1.4 采购数字化的益处

贝恩咨询公司（Bain ＆ Company）指出，采购数字化会带来效率和效力的巨大提升，其中3个主要的蜕变领域如下。

·自动化流程。

·与供应商和其他利益相关者的协作。

·基于更丰富的数据集的智能采购。

英国皇家采购与供应学会与墨尔本大学合作发布的研究报告中，概括了数字化技术所能为采购和供应链带来的重大机遇，包括以下内容。

·提升信息可及性。

·优化企业间物流。

·提升供应链的可视性。

·通过端到端的实时信息访问和控制实现信息透明化。

·提高运营效率。

·利于维护和协作，利于创新和产品设计。

·实现高效的库存管理。

普华永道咨询公司的调查报告则显示，79%的采购部门完成数字化转型后在绩效方面获得了相当可观的成果，且这些正面的影响与企业的战略直接相关，主要体现在如下4个方面。

·采购部门的绩效和竞争力提升。

·流程简化。

·内部客户满意度上升。

·工作效率上升。

采购和供应链管理，从横向看，其本质是协作；从纵向看，是对产品流、资金流和信息流等“供应链三流”的集成管理（刘宝红，2019）。一言以蔽之，采购数字化的益处在于，它改善了“供应链三流”尤其是信息流，并促进了采购部门内部、采购部门与其他职能部门，以及企业与供应商集群之间的协作。下面将依次列举采购数字化所能带来的具体益处（见图1-7）。

资料来源：改编自舍恩赫尔（2019）

1.4.1 可视性

新冠肺炎疫情暴发后，许多企业的领导层需要迅速做出决策，以尽可能减少疫情对企业运营的影响。遗憾的是，那些尚未实现数字化转型的企业在这一过程面临的困难重重，原因正在于缺乏“可视性”。正如上文所述，疫情的冲击将供应链的可视性提到了前所未有的高度，这也正是许多企业在疫情之后加速采购数字化转型进程的原因。

由于所有的采购活动都在系统中完成，并且数据实时更新，采购数字化为采购和供应链管理流程提供了前所未有的可视性，使决策者能够根据各种数据做出有依据的选择。由于疫情所造成的不确定性，企业经常需要不断地对计划中的情况进行监测、调整和纠正，拥有高度的供应链可视性从未像今天这样重要。对拥有全球供应链的企业来说尤其如此，因为延长的供应链会带来更大程度的不确定性，且供应链中断会造成巨大的影响（企业所需材料无法快速获取）。为了尽快发现这些潜在的问题，并以最好的方式做出反应，企业可以利用数字化工具实现对在途货物和供应商的在线可视，从而有效地降低供应风险。企业也可以要求供应商将系统与自己的系统连通，从而更好地监控其生产和库存状况。了解尽可能多的环节的情况有助于预防危机，或者至少在危机不可避免的情况下，为应对危机做好准备（由于可视性提升，问题能够更早地被识别）。

可视性还体现为有效跟踪成本节约机会和分析支出的能力。数字化工具提供的支出分析功能，能够帮助企业了解自身采购模式，包括购买了什么、何时购买、购买频率如何、谁购买、花费多少、谁是供应商等。这有助于企业完成如下事项。

·创建关于各部门或分支机构支出模式的报告，供将来参考。

·识别节约成本的机会。

·在数据分析的基础上做出更明智的采购决策。

此外，由于所有的流程数据都储存在中央数据库中，数字化工具可以生成即时报告和各种关键绩效指标（Key Performance Indicator，KPI）的仪表板，以反映采购活动的绩效，并帮助企业做出有效和快速的决策。

1.4.2 沟通与协作

与可视性相关的益处是，利用数字化工具，企业能够通过同一个电子采购平台管理所有供应商，以有效和高效的方式进行即时通信，而不必通过各种渠道，如电子邮件、电话，甚至传真等。因此，主动和被动的沟通都可以使供应链流程及其状态具有更高的可视性。主动沟通是指企业主动发起信息共享，例如向供应商发送状态更新信息，这种形式的沟通通常是为了获得即时的反馈和回应。被动沟通是指企业访问储存的信息，这些信息要么是由供应商在不同时间点输入的，要么是由系统根据规则自动生成的（如供应商在平台确认订单后，系统会自动将订单状态更新为“订单已确认”）。由于所有信息被储存在同一个平台中，供应链的各方人员都可以在需要时访问。

