任务1-2 制作公文信函格式与纪要格式

知识目标

1.了解党政机关公文信函格式与纪要格式的知识

2.理解党政机关公文信函格式与纪要格式的要素及要求

3.掌握公文文件格式与信函格式的区别

4.掌握公文文件格式与纪要格式的区别

技能目标

1.掌握公文信函格式与纪要格式的制作技巧

2.根据给定材料，制作公文信函格式与纪要格式

【项目任务背景A】

1.广东××家具总公司最近开发 “QQ-2013系列新产品”，该公司为了推介××家具QQ-2013系列新产品，提高该系列产品的知名度，董事会决定，于2013年8月18日在广州天河广场举行 “××家具QQ-2013系列新产品发布会”。

2.广东××家具总公司于2013 年8 月18 日上午10：30 在广州天河广场举行 “××家具QQ-2013系列新产品发布会” 开幕式。邀请××电视台的领导出席开幕式，邀请广州××电视台派新闻记者报道开幕式的情况。

3.该公司要把 “××家具QQ-2013系列新产品发布会” 开幕式的有关事项告知广州电视台。请代广东××家具总公司拟写一篇公文 （函） 给××电视台。成文日期与印发日期均为2013 年8 月8日。

4.××电视台于2013年8月8日收到广东××家具总公司的函后，经该台办公会议研究，拟派副台长×××（假设姓名） 出席开幕式，并派×××（假设姓名） 等3名新闻记者对 “××家具QQ-2013系列新产品发布会” 开幕式的情况进行报道。该台于2013年8月10日给广东××家具总公司复函，成文日期与印发日期相同。

请你代广东××家具总公司制作一款公文信函格式。

【项目任务背景B】

1.2013年7月20日上午8：30至11：30，李××总经理主持召开 “关于开发东南亚旅游市场研讨会”，总公司全体领导、各分公司和总公司直属各部门负责人参加了会议。

2.会议听取了黄××副总经理代表总公司所作的 《关于开发东南亚旅游市场的预测报告》、市场部刘××部长 《关于开发东南亚旅游市场的方案》 所作的说明和市场部杨××副部长所作的 《关于开发东南亚旅游市场的调查报告》。与会人员对以上三个文件和开发东南亚旅游市场的优势、困难和前景进行了认真的分析和深入的讨论。

3.会议认为，开发东南亚旅游市场势在必行，前景广阔。

4.与会人员一致认为，《关于开发东南亚旅游市场的方案》 基本可行，有些地方有待修改和补充。

5.会议决定，由市场部刘××部长负责收集整理员工的意见，修改 《关于开发东南亚旅游市场的方案》。

6.会议强调，各分公司和总公司直属各部门负责人会后，要及时传达此次会议的精神，发动本单位的员工，认真学习和讨论 《关于开发东南亚旅游市场的方案》，收集员工的意见，汇总给市场部刘××部长。

7.会议希望，公司全体员工同心同德、出谋献策、团结合作，为公司成功开发东南亚旅游市场作出积极的贡献。

8.参加人员有李××总经理，黄××副总经理，张××副总经理，市场部刘××部长和杨××副部长，罗××财务总监，林××主任 （总公司办公室），各分公司和总公司直属其他部门负责人。

