2.1 会计账簿的设置

《中华人民共和国会计法》（以下简称《会计法》）规定，各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。《会计基础工作规范》规定，各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。这是会计账簿设置的总原则。

2.1.1 会计账簿的基本构成

会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。要使各种散乱、繁杂的经济业务的信息或数据成为有用的会计信息，需要通过不同种类的会计账簿对一个单位的全部经济业务信息或数据进行连续的、相互衔接的分类、整理和加工。登记这些账簿构成了会计信息形成过程中的不同环节，为整个过程能达到预定的目标提供了实现的手段。

在实际工作中，账簿的格式是多种多样的，不同格式的账簿所包括的具体内容也不尽相同，但各种账簿都应具备以下基本要素。

（1）封面。封面主要标明账簿的名称，如总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等。

（2）扉页。扉页主要包括账簿启用和经管人员一览表（活页账、卡片账在装订成册后，填列账簿启用和经管人员一览表），其主要内容是：单位名称；账簿名称；起止页数；启用日期；单位领导人；会计主管人员；经管人员；移交人和移交日期；接管人和接管日期。

（3）账页。账页是账簿的主体，在每张账页上，应载明：账户名称（即会计科目或明细科目）；记账日期；记账凭证的种类和号数；摘要；金额；总页次和分页次。

2.1.2 总账的设置

总分类账简称总账，是按照会计制度中规定的一级会计科目开设的，分类汇总反映各种资产、负债和所有者权益，以及费用、成本和收入总括情况的账簿。总账在全面、总括地反映全部经济业务的同时，又能为编制会计报表提供依据，因而，任何会计主体都要设置总账。

总账一般采用订本账，在一本或几本账簿中将全部总分类账户按会计科目的编号顺序分设，因此，对每个账户应事先按业务量的大小预留若干账页。

总账一般只进行货币量度的核算，因此，总账多使用三栏式，即在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，其格式如表2-1所示。

总账中的“对应科目”栏，可以设置也可以不设置。“借或贷”栏是指账户的余额是在借方还是在贷方。由于采用的会计核算程序不同，总账的登记方法和登记程序也不一样。它可以直接根据记账凭证，按经济业务发生的时间顺序逐笔登记，也可以根据科目汇总表登记，还可以根据汇总记账凭证按期或分次汇总登记。

2.1.3 日记账的设置

（一）普通日记账

普通日记账是用来序时地反映和逐笔记录全部经济业务的账簿。普通日记账也称分录簿，会计人员按照每天发生的经济业务的先后顺序，确定应借应贷的会计科目，编制会计分录，逐笔记入普通日记账的相应栏目，并将其作为记入分类账的依据，其格式如表2-2所示。

普通日记账虽然把反映繁杂经济业务的每一张记账凭证的内容集中在一起，可以让企业全面了解一个时期内的经济业务的全貌，但不便于分工记录，也不能把各种经济业务进行分类反映，且根据普通日记账逐笔登记总账的工作量很大，所以，许多单位并不设置普通日记账，而是直接根据记账凭证登记分类账，以减少重复工作。

（二）特种日记账

特种日记账是将大量重复发生的同类经济业务，集中在一本日记账中进行登记的账簿。常见的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账，其账页格式又分为三栏式和多栏式。

现金日记账是出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（记录从银行提取现金业务），按经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。

银行日记账是出纳人员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和现金付款凭证（记录现金存入银行的业务），按经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。

1.三栏式日记账

三栏式日记账是指账页的金额栏设借、贷、余三栏，用来逐日逐笔登记现金或银行存款的增减变动情况的序时账，其格式分别如表2-3和表2-4所示。

日期栏：登记记账凭证的日期，应与现金或银行存款实际收付日期一致。

凭证栏：登记入账的收付款凭证的种类和编号。

摘要栏：简要说明登记入账的经济业务的内容。

现金支票号数和转账支票号数栏：如果所记录的经济业务是以支票付款结算的，应填写相应的支票号数，以便与银行对账。

对方科目栏：登记现金或银行存款收入的来源科目、支出的用途科目。

借方、贷方、余额栏：现金日记账与银行存款日记账是由出纳人员根据审核无误的收、付款凭证（现金日记账根据现金收、付款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证登记，银行存款日记账根据银行存款收、付款凭证和与银行存款有关的现金付款凭证登记）逐日逐笔登记的。每日的现金或银行存款收付业务登记完毕后，应当各自结算出当日收入、支出合计数，并结出余额，做到“日清”；每月末计算现金或银行存款各自的收入、支出合计数，并结出余额，做到“月结”。

