运行状态，因此在该视图中会显示报表包含的实际数据，而在报表的设计视图中不会显示实际数据。

1.2.5　查看数据库对象的详细信息

如果想要快速了解数据库对象的详细信息，可以使用Access提供的数据库文档管理器。使用数据库文档管理器将创建一个包含选定对象的详细信息的报表，并在打印预览视图中打开该报表。例如，对于表来说，报表中列出的表的信息包括数据库的完整路径、表的名称、表的属性、表中字段的属性、主键和用户权限等。使用数据库文档管理器的操作步骤如下：

（1）打开包含要查看的对象的数据库，然后在功能区的“数据库工具”选项卡中单击“数据库文档管理器”按钮，如图1-12所示。

（2）打开“文档管理器”对话框，在该对话框中选择要查看的对象。每个选项卡中列出了不同类型的对象，以便于用户按照对象的类型来快速选择对象。如果要选择数据库中的所有对象，可以在“全部对象类型”选项卡中进行选择，如图1-13所示。

提示：如果要指定在报表中显示哪些信息，则可以单击“选项”按钮，然后在打开的对话框中进行选择，如图1-14所示。根据当前选中的对象类型，打开的对话框的标题和其中的选项会有所不同。

（3）单击“确定”按钮，将创建包含所选对象的报表，其中显示了该对象的相关信息，如图1-15所示。如果报表包含多个页面，则可以使用键盘上的左箭头键和右箭头键切换显示不同的页面。