9.广东××旅游总公司办公室根据要求，就 “关于开发东南亚旅游市场研讨会” 情况，撰写一篇会议纪要，并印发总公司领导、各分公司和总公司直属各部门。

10.总公司领导有总经理、副总经理、财务总监、行政总监。

11.成文日期为：2013年7月20日；印发日期为：2013年7月20日。

12.印发机关为：广东××旅游总公司办公室。

请你代广东××旅游总公司办公室制作一款公文纪要格式。

一、任务分析

1.根据 【项目任务背景A】，请你代广东××家具总公司制作一款公文信函格式，并代广东××家具总公司拟写一篇函；代××电视台拟写一篇复函。

2.根据 【项目任务背景B】，请你代广东××旅游总公司办公室制作一款公文纪要格式，并代广东××旅游总公司拟写一篇会议纪要。

3.要完成上述任务，必须对下列几个问题进行认真分析：

（1） 在新 《条例》 和新 《标准》 中，规定的信函格式与纪要格式的构成要素有哪些？具体要求是什么？（见附录一和附录二）

（2） 公文函与复函的结构形式和写作方法 （见项目5-任务5-1中的 “技能演练”）。

（3） 纪要的结构形式与写作方法 （见项目5-任务5-2中的 “技能演练”）。

二、范文借鉴

（一） 信函格式范文

1.范文

信函格式范文，见范文1-3。

2.评析

这篇公文有如下几点值得借鉴：

（1） 公文格式选用正确。

函，属于平行文，采用信函格式行文，正确。

（2） 版面尺寸定位准确。

版面尺寸定位符合信函格式的要求。

（3） 各部要素选用合理。

此文内容没有秘密可言，故不必标注公文份数序号、秘密等级和保密期限。但此文要办的事项比较急，故可用紧急程度——“加急” 标注在版头上。

（4） 字体字号选用正确。

选用字体字号符合信函格式的要求。

（5） 发文字号编立正确。

此文发文字号符合公文发文字号编立规则。

（6） 页码标注位置正确。

此文页码标注符合信函格式的要求。首页不显示页码，页码从第二页开始标注，正确。

（7） 文本排版符合要求。

正文排版符合 《标准》 的要求。

（二） 纪要格式范文

1.范文

纪要格式范文，见范文1-4。

2.评析

这篇公文有如下几点值得借鉴：

（1） 公文格式选用正确。

纪要是指记载会议主要情况和议定事项的公文。根据新 《标准》 有关规定，纪要应使用纪要格式行文。

（2） 版面尺寸定位准确。

版面尺寸定位符合纪要格式的要求。

（3） 各部要素选用合理。

此文内容没有秘密和紧急可言，故不必标注公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度。

（4） 字体字号选用正确。

选用字体字号符合纪要格式的要求。

（5） 发文字号编立正确。

（6） 页码标注位置正确。

此文页码标注符合纪要格式的要求：单页码居右空一字，双页码居左空一字。

（7） 文本排版符合要求。

正文排版符合新 《标准》 的要求。

三、知识支撑

（一） 公文信函格式概述

信函格式是公文的特定格式。信函格式的具体情况简述如下：

1.公文信函格式的组成

信函格式由版头、主体和版记三部分组成。

2.公文信函格式各部分的组成要素

（1） 信函格式版头一般由发文机关标志、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号和两条红色双线等组成。

（2） 信函格式主体的格式要素一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附件等组成。

（3） 信函格式版记的格式要素只有抄送机关。新 《标准》 规定，版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

3.信函格式与上行文文件格式的不同点

（1） 版头要素不同。信函格式版头要素没有签发人一项。

（2） 发文机关标志不同。新 《标准》 规定，信函格式发文机关标志写发文机关全称或者规范化简称，没有 “文件” 二字，居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。也就是说，联合行文时，只使用主办机关标志，而不是所有发文机关都写上。这与旧 《办法》不同。

（3） 版头尺寸不同。信函格式发文机关标志上边缘至上页边为30 mm；发文机关标志下4 mm处印一条红色双线 （上粗下细，旧 《办法》 称 “武文线”）；距下页边20 mm处印一条红色双线 （上细下粗，旧 《办法》 称 “文武线”）；这两条红色双线线长均为170 mm，居中排布。

（4） 格式要素标识位置不同。

①新 《标准》 规定，如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

②发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。信函的发文字号代字最后一个字是 “函”。

范例1：粤旅游总函 〔2014〕 38号。（广东旅游总公司于2014年发的第38号函件）

范例2：穗府办函 〔2014〕 28号。（广州市人民政府于2014年发的第28号函件）

③标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。

④第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

（5） 主体要素不同。信函格式主体要素没有附注一项。

（6） 页码标注不同。新 《标准》 规定，信函格式首页不显示页码。第 2 页显示“—2—”，且左空一字。

（7） 版记要素不同。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（8） 函必须用信函格式行文，但信函格式并非是函的专利，有些文种也可用信函格式行文，如通知、意见、通报等文种。特别提醒，请示和报告不能用信函格式行文。

