1.2 管理信息系统的结构

管理信息系统是有结构的。从不同的角度看，其结构是不一样的。下面我们分别从总体上、管理活动上、管理职能上看管理信息系统的结构。

1.2.1 管理信息系统的总体结构

管理信息系统的总体结构是由信息源、信息处理单元、信息用户和信息系统管理者组成的，如图1.1所示。其中，信息源是信息的发源地；信息处理单元负责信息的传输、加工、保存等；信息用户是信息的使用者，并利用信息进行决策；信息系统管理者负责信息系统的设计、实现和实现后的运行、协调。

图1.1给出的管理信息系统总体结构是一个逻辑结构，实际上，管理信息系统的物理结构是以计算机为基础的信息系统，主要包括以下几个部分：计算机系统、网络与通信系统、数据库系统、系统规程和人员等。

1.2.2 基于管理活动的系统层次结构

管理信息系统的任务在于支持管理决策，因而MIS很容易按照管理任务的层次进行分层。MIS的层次结构如图1.2所示。

由于一般的组织管理均是分层次的，例如，分为战略管理、管理控制、运行控制三层，为它们服务的信息处理与决策支持也相应分为三层，并且还有最基础的业务处理，即涉及企业的每一项生产经营和管理活动，如打字、算账、造表等工作。战略管理涉及企业的长远计划，处理中、长期事件，如制订市场战略、确定产品品种等；管理控制（或战术管理）属于中期计划范围，包括资源的获取与组织、人员的招聘与培训、资金监控等方面；运行控制涉及作业的控制，如作业计划和调度等。

在实际工作中，有时同一问题可以属于不同的管理层次，只是每个层级考虑问题的角度不同而已。如对于库存控制问题，运行控制层关心的是日常业务处理能否准确无误；管理控制层考虑的是如何根据运行控制数据，确定安全库存量和订货次数；而战略管理层关心的是如何根据运行控制和管理控制的结果及战略目标、竞争者行为等因素，作出正确的库存战略决策。

1.2.3 基于管理职能的系统结构

管理信息系统的结构也可以按照使用信息的组织职能加以描述。系统所涉及的各职能部门都有着自己特殊的信息需求，需要专门设计相应的功能子系统，以支持其管理决策活动，同时各职能部门之间存在信息联系，从而使各个功能子系统构成一个有机的整体，管理信息系统正是完成信息处理的各功能子系统的综合。

一个管理信息系统支持着组织的各种功能子系统，使用每个功能子系统完成业务处理、运行控制、管理控制、战略管理等，如图1.3所示。

（1）市场销售子系统

销售与市场功能通常包括产品的销售和推销及售后服务的全部活动。其中业务处理包括销售订单、推销订单的处理。运行控制活动包括雇用和培训销售人员、编制销售计划和推销工作的各项目，以及按区域、产品、顾客的销售量进行定期分析。管理控制涉及总的成果与市场计划的比较，它要用到有关客户、竞争者、竞争产品和销售力量等方面的数据。在战略管理方面包括新市场的开拓和新市场的战略，它使用的信息有顾客分析、竞争者分析、顾客调查信息、收入预测和技术预测等。

（2）生产子系统

生产子系统的功能包括产品的设计与制造、生产设备计划、作业的调度与运行、生产工人的录用与培训、质量的控制与检验等。在生产子系统中，典型的业务处理是生产指令、装配单、成品单、废品单和工时单等的处理。运行控制要求把实际进度和计划进行比较、找出“瓶颈”环节。管理控制需要概括性报告，反映进度计划、单位成本、所用工时等项目在整个计划中的绩效变动情况。战略管理包括制造方法及各种自动化方案的选择。

（3）物资供应子系统

物资供应子系统包括采购、收货、库存控制、发放等管理活动。业务处理数据为购货、申请、购货订单、加工单、收货报告、库存票、提货单等。运行控制要求把物资供应情况与计划进行比较，产生库存水平、采购成本、出库项目和库存营业额等分析报告。管理控制信息包括计划库存与实际库存的比较、外购项目的成本、缺货情况及库存周转率等。战略管理主要涉及新的物资供应战略、对供应商的新政策及“自制与外购”的比较分析等，此外，可能还有新供应方案、新技术等信息。

