第1章 Word文档的制作

Word是一种广为流行的文字处理工具。在日常办公中，用户可以使用Word制作招聘广告、用工合同、保密协议、工作总结等。本章将以案例的形式，介绍Word的基本操作及文本处理。

1.1 制作招聘广告

招聘广告是用来公布招聘信息的广告，是企业招聘员工的重要工具。下面将以制作招聘广告为例，详细介绍Word的基本操作及文本编辑功能。

1.1.1 新建招聘文档

制作招聘广告的首要步骤就是创建Word文档。在Word中有多种创建空白文档的方法，下面介绍其中常用的一种。

STEP 1 双击桌面上的Word快捷方式图标启动Word，在打开的界面中选择“空白文档”选项，如图1-1所示。

STEP 2 系统会以“文档1”对新建的文档进行命名并将其打开，如图1-2所示。

1.1.2 保存招聘文档

文档创建和编辑完成后，需要及时保存，以防止停电等突发状况导致文档丢失。

1.手动保存

STEP 1 在Word编辑界面中，单击“文件”选项卡，或单击其上方的“保存”按钮，如图1-3所示。

STEP 2 在打开界面的左侧列表中，选择“另存为”选项，并在“另存为”界面中单击“浏览”按钮，如图1-4所示。

STEP 3 在打开的“另存为”对话框中，选择保存位置，并为文档设置好名称，完成后，单击“保存”按钮，如图1-5所示。

STEP 4 完成保存操作后，标题栏变成了“公司招聘”，如图1-6所示。

2.自动保存

针对各种不可预料的状况，Word中有自动保存功能。该功能可以每隔一段时间自动保存文档，在很大程度上减少了用户损失。用户可根据情况设置自动保存时间。

STEP 1 在Word编辑界面中，单击“文件”选项卡，在打开界面的左侧列表中，选择“选项”选项，如图1-7所示。

STEP 2 在“Word选项”对话框中，选择“保存”选项1。在“保存文档”选项组中，设置“保存自动恢复信息时间间隔”为“5”分钟2。完成后，单击“确定”按钮3，如图1-8所示。此后，系统会每5分钟进行一次自动保存操作。当出现问题后，文档会恢复到最近一次保存的内容。

应用秘技

为了确保文档在任何Word版本中都可以被打开，可以将其保存为兼容模式。具体操作为：在“另存为”对话框中，单击“保存类型”下拉按钮，从列表中选择“Word 97-2003文档”选项，如图1-9所示。

1.1.3 输入招聘内容

新建空白文档之后，接下来就可以输入文本内容了。

1.输入标题

STEP 1 在“开始”选项卡的“字体”选项组中，单击“字体”下拉按钮，选择所需的字体，这里选择“微软雅黑”选项，如图1-10所示。

STEP 2 在“开始”选项卡的“字体”选项组中，单击“字号”下拉按钮，选择所需的字号，这里选择“小二”选项，如图1-11所示。

STEP 3 输入标题文字“正漾工程有限责任公司招聘”。需注意：公司名称是虚构的，如有雷同，纯属巧合。完成后，按【Enter】键另起一行，如图1-12所示。

2.输入正文

STEP 1 在“开始”选项卡的“字体”选项组中，将“字体”设置为“宋体”，将“字号”设置为“小四”，如图1-13所示。

STEP 2 输入文本内容，输入完成后按【Ctrl+S】组合键进行保存即可，如图1-14所示。

1.1.4 编辑招聘内容

输入文本内容后，为了使整个文档看起来更加舒适、美观，可以对文本内容进行编辑。

1.编辑一级标题格式

STEP 1 选中一级标题文本内容，在“开始”选项卡的“字体”选项组中，单击“加粗”按钮，为文本添加加粗效果，如图1-15所示。

STEP 2 在“开始”选项卡的“段落”选项组中，单击“居中”按钮，将标题居中显示，如图1-16所示。

STEP 3 在“开始”选项卡中单击“段落”选项组的对话框启动器按钮，如图1-17所示。

STEP 4 打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中将“段后”设为“1.5行”1，单击“确定”按钮2，如图1-18所示。

2.编辑二级标题格式

STEP 1 选中二级标题“一、单位简介”文字，在“开始”选项卡中单击“字号”下拉按钮，从列表中选择“四号”选项，如图1-19所示。

STEP 2 在“开始”选项卡中单击“加粗”按钮，为二级标题添加加粗效果，如图1-20所示。

STEP 3 选中二级标题文本，在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中，双击“格式刷”按钮，如图1-21所示。

STEP 2 打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“特殊格式”下拉按钮，从列表中选择“首行缩进”1，“缩进值”默认“2字符”2，单击“确定”按钮3，如图1-24所示。按照上述方法，设置其他正文内容即可。