公文信函格式样板如范文1-3所示。

（二） 纪要格式

纪要格式是公文的特定格式。纪要格式的具体情况简述如下：

1.纪要格式组成要素

纪要格式由版头、主体、版记组成。

2.纪要格式各部分的组成要素

（1） 纪要格式版头。

一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、版头中的分隔线等组成。

（2） 纪要格式主体。

一般由标题、正文、出席 （请假或列席）、发文机关署名、成文日期和印章等组成。

（3） 纪要格式版记。

一般由分送机关、印发机关、印发日期、分隔线等组成。

3.纪要格式与上行文文件格式的不同点

（1） 版头要素不同。

①纪要没有 “签发人” 与 “签发人姓名” 一项。

②纪要的发文机关标志由 “×××××纪要” 组成，如 “单位名称+会议+纪要”组成。

范例1：广东××皮革总公司会议纪要

范例2：××市人民政府办公会议纪要

③纪要发文字号居中排布。

（2） 主体要素不同。

①没有主送机关。纪要的主送机关放至版记的抄送的位置上，把 “抄送” 改为 “分送”。

②没有附注。纪要不是上行文，所以，不用附注。

③一般有出席人员名单、请假和列席人员名单三项要素。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空两个字编排“出席” 二字，后标全角冒号，冒号后用3 号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时应与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将 “出席” 二字改为 “请假” 或 “列席” 外，编排方法同出席人员名单。

（3） 版记要素不同。

①版记的 “抄送” 改为 “分送”。

②分送机关就是主送机关。

纪要格式的其他格式要素编排方法与上行文文件格式完全相同，在此不作赘述。

纪要格式如范文1-4。

四、技能演练

（一） 信函格式操作技能

制作信函格式应在电脑上操作，如果没有电脑也可以手工操作，手工操作要用圆括号注明版面尺寸、字体字号和颜色。

1.制作信函格式操作步骤

制作信函格式操作步骤与制作公文文件格式操作步骤完全相同。

2.制作信函格式注意事项

（1） 函与复函的格式要素完全相同。

（2）注意信函格式与公文文件格式要素的不同点。

（二） 纪要格式操作技能

1.制作纪要格式操作步骤

制作会议纪要格式操作步骤与制作公文文件格式操作步骤完全相同。

2.制作纪要格式注意事项

注意纪要格式与公文文件格式要素的不同点。

五、病文诊治

（一） 函病文

1.病文

函的病文，见病文1-2。

2.诊治

这篇函存在的毛病比较多，诊治如下：

（1） 版头格式要素尺寸错误。函的发文机关标志上边缘距上页边应是30 mm。

（2） 版头格式要素标注位置错误。公文份号、密级和保密期限、紧急程度应标示在红色双线 （上粗下细） （旧 《办法》 称 “武文线”） 下空一行，左上角顶格按顺序 （公文份号、密级和保密期限、紧急程度） 写起，每个要素需单独一行，这与文件式格式有很大的不同。

（3） 发文机关标志不正确。函的发文机关标志只写发文机关名称，没有 “文件” 两字，应改为：河源××贸易公司。

（5） 两条红色双线不正确。不是两条一大一小实线组称，而是在电脑中选择2磅的红色双实线。其中，第一条红色双线是上粗下细 （旧 《办法》 称 “武文线”），第二条红色双线是上细下粗 （旧 《办法》 称 “文武线”）。

（5） 发文字号编立错误。机关代字不正确，年份不能用方括号括入，应使用六角号，序号不能编虚位。应改为：河××函 〔2014〕 8号。

（6） 发文字号标注的位置错误。函的发文字号不是居中标示在第一条红色双实线上面，而是标示在第一条红色双实线下空一行，右上角处，右与版心平齐 （右顶格），这与文件格式有很大的不同。

（7） 页码标注不正确。函首页不显示页码，页码从第二页开始标注。

（8） 成文日期标注不正确。成文日期应采用阿拉伯数字，写全称。

（9） 多了主题词。新 《条例》 和新 《标准》 中，公文版记没有主题词。这与旧 《办法》 有很大的不同。

（二） 纪要病文

1.病文

纪要病文，见病文1-3。

2.