（4）财务和会计子系统

财务和会计有着不同的目标和工作内容，但它们之间有着密切的联系。财务的职责是在尽可能低的成本下保证企业的资金运转，包括托收管理、现金管理和资金筹措等。会计则是把财务工作分类、汇制标准财务报表、制订预算及成本数据的分类与分析。对于管理控制来说，预算成本是输入数据，也就是说，会计为管理控制的各种功能提供输入信息。与财务有关的业务处理有赊账申请、销售、开单据、收账凭证、支付凭证、子票、转账传票、分类账和股份转让等。运行控制使用日用报表、例外情况报告、延误处理记录、未处理事项报告等。管理控制则利用财务资源成本、会计数据处理成本及差错率等信息。战略管理包括：保证足够资金的长期战略计划、为减少税收冲击的长期税收会计综测及对成本会计预算系统的计划等。

（5）人事子系统

人事子系统包括人员的录用、培训、考核记录、工资和终止聘用等。其业务处理要产生有关聘用条件、培训说明、人员的基本情况数据、工资变化、工时、福利及终止聘用通知等内容。运行控制层要完成聘用、培训、终止聘用、改变工资和发放福利等。管理控制主要进行实际情况与计划的比较，产生各种报告和分析报表，用以说明在岗工人的数量、招工费用、技术专长的构成、应付工资、工资分配及是否符合政府就业政策等。人事战略计划包括对招工、工资、培训、福利及各种策略方案的评价，这些策略将确保企业能获得完成战略目标所需的人力资源。战略管理还包括对就业制度、教育情况、地区工资率的变化及聘用和留用人员的分析。

（6）信息处理子系统

该系统的作用是保证企业的信息需要，保证企业各职能部门获得必要的信息资源和信息处理服务，包括管理信息系统的规划建设、软件和硬件的维护管理、企业网站的建设和日常管理、响应各类信息需求、为其他子系统提供技术需求等。典型的任务是处理请求、控制管理信息系统的运行、报告硬件和软件的故障，以及规划建议等。运行控制的内容包括日常任务调度、差错率和设备故障信息等。对于新项目的开发，还需要了解程序员的工作进展情况和调试时间的安排。管理控制层对计划情况和实际情况进行比较，如设备费用、程序员的能力、项目开发的实施计划等情况的比较。战略管理层则主要关心功能的组织，例如，是采用分散式还是采用集中式结构、信息系统总体计划、硬件软件的总体结构等。

（7）高层管理子系统

每个组织均有一个最高领导层，如公司总经理和各职能域的副总经理组成的委员会。高层管理子系统为高层领导服务，它的业务处理活动主要是信息的查询和对决策的支持，给出的文件常常是信函和备忘录及高层领导向各职能部门发送的指示等。运行控制信息主要是会议安排、信函管理和会晤记录文档。管理控制层要求各功能子系统执行计划的当前综合报告情况。最高层的战略管理活动包括组织的经营方针和必要的资源计划等，它要求综合外部和内部信息，这里的外部信息可能包括竞争者信息、区域经济指数、顾客喜好、提供的服务质量等。

1.2.4 管理信息系统结构的综合

以上从管理任务和组织职能两方面对管理信息系统的结构进行了描述。由上述系统的组成和决策支持的要求，可以综合出管理信息系统的概念结构。综合的形式有以下几种。

（1）横向综合。横向综合就是把同一管理层次的各种职能综合在一起，如运行控制层的人事、工资等子系统可以综合在一起，使基层的业务处理一体化。横向综合正向资源综合的方向发展，如按人把人员的信息综合到一个系统，按物则把采购、进货、库存控制等的信息综合到一起。

（2）纵向综合。纵向综合就是把不同层次的业务管理按职能综合起来。这种综合沟通了上下级之间的关系，便于决策者掌握情况，进行正确分析，如把各部门和总公司的各级财务系统综合起来，构成综合财务子系统。

（3）纵横综合。纵横综合也可以称为总的综合，它使一个完全一体化的系统得以形成，能够做到信息集中、统一管理，程序模块共享，各子系统功能无缝集成。

通过对管理信息系统进行综合可知，管理信息系统是由各功能子系统组成的。每一个子系统又可以分为4个主要信息处理部分，即业务处理、运行控制、管理控制和战略管理。信息系统的每个子系统都有自己的文件，还有由为各子系统公用的数据组成的数据库，由数据库系统进行管理。在系统中，除了有为每个子系统专门设计的应用程序，也有为各职能部门服务的公用应用程序，有关的子系统都与这些公用应用程序连接。此外，还有为几个应用程序共用的分析与决策模型。这些公共软件构成了信息系统的模型库。

图1.4表示综合形成的管理信息系统概念结构框架。人们可以用它来描述有关现有的或演化中的管理信息系统。