STEP 4 当鼠标指针变成刷子形状时，通过拖动鼠标，选中其他二级标题，此时被选中的文本已经应用了相同的格式，如图1-22所示。完成后，按【Esc】键退出。

STEP 3 选中落款文字1，在“开始”选项卡的“段落”选项组中单击“右对齐”按钮2，如图1-25所示，使文本右对齐。

STEP 4 打开“段落”对话框，将“段前”设为“1行”1，“行距”设为“单倍行距”2，单击“确定”按钮3，如图1-26所示。

STEP 5 设置完成后，查看文档的最终效果，如图1-27所示。

1.1.5 打印招聘文档

文档制作完成后，通常需要以纸质形式呈现出来。在打印之前，需要对文档的页面进行设置，下面进行介绍。

1.设置打印份数

单击“文件”选项卡，选择“打印”选项1，在“打印”界面的“份数”数值框中设置打印份数2，如图1-28所示。

2.设置打印范围

在“设置”下方的下拉列表中选择“打印所有页整个文档”选项，如图1-29所示。

3.设置打印方向和纸张大小

STEP 1 在“设置”下方的下拉列表中按需选择“纵向”或“横向”选项，如图1-30所示。

STEP 2 再选择合适的纸张大小，如图1-31所示。

4.设置打印版式并选择打印机

STEP 1 在“设置”下方的下拉列表中选择合适的打印版式，如图1-32所示。

STEP 2 单击“打印机”下拉按钮，从列表中选择用于打印文档的打印机，如图1-33所示。

最后，在预览窗口中，快速浏览页面，确认无误后，单击“打印”按钮即可打印文档。

1.2 制作入职通知书

入职通知书是用人单位向应聘者发出的入职邀约，内容包含入职所需材料、入职流程明细、入职事项说明等。下面将以制作入职通知书为例，来介绍这种类型的文档编排操作。

1.2.1 设置入职通知书字体格式

为了提升文档整体的美观程度，一般在输入内容后，需要对其格式进行一些必要的设置。1.1节中已介绍了文本格式的基本设置，1.2节将重点介绍一些特殊格式的设置操作，例如设置文本间距、添加文本下画线等。

STEP 1 打开“入职通知书”原始文档，先选中标题文本，将其居中显示，并设置好其字体、字号，按【Ctrl+B】组合键将其加粗显示，如图1-34所示。

STEP 2 打开“字体”对话框，切换到“高级”选项卡1，将“间距”设为“加宽”2，将“磅值”设为“1.5磅”3，单击“确定”按钮4，如图1-35所示。

STEP 3 在正文中将小标题以及落款文本加粗显示，将落款文本设置为右对齐，如图1-36所示。

STEP 4 选中正文中的空格处，在“开始”选项卡的“字体”选项组中单击“下划线”按钮，可为其添加下画线，如图1-37所示。

STEP 5 将鼠标指针放置在下画线中间，适当按几次【Space】键来调整下画线的长度，如图1-38所示。

STEP 6 将鼠标指针放置在文档起始处，将输入法设为英文状态。按【Shift+_】组合键，即可输入一条下画线，连续多按几次可延长下画线长度，如图1-39所示。

1.2.2 设置入职通知书段落格式

字体格式设置完成后，为了让页面布局更直观，可以对段落格式进行适当的设置，例如设置段落行距、段前段后间距，以及为段落添加项目符号等，下面进行详细介绍。

1.设置段落基本格式

STEP 1 将鼠标指针放置在标题文本中，打开“段落”对话框，将“段前”设为“0.5行”，将“段后”设为“1行”，如图1-40所示。

STEP 2 设置好后，单击“确定”按钮即可查看设置效果，如图1-41所示。

STEP 3 将鼠标指针放置在文本起始处，打开“段落”对话框，将“段前”和“段后”均设为“0.5行”，单击“确定”按钮，完成设置操作，设置后效果如图1-42所示。

STEP 4 将鼠标指针放置在正文起始处，将“段前”设为“1行”，同时将落款文本的“段前”设为“3行”，结果如图1-43所示。

STEP 5 全选正文内容，打开“段落”对话框，将“行距”设为“1.5倍行距”，如图1-44所示。

STEP 6 将“特殊格式”设为“首行缩进”，此时“缩进值”默认“2字符”，如图1-45所示。

应用秘技

用户可以手动控制首行缩进。具体操作为打开页面标尺，将鼠标指针定位在需要缩进的段落起始位置，将标尺上方的“”滑标向右拖动2个字符，如图1-46所示。

2.设置项目符号以及编号

STEP 1 选中需要添加项目符号的正文文本，单击“项目符号”下拉按钮1，从列表中选择合适的样式2，如图1-47所示。此时被选中的段落已添加了相应的项目符号，如图1-48所示。

STEP 2 选中需要添加编号的正文文本，单击“编号”下拉按钮1，从列表中选择合适的样式2，如图1-49所示。为正文文本添加编号的效果如图1-50所示。

STEP 3选中其他要添加编号的文本，在“编号”列表中选择相同样式的编号，为其他文本添加该编号样式，如图1-51所示。

疑难解答

Q：如何快速地移动文本？

A：选中需要移动的文本并按【F2】键，状态栏左下角会显示“移至何处？”，如图1-52所示。将鼠标指针置于新的位置，按【Enter】键即可。

Q：如何删除页眉横线？

A：选中页眉横线上的回车符1，在“开始”选项卡中单击“边框”下拉按钮2，从列表中选择“无框线”选项即可3，如图1-53所示。

Q：如何通过滚动条快速定位文档？

A：在长文本中，如果想要快速定位文档，可以使用滚动条来实现。将鼠标指针移到滚动条的合适位置，右击，弹出快捷菜单，从中选择合适的命令进行定位即可，如图1-54所示。