这篇纪要存在的毛病比较多，诊治如下：

（1） 版头尺寸不正确。①纪要发文机关标志上边缘距版心上边缘没有35 mm。纪要不管有没有公文序号、密级和保密期限、紧急程度，发文机关标志上边缘距版心上边缘都要留足35 mm。②发文机关标志下面没有空行。纪要格式发文机关标志与发文字号之间要空两行。

（2） 发文字号编立错误。机关代字不正确，“广东” 的代字是 “粤”，而不是 “广”，应改为：粤××总 〔2014〕 16号。

（3） 红色反线与标题之间尺寸不正确。红色反线与标题之间只空了一行，应空两行。

（4） “出席” 人员名单与正文之间没有空一行。

（5） “出席” 二字字体错误。“出席” 二字要用3号黑体字。

（6） 正文前言部分表述有错误。如：“王××总经理、李××强副总经理、邓××行政总监、毛××财务总监和各分公司负责人出席了会议” 表述错误，非董事成员应是列席会议。应增加 “列席” 这一格式要素。

（7） 成文日期不正确。成文日期应采用阿拉伯数字，而不是中文字；成文日期的位置不正确，成文日期的 “日” 字后面应空四个字。

（8） 多了主题词。新 《条例》 和新 《标准》 中，公文版记没有主题词。这与旧 《办法》 有很大的不同。

（9） 页码标注错误。该文的页码标注违反 “单页码居右空一字，双页码居左空一字”的规则。页码正确的标注方法是：单页码居右，且右空一个字；双页码居左，且左空一个字。

六、模拟写作实训

（一） 实训任务

（1） 根据 【项目任务背景A】，请你代广东××家具总公司制作一款公文信函格式，并代广东××家具总公司拟写一篇函 （去函）；代××电视台拟写一篇复函。

（2） 根据 【项目任务背景B】，请你代广东××旅游总公司办公室制作一款公文纪要格式，并代广东××旅游总公司拟写一篇会议纪要。

（二） 实训要求

（1） 公文格式选用正确。

（2） 版面尺寸定位正确。

（3） 各部要素选用正确。

（4） 字体字号选用正确。

（5） 发文字号编立正确。

（6） 页码标注位置正确。

项目1 （含绪论） 思考与练习题

一、填空题

1.应用文是指单位或个人为办理公务或私务、传播信息、沟通关系、表达意愿等所形成并使用的，具有_______________和_______________的文体。

2.应用文写作的基本要求主要包括：_______________、_______________、_______________、_______________。

3.应用文主旨的要求是_______________、_______________、_______________、_______________。

4.应用文材料的要求应做到：_______________、_______________、_______________、_______________。

5.目前我国党政机关公文，执行中共中央办公厅、国务院办公厅于_______________联合发布的自_______________起施行的 《党政机关公文处理工作条例》_______________（以下简称新 《条例》）。

6.党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有_______________和_______________的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

7.党政机关公文文件格式的版头一般由公文序号、_______________、紧急程度、_______________、_______________、_______________和红色反线等要素组成。

8.公文格式中要求使用3号黑体字有：_______________、_______________、_______________和_______________。

9.公文用纸一般采用GB/T148中规定的_______________型纸，其中天头尺寸为_______________±1mm；版心尺寸为_______________；翻口尺寸为_______________mm。

10.信函式格式发文机关标志上边缘距上页边为_______________mm，首页_______________不显示页码，在距下页边_______________mm处有一条_______________。