现金日记账的每日结存余额，应与库存现金的实有数核对相符；银行存款日记账的每日结存余额，应定期与银行对账单核对相符，每月至少要核对一次，并通过编制银行存款余额调节表检查银行存款记录的正确性。如果一个单位按规定在银行开设了不同的银行存款账户，则应分别设置银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账，还应定期与会计人员登记的现金总账和银行存款总账核对相符。

2.多栏式日记账

多栏式日记账是在三栏式日记账的基础上发展起来的，即在日记账账页中，按对应科目设置若干专栏，逐日逐笔登记现金或银行存款收付业务的序时账。

多栏式日记账的借方和贷方都是多栏设置的，可以将其列入一个账簿中，但这样账簿的账页就会太长，实际工作中不便于操作。所以分别设置两本日记账，即现金（或银行存款）收入日记账和现金（或银行存款）支出日记账，其格式分别如表2-5和表2-6所示。

多栏式现金日记账的填制方法同三栏式现金日记账的一样，区别是现金收入和现金支出分别反映在两本账上，即：根据现金付款凭证登记现金支出日记账，将逐日结出的现金支出总数登记在支出合计栏内，同时将现金日记账上支出合计数转记到现金收入日记账上；根据现金收入凭证登记现金收入日记账，将逐日结出的现金收入总数登记在收入合计栏内；同时按“上期结存+本期收入-本期支出=本期结存”的计算公式，结出当天的结存余额，并进行核对，以保证现金账存数与现金实存数相符。

多栏式银行存款收入日记账与银行存款支出日记账的格式和登记方法，同多栏式现金日记账的基本相似，这里不重复介绍。

多栏式日记账设有若干专栏，使每笔经济业务的借贷关系非常明确，可以反映某一类经济业务的来龙去脉；同时月末还可根据合计数一次记入总账，减少了登记总账的工作量。但因其设置了若干专栏，账页的篇幅可能过长，主要适用于规模较大、财会人员较多的企业。

2.1.4 明细账的设置

明细分类账简称明细账，是根据经营管理的实际需要，按照某些一级会计科目所属的二级科目或明细科目，分类、连续地记录和反映有关资产、负债和所有者权益，以及收入、费用和成本的增减变动等详细情况的账簿。

设置和运用明细账，能够详细地反映资金循环和收支的具体情况，有利于加强资金的管理和使用，并可为编制会计报表提供必要的资料。所以，各会计主体在设置总账的基础上，还要根据经营管理的需要，设置若干必要的明细账，以形成既能提供经济活动的总括情况，又能提供具体详细情况的账簿体系。

明细账的通用格式有三种：三栏式明细账、数量金额式明细账和多栏式明细账。

（一）三栏式明细账

三栏式明细账的账页格式与三栏式总账的账页格式相同，只设置借方、贷方和余额三个金额栏。它主要适用于只要求提供价值指标的账户，如短期借款、应收账款、实收资本等账户，其账页格式如表2-7所示。

（二）数量金额式明细账

数量金额式明细账的账页格式在收入、发出、结存三栏下，再分别设数量、单价和金额栏。它主要适用于既要求提供价值指标，又要求提供数量指标的账户，如原材料、库存商品等账户，其格式如表2-8所示。

（三）多栏式明细账

多栏式明细账根据经营管理的需要和经济业务的特点，在一张账页的借方栏或贷方栏下设置若干专栏，集中记录某一总账科目所属的各明细科目的内容。它主要适用于损益类等账户，如生产成本、主营业务成本、销售费用、管理费用、营业外支出、主营业务收入、营业外收入等账户，其格式分别如表2-9和表2-10所示。

此外，为了适应固定资产、低值易耗品等明细核算的特殊要求，其明细账一般采用卡片格式，其具体格式可以自行设计。

明细账应根据会计主体业务量的大小、业务性质及管理要求选择不同的登记方法，可以直接根据原始凭证或原始凭证汇总表、记账凭证逐日逐笔登记或定期汇总登记。在月末，应将总账的余额与其所属的明细账的余额之和核对相符。如果经济业务内容单纯、发生次数较少，可以不对其涉及的有些科目设置明细账。

2.1.5 会计账簿的启用

为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性，明确记账责任，会计人员在启用账簿时，要填写账簿启用表，其格式如表2-11所示。《会计基础工作规范》规定，启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。

启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页按顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并需定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。

从以上的规定可以看出，账簿启用表的填写要求如下。

（1）填写启用日期和启用账簿的起止页数。若启用的是订本式账簿，则起止页数已经印好不需再填；若启用活页式账簿，则起止页数可等到装订成册时再填。

（2）填写记账人员姓名和会计主管人员姓名并加盖印章，以示慎重和负责。

（3）加盖单位财务公章，以示严肃。

（4）当记账人员或会计主管人员工作变动时，应办好账簿移交手续，并在启用表上明确记录交接日期及接办人、监交人的姓名，并加盖公章。