1.1　认识管理软件

1.1.1　什么是管理软件

本书所说的需求分析都是针对管理软件的，下面就从什么是管理软件开始介绍。

管理软件往往被用来管理一个企业的人财物信息，以及供产销过程，人们耳熟能详的OA、ERP、CRM、SCM、EHR、KM、进销存等都属于管理软件的范畴，这些软件的重点在于管理信息的收集、流转，资源的共享、集成，任务的下发、驱动，工作流程的控制、审批，管理决策的支持、验证等。管理是一个很宽泛的概念，管理过程中用到的软件很多，但并不是在管理工作中用到的软件都可以称为管理软件，例如一些办公工具类软件、图像处理类软件等，这些软件主要是用来提高某一特定工作的效率，不能划入管理软件的范畴。

下面从一个简单案例开始认识什么是管理软件。

案例：一款典型的管理软件

李经理是某制造企业的物料部经理，主管采购与原料仓库。随着企业业务的发展，他越来越不满意自己部门的工作了，总觉得要改变些什么，因为以下这些问题总是困扰着他。

·　经常有人反映某某把仓库的东西偷偷带回家，但仓管员并不承认，坚称自己的仓库中没有丢东西。由于仓库账目不清，除非抓个现行，李经理确实找不到仓库丢东西的直接证据。

·　供应商送货时经常多送，因为他们跟财务结账时是根据仓库的收货单结算的，这样导致仓库经常积压一些特殊原料用不掉。

·　计划部门投诉，有些常备材料经常缺货，采购不知道提前补货，导致生产中断。

·　仓库中的原料存放好像有问题，车间刚上班时，需要领用大量的原料，仓库保管员需要四处寻找，发料太慢，影响车间的开工时间。

·　仓管员请了一天病假，仓库就乱套了，代班的实在不知道东西放在什么地方，只能不断给躺在病床上的仓管员打电话。

经过咨询，李经理决定找软件公司开发一套软件来管理库存，希望通过这套软件规范原料入库、出库流程，改变仓库内物料的存放方式，通过安全库存、警戒库存的设置及时提醒采购员补货，规范物料编码做到账实相符等。

软件如期开发完成，提供了采购单管理、入库、出库、盘点、库位管理、警戒库存设置、消息提醒等一系列功能。上线后，物料部的工作流程发生了很大的变化。

·　每次采购，采购员必须在系统里下采购单，这些采购单需要得到领导的审批，审批完的采购单会直接推送到仓库，仓库据以做好收货准备。

·　采购员会把这些采购单以邮件的形式发送给供应商，或者打印出来传真给供应商，供应商必须根据采购单送货。

·　供应商送货到仓库时需要出具采购单，仓库根据采购单收货。

·　仓管员可以在系统中核查本采购单的应收、实收、待收数量，多出的货物仓库拒绝接收。

·　所有的货物都有规范的物料编码，仓库根据物料编码入库、出库。

·　在系统中入库时需要指明某原材料存放在哪个位置，出库时也需要确定某原材料是从哪个位置出库的，任何时候都可以查看到每种原料在哪个库位有存放，数量是多少。

·　计划人员在系统中设置每种原料的安全库存、警戒库存，达到警戒库存时，系统自动发消息提醒相关采购人员。

·　采购人员根据系统的提醒编制采购计划，计划人员核定采购计划，部门经理审批采购计划。

·　采购人员根据部门经理审批过后的采购计划给供应商下采购订单。

本案例中，物料部通过软件管理原材料信息，可以收集原材料在采购、入库、出库等一系列业务活动中产生的管理信息，可以让采购、仓库、计划人员共享原材料信息，可以管理采购计划的发起与审批过程，可以跟踪采购计划的执行情况，可以给采购决策提供支持等。这是一款典型的管理软件。

注意，本书即将频繁用到两个名词，“软件”与“系统”，这两个名词的含义是有区别的，相信读者在本案例中已经有所体会。软件仅指开发出来的代码，软件在企业中正式使用起来后，才构成系统，也就是说系统不仅包括软件，还包括数据，包括围绕软件、数据的相关流程、规范。软件可以复制无数份，而每个系统都是独一无二的。虽然有时候说开发“某某系统”，但这只是软件的名字，并不能说开发出来的就是系统。有时候，谈到某个系统，为了强调其中的软件，也用“软件系统”这个词。