二、选择题

（一） 单选题

1.信函格式中两条红色双线的长度是（ ）

A.210 mm B.225 mm C.170 mm D.156 mm

2.下列选项中属于上行文的是（ ）

A.通知与通告 B.请示与报告 C.函与批复D.通报与决定

3.公文标题的字体字号应是（ ）

A.3号黑体字B.3号仿宋体字 C.2号黑体字D.2号小标宋体字

4.上白边也叫天头，其尺寸是（ ）

A.37 mm±1 mm B.35 mm±1 mm C.28 mm±1 mm D.26 mm±1 mm

5.公文用纸一律采用国际标准（ ） 胶版印刷纸或复印纸

A.A2型B.A3型C.A4型D.A5型

6.必须在成文日期下空一行的位置上标注 “附注” 的公文文种的是（ ）

A.通知B.通报C.函D.请示

7.可以联合发文的机关是（ ）

A.两个或两个以上的机关

B.两个或两个以上的上下级机关

C.两个或两个以上的不相隶属机关

D.两个或两个以上的同级机关

8.在新 《条例》 和新 《标准》 规定中，公文格式的版记没有（ ） 一项

A.主题词B.抄送C.印发机关D.印发日期

9.在新 《标准》 规定中，发文机关标志的上边缘距版心的上边缘的尺寸是（ ）

A.25 mm B.35 mm C.37 mm D.72 mm

10.新 《标准》 规定中，发文机关标志的上边缘距上页边的尺寸是（ ）

A.35 mm B.62 mm C.72 mm D.117 mm

（二） 多选题

1.公文的密级分为（ ）

A.保密B.秘密C.机密D.绝密

2.公文的页码正确标注是（ ）

A.单页码居左，且左空一字

B.单页码居右，且右空一字

C.双页码居左，且左空一字

D.双页码居右，且右空一字

3.可作为平行文的有（ ）

A.意见B.函C.会议纪要D.议案

4.下列选项表述正确的是（ ）

A.上行文请示中的 “签发人” 三个字用3号楷体字

B.紧急程度用3号黑体字

C.公文的成文日期用阿拉伯数字，写全称

D.新 《条例》 和新 《标准》 规定纪要也要加盖印章

5.下面选项中不属于版记格式要素的是（ ）

A.附注B.主题词C.成文日期D.印发机关

6.发文字号应当包括（ ）

A.发文机关名称B.机关代字C.年份D.序号

7.下列选项可以联合发文的是（ ）

A.同级政府B.同级政府各部门

C.上下级政府D.上级政府部门与下一级政府

8.公文标题中除（ ） 名称加书名号外，一般不用标点符号

A.请示和报告 B.通知和通报 C.法规D.规章

9.应用文的语言要求主要包括（ ）

A.准确贴切B.简洁明了C.朴实得体D.庄重规范

10.公文紧急程度分为（ ）

A.特提B.特急C.紧急D.加急

三、判断题

1.报告不得夹带请示事项，报告不必等待上级机关批复或答复。（ ）

2.请示应当一文一事，报告与请示均属上行文，故报告也应当一文一事。（ ）

3.会议纪要是党政公文中唯一不加盖印章的文种。（ ）

4.信函式格式的发文机关标志只写发文机关名称 （全称），没有 “文件” 二字。（ ）

5.公文正文用3号仿宋字，一般每面排28行，每行排22个字。（ ）

6.请示不得同时抄送下级机关。（ ）

7.一般不得越级报告，但可以越级请示。（ ）

8.请示和报告只能作为上行文。（ ）

9.纪要的 “纪” 是记录的意思。（ ）

10.用文件格式联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有 “文件” 二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（ ）

11.用信函格式联合行文时，只使用主办机关的发文标志。（ ）

12.信函格式的发文字号居中排版。（ ）

四、改错题

1.在下行文文件格式的版头中，发文机关标志的上边缘距版心上边缘为72 mm；上行文文件格式的发文字号居中排版。

2.广州××医药总公司办公室于2014年制发的第28号的文件，其发文字号是：广药总司 [2014] 028号。

五、问答题

1.应用文有哪些特点？

2.党政机关公文特点包括哪些方面？

3.信函格式与上行文文件格式有哪些不同点？

4.制作上行文文件格式的步骤主要包括哪些方面？