1.3.4　掌握企业管理知识

作为从事管理软件开发的需求分析者，由于经常跟管理者打交道，还需要掌握企业管理知识。要想成为优秀的需求分析师就要把自己打造成一个通才，既要懂软件又要懂管理，既要会沟通，又要有进行系统分析的逻辑思维能力，根据自己的业务方向，可能还要掌握某些领域的行业知识，如汽车、医药、服装、化工等。当然，业务知识是无穷无尽的，吾生有涯，不可能学完，关键是要有一颗喜欢学习的心和一个善于学习的大脑，一个优秀的需求分析师一定是一个快速学习的高手。下面列出一些关于企业管理的知识框架供读者参考，当然要知道这只是个框架，连入门知识都算不上，要想全面了解，可以根据这个框架寻找相关资料或书籍学习。

本书在介绍需求分析知识时，会列举大量案例用以辅助说明、加深理解，这些案例一般都来自于企业管理的信息化实践，掌握下面介绍的管理基础知识对理解案例自然会有很大的帮助。

1．企业运作流程

抛开社会责任不讲，企业是为了追逐利润而存在的。以制造企业为例，为了获得利润，企业的运作一般会经历采购原材料，加工成产品，然后出售产品这三大过程，出售产品后获得收入，收入减去原材料采购费用、加工成本与人力成本，就得到企业的利润。

企业的运作流程一般从生产计划开始，生产计划的来源一般有两个方面：一是面向订单，二是面向库存。面向订单就是根据客户的订单要求安排生产，面向库存就是根据市场情况预测未来需要多少产品，然后预先生产存储在仓库中等待销售。有了成品生产计划后，再分解出半成品的生产计划，再分解出原材料的采购计划；然后进行原材料采购，准备足够的生产能力，生产能力包括机器加工能力与人力资源；有了原材料与生产能力后就可以进行生产，由原材料加工成半成品，再由半成品加工成成品，包装；然后根据销售合同或订单发货，有时直接发货给最终消费者，有时发货给代理商、经销处等；最后，客户汇款，财务入账。

2．财务会计

由于财务总是出现在企业管理活动中的方方面面，因此，从事管理软件的需求分析，关于财务会计的知识是一定要学的。常用的财务会计知识一般包括处理原始凭证、使用会计科目、编写会计分录、制作会计凭证、登记明细账、登记总账、制作三大会计报表、预提费用、计算固定资产折旧、核对应收账款和应付账款等。

3．采购

采购管理工作一般包括制订采购计划、采购询价、采购招标、供应商确定、签订采购合同、下采购订单、供应商送货管理、仓库验收、采购结账、应付账款对账、采购员评价等。

在进行采购管理信息化时，一般会从采购计划管理、采购单管理、原材料收货入库、应付账款结账等方面着手。采购计划一般会根据生产计划、安全库存、警戒库存、采购周期等制订；不同的企业下采购单的方式区别很大，可以发传真、打电话、发邮件等，有了软件系统后一般会在软件系统中下采购单，收货时也需要根据采购单收货；供应商送货一般会根据采购单的要求送货，原材料仓库收货后开出验收单，供应商会将验收单作为结账依据；财务上一般会针对供应商建立往来明细账，一段时期会跟供应商进行往来核对，稍微规范的管理方式会定期出具对账单。

4．销售

销售管理工作一般包括市场管理、促销、经销商管理、报价管理、客户挖掘、客户拜访、客户关系维持、签订销售合同、接收销售订单、制订市场计划、进行销售预测、制订销售激励政策、产品发货与装运、客户评价、业务员评价、销售结账、应收账款对账等。

进行销售管理信息化时，一般会从销售预测、销售激励政策管理、销售订单管理、销售发货、客户关系管理、应收账款管理等方面入手。销售预测就是根据销售历史或者一些别的因素制订未来的销售指标，从而为制订生产计划提供指导；销售激励政策一般包括针对客户的政策，如返利、信用额度等，与针对业务员的政策，如销售指标、提成等；销售订单管理客户对产品的要求，如数量要求、技术要求、质量要求、交期要求等；销售发货一般指根据销售订单发货，可能整批发货，可能分批发货，或者也可能因为种种原因退货；客户关系管理，一般包括销售漏斗、客户拜访、客户价值分析、客户服务等内容；应收账款管理，包括管理收款、销售发票、结账对账等。

5．库存

库存管理工作一般包括物料验收、物料入库、物料出库、物料移库、物料挪位、盘点、库位设置、容器设置、库存价值计算、物料成本计算等。

对于库存管理的信息化，一般从两方面入手：一是需要存放的物料，二是用以存放物料的空间（或场地）。对于物料的管理一般分为几种级别：物料级别、批次级别、个体级别。所谓的物料级别，就是只要物料编号相同，就认为是相同的东西，一切属性都相同，在使用过程中可以通用；批次级别，就是虽然物料编号相同，但如果批次不同，也认为是不同的东西；个体级别是最细的物料管理级别，管理力度小到每个个体，个体都有编号，考虑到管理成本，一般只有比较重要的、价值较高的物料才会管理到个体，如仓库中的每台手机都可以有个编号，但不可能对每个螺丝编号。对于存放物料的空间，从大到小一般包括仓库、库位、容器、包装，仓库可以分割成库位，一个库位中可以存放多个容器（常见的容器如托盘），一个容器中又可以存放多个包装物，软件系统中的物料如何存放在空间中，是由用户需求决定的。

6．生产

生产管理工作一般包括生产任务调度、生产领料、车间材料管理、机器管理、车间班次管理、班组人员管理、加工过程管理、加工质量管理、生产任务汇报、生产数据采集、生产进度跟踪、车间现场管理等，现在很热的MES重点就在生产管理信息化。