同时，数字化工具也为顺畅的协作创造了基础。新技术已经为协作平台的创建、实时数据收集、预测分析铺平了道路。这些工具使采购团队能够轻松地共享数据，并帮助跨职能团队与供应商和内部利益相关者一起制定解决方案。顺畅的合作通过改善内部协作关系和供应商的表现，缩短了生产周期。领先的企业已经在利用这些技术来加快问题的解决，创造更大的价值。

对于与供应商的合作，如供应商管理库存（Vendor Managed Inventory，VMI），企业与供应商也可以通过数字化工具共享生产计划和库存信息，供应商由此可以随时掌握最新的预测信息，从而更好地管理库存并及时补货。

此外，专门的供应商门户网站还可以共享供应商的计分卡，从而为供应商提供其当前的绩效信息。所有这些数字化工具都有助于促进供应链伙伴相互之间的沟通与协作。

1.4.3 效率

提升效率是越来越多的企业采用数字化工具的主要目标之一。从员工的沟通到整个企业的信息流动，各个环节都能通过数字化工具无缝连接起来。

对于业务部门较多且分布较广的企业来说，通过文书工作和Excel表格手动编制多个部门的采购需求非常耗时，且这种手动处理大量数据的方式也使采购流程更容易出现人为错误。由于数字化工具的普及，几乎所有的手工操作都将“消失殆尽”。

·不同部门或不同区域的用户都可以访问同一个电子采购平台，而不论身处何处，企业管理层都可以通过平台进行采购审批。

·从采购订单到收货记录，再到发票，所有文件都被数字化，并在电子采购平台上清晰地列出，使财务部门很容易进行“三方匹配”，从而支付款项。

·电子采购平台和ERP系统的整合进一步减少了人为错误，并使数据输入工作大大减少，因为采购系统与财务系统关联，所有采购记录都会自动反映到企业的财务系统中。

数字化工具还可以显著提高程序执行的效率。由于信息共享的即时性，交易时间可以大大缩短。具体来说，由于交易不受营业时间或“有人在场”的限制，它们几乎可以随时随地进行。在某些情况下，对于重复性的工作，利用机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）工具，甚至不需要人与人之间的互动或人的参与，就能根据系统设置做出程序化反应，立即完成任务。数字化工具大大加快了流程处理速度。

与交易的快捷性相关的是成本效率。交易消耗的资源较少（可以在较短的时间内完成），因此，结果可以更快实现。这对企业而言是人力成本的节省。

1.4.4 自动化

数字化技术正在改变一系列关键的采购活动，如支出分析和采购到付款（Purchase-to-Pay，P2P）等。这些工具提高了效率，加快了流程进度，减少了错误。例如，国际商业机器公司（International Business Machines Corporation，IBM）使用RPA工具来解决发票的匹配问题，将匹配时间从之前的32分钟减少到平均90秒。同时，处理有问题发票的人工干预下降了95%。新工具提高了整个流程的质量、合规性和可追溯性。IBM的采购人员也通过RPA工具，将创建成本节省报告的时间从3天减少到3小时（拉德尔和香农，2018）。

数字化工具使采购到付款流程中低附加价值的手工任务自动化还有以下常见例子。

·系统自动将请购单根据框架协议的价格转成整订零取订单（Call-off Order）并自动发送给相应的供应商。

·当库存水平低于设定的某个数量时，系统会自动生成订单并发送给相应的供应商自行补货，以维持安全库存。

·供应商经由系统上传发票后，系统将自动进行订单、收货单和发票的3单匹配，并在3单相符后根据系统所设定的付款条件（账期）直接付款。

·在合同到期之前，系统将根据设定的天数自动发送邮件提醒采购人员或用户部门即将到来的合同更新。

自动化的意义不仅在于缩短操作时间或减少人工错误，还在于将采购人员从繁重的文书工作和低效的手工作业中解放出来，使采购人员能够把更多的时间花在真正重要的事项上，即更具战略性或真正需要人工干预的任务，从而提升他们的整体生产力。

1.4.5 合规性

利用系统进行更多的控制，数字化工具也能提升流程的合规性。由于所有的采购流程都在同一个平台中完成，所有的采购支出都将遵循同样的采购程序，而且，由于所有的审批都由系统控制，这就避免了用户不受监管的支出。

此外，由于所有的采购步骤及相应的文件都被真实、实时地记录在系统中，数字化工具给了企业内部相关人员和外部供应商前所未有的透明度。供应商的回应、投标文件以及历史活动都以数字形式储存下来，并带有时间戳。对采购人员和用户部门的活动、招标过程、技术和商务评估结果以及备份文件的审计可以很容易进行，从而给内外部的审计工作提供了便利。

由于数字化工具的应用，大量烦琐的手工作业被消除，这也有助于推动用户对采购程序的采用。上述各方面都将显著提升采购流程的合规性。

1.4.6 便利性

数字化工具带来的另外一个益处是“全天候”的处理能力。系统中的信息可以随时被检索和更新，这对于跨越不同时区的全球组织或者实施全球采购的企业来说尤为重要。

此外，信息可以从任何地方获取，这些信息往往是实时的，反映了正在发生的事情的真实状态。许多数字化工具也可以通过智能手机和平板电脑访问，使采购人员能够轻松获取信息并做出决定。当必须毫不拖延地做出关键决定时（迅速反应的能力在新冠肺炎疫情暴发之后已成为大多数组织被要求具备的重要能力），这一点尤其重要。

另一个与便利性相关的是数字化工具的配置和扩展。大多数数字化工具都是基于云端的应用程序，可以根据企业需求进行配置或随着业务的发展而拓展。其应用通常也可根据企业需求进行定制，使采购人员能够以最有效的方式加以利用。

1.4.7 流程优化

除了上述数字化工具本身所能带来的益处之外，实施采购数字化给流程再造所带来的效益也不容忽视。简而言之，采购数字化不单单是工具的升级，还是思维方式的转变，而思维方式的转变会促成工作方式的转变。

具体来说，在采用任何新系统之前，企业都需要对当前的流程进行梳理。首先，通过消除不必要的步骤来优化工作流程。其次，所有在数字时代不合时宜或者完全没有价值的做法应毫不犹豫地摒弃；最后，思考现有流程中的难点和痛点是什么，在新的竞争态势下需要提升的领域在哪里，等等。在此基础上，在采购数字化转型的过程中，企业应思索什么样的数字化工具能够解决上述问题，并对流程进行再造，从而实现采购职能真正的升级。

案例研究　数字化带来更智能的采购

领先的企业正使用数字化工具实施先进的采购品类管理、更好的采购策略和更精准的预测。这些数字化工具包括更丰富的数据集，以及控制需求和提高合规性的工具。先进的品类采购战略可以帮助采购团队通过更好的支出管理来降低成本。

一家年销售额超过300亿美元的全球技术硬件制造商面临的一个问题是，工程师在新产品开发阶段经常“随心所欲”地选择零件。一些工程师没有向采购团队索取经过质量和价格审查的供应商名单，而是随机地向他们的同事征求建议，有些工程师甚至自行在网上搜索后选择产品。当公司基于设计准备制造产品时，考虑替代零件为时已晚，因而公司在谈判中被迫处于弱势地位。

为了避免陷入这种困境，该公司部署了一个采购工具，并在工程师用来设计新产品的CAD软件中嵌入一个预选零件目录。该工具允许工程师选择具有预先协商的价格、交货时间和可用数量的零件。如果某个零件不在预选零件目录中，工程师可以申请将其纳入该目录中，而采购团队会在收到提醒后确定最佳供应商，从而避免公司在产品正式投产之前“仓促上阵”、被动地接受不合理的价格。

资料来源：贝恩咨询公司（2018）