对于生产管理的信息化，一般从生产任务调度、生产领料、生产任务汇报、生产数据采集、生产进度跟踪等方面入手。生产任务调度，一般会根据生产计划，考虑交期以及当前机器、人员的状态，安排生产任务到生产班组，功能强的软件系统会有智能调度计算，生成调度建议，然后由调度人员确认后安排生产任务。生产领料是根据生产任务到仓库领用原料或半成品，一般有两种处理方式：一是根据产品的结构（BOM）领料，可以有效控制浪费；二是临时领用部分物料存放在车间中转仓库，用不完的可以退回去。生产任务汇报，是指操作工或者车间录入人员在某时点或者某生产任务完成后录入生产情况，如加工数量、加工时间、加工人员等。生产数据采集，一般指通过IT手段（如跟机器集成，使用RFID技术等）自动获取生产数据，通过这种方式获取的生产数据更准确、更及时。生产进度跟踪，指根据生产任务、任务汇报情况、生产数据采集情况，跟踪、分析生产进度，预测半成品的生产情况对产品生产的影响等。

7．计划

计划管理深入企业管理的各方面，如销售计划、生产计划、采购计划、招聘计划、培训计划、技术研发计划、质量改善计划、项目计划等。

计划管理的信息化一般从销售计划、生产计划与采购计划入手，最关键也最困难的是生产计划信息化。一般情况下，市场人员会根据市场销售预测，或者根据客户的意向、合同、订单等制订销售计划。生产计划人员根据销售计划及产品工艺制定生产计划，生产计划管理一般包括物料分析、生产能力分析、生产进度跟踪、生产交期预测、生产计划发布、生产计划跟踪等。要保证生产计划的可行性，需要综合考虑库存物料、产品结构、生产加工工艺、机器加工能力、人员等，一份优秀的生产计划要综合考虑半成品生产与采购的平衡，机器负荷的平衡，交期要求与生产能力的平衡等。采购计划是根据生产计划的物料需求、采购周期、库存物料综合制订的，对采购计划的基本要求是，既要有充足的原材料库存以保证生产，又不能造成仓库积压占用太多的资金。

8．成本

成本管理一般包括成本核算、成本预算、成本控制等。注意，这里的成本与前面所提到的成本虽然看上去都是算账，都属于会计的范畴，但两者是截然不同的，用到的知识也完全不一样。从会计学的角度，会计一般包括成本会计与财务会计，成本会计主要是服务于内部控制的，用于内部管理；财务会计主要是服务于外部相关方的，如股东、政府等。成本核算是指计算成本对象的成本，核算的方式多种多样，如品种法、批次法等。成本核算的主要原则是，能够直接计算到成本对象的成本就直接计入，不能够直接计入的就按一定的方式分摊。成本是永远算不准的，总是一个估值，但是可以通过一定的方式算得更准，如作业成本法。作业成本法最核心的理念是，分摊成本时不再根据单一的分摊方式，而是为不同的成本确定不同的分摊方式，例如，人力资源管理成本可以按人头分摊，而机器折旧费可以按加工工时分摊，装运费可以根据重量分摊等。由于运算量巨大，在生产管理信息化系统使用前这种方式几乎难以执行，有了信息系统提供的海量数据后，使用这种方式的企业越来越多了。

9．质量

质量管理一般包括两个方面，QC与QA。QC强调的是事后控制，当产品或某一道工序加工完成后，进行质量检测，确保产品是符合技术设计要求的。而QA强调的是事前或事中的控制，认为要想产出高质量的产品，就必须根据一定的标准流程进行。质量管理的信息化一般从QC开始，简单的可以只支持质量检测结果（如一些技术参数、质量缺陷等）的录入，形成海量数据后用以进行质量分析，为改善生产流程、加强质量管理提供帮助，复杂点儿的可以开发质检人员的工作软件，成为质检人员工作工具的一部分。

10．人力资源

人力资源管理一般包括针对人才的档案、规划、招聘、培训、薪酬、激励、考评、绩效、职位等的管理。

人力资源管理的信息化工作一般从员工档案管理、职位管理、薪酬管理、考评绩效管理等入手。员工档案管理一般包括对员工的基本信息的管理，如联系方式、教育经历、工作经历、劳动合同等的管理；职位管理一般包括对企业中的职位基本信息、岗位说明书、岗位操作手册、员工职位异动等的管理；薪酬管理一般包括对员工的基本工资、社保福利、奖金等的管理；考评绩效管理一般包括对员工的考评方式、考评历史、激励政策、绩效计算方式等的管理，考评绩效管理是人力资源管理中最难标准化的内容，不同公司的要求差别很大。

11．组织

在管理上，组织主要包括两方面的意思：一是作动词用，表示将任务分配给不同的人员处理，由多人协作处理一件事情；二是作名词用，表示一个协同工作的集体，大到一家企业、一家事业单位、一个政府部门，小到一个班组，都可以称为一个组织。组织管理，往往是指针对组织结构的管理，如何安排部门、科室、班组等层级结构，这些结构如何协同工作，如何分工，如何沟通等。最常见的组织结构方式是一种典型的金字塔型的组织结构，一种从上而下的层级结构，总经理管副总经理，副总经理管部门经理，部门经理管班组长，班组长管理员工等。有一种新型的组织结构方式也越来越常见，即矩阵型的组织方式，同一个员工可以同时属于几个任务集体，每个集体可能有不同的组织方式。近年来，越来越多的企业倾向于使用某种有机型的组织方式，如事业部方式，以任务为要求组织员工，而不是根据职能组织员工。