任务2　认识Access 2007用户界面

任务描述

“工欲善其事，必先利其器。”在本任务中将学习如何使用Access 2007创建数据库，然后在Access数据库中添加各种对象，最终完成信息管理系统的开发，所有这些工作都是在Access 2007中进行的。与以前的Access版本相比，Access 2007拥有一个全新的用户界面，这个新的用户界面经过了广泛的研究和可用性测试，旨在简化查找所需命令的过程。在本任务中，首先来认识Access 2007中新的用户界面元素，主要包括“开始使用Microsoft Office Access”页面、功能区、命令选项卡、上下文命令选项卡、快速访问工具栏、导航窗格、选项卡式文档、状态栏和微型工具栏。

实现步骤

1. 启动Access 2007

通常，Access 2007是作为Office 2007的一部分安装到计算机上的。完成安装后，将会在“所有程序”菜单中创建一个名为“Microsoft Office”的程序组，Access 2007的快捷方式就包含在程序组中。要使用Access 2007开发数据库应用项目，首先要启动Access 2007。若要启动Access 2007，可执行下列操作之一。

（1）在任务栏上单击“开始”按钮，然后选择“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2007”命令。

（2）通过双击Access数据库文件（*.accdb、*.mdb）启动Access 2007。由于在安装过程中会在Access数据库文件与Access应用程序之间自动建立关联，因此，当在Windows资源管理器中打开一个Access数据库文件时，也会启动Access 2007并打开选定的数据库文件。

2. 认识“开始使用Microsoft Office Access”页面

当单击Windows“开始”按钮或双击桌面快捷方式（而不是单击数据库文件）来启动Access 2007时，将会出现如图1.1所示的“开始使用Microsoft Office Access”页面，此页面中显示了可以执行的Office Access 2007的操作。

在“开始使用Microsoft Office Access”页面上，可以创建一个新的空白数据库（或者通过模板创建数据库），可以打开最近的数据库（如果以前已经打开某些数据库），可以直接转到Microsoft Office Online网站，了解有关Microsoft Office 2007和Office Access 2007的详细信息，还可以单击窗口左上角的“Microsoft Office”按钮，使用菜单打开现有数据库。

3. 基于模板创建数据库

为了看到更多的用户界面元素，首先基于模板创建一个Access数据库，操作步骤如下。

（1）在“模板类别”下方单击“示例”。

（2）在“示例”下方单击“罗斯文2007”模板，如图1.2所示。

（3）在图1.3 中，指定Access数据库的文件名（例如“罗斯文2007.accdb”）和目标文件夹（例如D:\Access），然后单击“创建”按钮。

此时，将在指定位置上创建Access数据库，并在该数据库中创建表、查询、窗体、报表等对象，然后打开该数据库，所看到的Access 2007用户界面如图1.4所示。

4. 认识功能区和命令选项卡

功能区是Access 2007的新特性之一，它提供了Access 2007中主要的命令界面，用来取代以前版本中的菜单和工具栏。功能区的主要优点之一，是它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格，以及其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一个地方。这样一来，只需要在一个位置查找命令，而不用四处查找命令。当打开数据库时，功能区显示在Access 2007主窗口的顶部，在此显示了活动命令选项卡中的命令。

功能区由一系列命令选项卡组成。在Access 2007中，主要的命令选项卡包括“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”。每个选项卡都包含多个命令组，这些命令组展现了一些命令和其他用户界面元素。若要隐藏功能区，可双击活动命令选项卡；若要重新显示功能区，可再次双击活动命令选项卡。若要激活某个活动命令选项卡，可单击该选项卡。

默认情况下，将显示“开始”命令选项卡，如图1.5 所示。使用该选项卡可以执行的操作：选择不同的视图；从剪贴板复制和粘贴；设置当前的字体特性；设置当前的字体对齐方式；对备注字段应用RTF格式；使用记录（刷新、新建、保存、删除、汇总、拼写检查及更多）；对记录进行排序和筛选，以及查找记录。

单击“创建”命令选项卡，在该选项卡中可以执行的操作：插入新的空白表；使用表模板创建新表；在SharePoint网站上创建列表，在链接至新创建的列表的当前数据库中创建表；在设计视图中创建新的空白表；基于活动表或查询创建新窗体；创建新的数据透视表或图表；基于活动表或查询创建新报表；创建新的查询、宏、模块或类模块，如图1.6所示。

单击“外部数据”命令选项卡，在该选项卡中可以执行的操作：导入或链接到外部数据；导出数据；通过电子邮件收集和更新数据；使用联机SharePoint列表；创建保存的导入和保存的导出；将部分或全部数据库移至新的或现有SharePoint网站，如图1.7所示。

单击“数据库工具”命令选项卡，在该选项卡中可以执行操作：启动Visual Basic编辑器或运行宏；创建和查看表关系；显示/隐藏对象相关性或属性工作表；运行数据库文档或分析性能；将数据移至SQL Server或Access（仅限于表）数据库；运行链接表管理器；管理Access加载项；创建或编辑Visual Basic for Applications（VBA）模块，如图1.8所示。

除了通过鼠标选择所需的命令选项卡和相关命令外，也可以在功能区中使用键盘快捷方式。操作方法：按下并释放“Alt”键以显示键盘提示，然后按在所需命令选项卡上的或按距离所需命令选项卡最近的键盘提示中显示的键，如图1.9所示。

5. 上下文命令选项卡

除标准命令选项卡外，Office Access 2007还采用了一种称为“上下文命令选项卡”的新的用户界面元素。根据上下文（即进行操作的对象及正在执行的操作）的不同，标准命令选项卡旁边可能会出现一个或多个上下文命令选项卡。

上下文命令选项卡包含在特定上下文中需要使用的命令和功能。例如，当在设计视图中打开一个窗体时会出现一个名为“设计”的上下文命令选项卡，单击“设计”选项卡时，功能显示仅当窗体处于设计视图时才能使用的命令，例如视图切换、窗体控件等，如图1.10所示。在其右边还有一个“排列”上下文命令选项卡。

再如，在设计视图中打开一个表，则上下文选项卡中将包含仅在该视图中使用表时才能应用的命令，例如设计主键、插入行、删除行等，如图1.11所示。

6. 文件菜单

当单击“Microsoft Office”按钮时，将会打开“文件”菜单，使用该菜单中的命令可以完成一些常见任务，例如新建文件、打开文件、设置Access选项等，如图1.12所示。

7. 快速访问工具栏

快速访问工具栏位于“Microsoft Office按钮”右侧。在默认情况下，该工具栏中包含“保存”、“撤销”和“恢复”3 个命令按钮，如图1.13 所示。根据需要，也可以在快速访问工具栏中添加其他命令按钮。操作方法：右键单击快速访问工具栏右边的按钮，然后从弹出的快捷菜单中选中要添加的命令。

8. 导航窗格

当在打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称将显示在导航窗格中，如图1.14所示。数据库对象包括表、窗体、报表、页、宏和模块。导航窗格将数据库对象划分为多个类别，各个类别中又包含多个组。其中某些类别是预定义的，用户也可以创建自己的自定义组。单击窗格上部的向下箭头，可以显示分组列表，如图1.15所示。

导航窗格取代了早期版本的Access中所用的数据库窗口。如果在以前版本中使用数据库窗口执行任务，那么现在可以在Access 2007中使用导航窗格来执行同样的任务。例如，如果要在数据表视图中向表中添加行，则可以从导航窗格中打开该表。

若要打开数据库对象或对数据库对象应用命令，可右键单击该对象，然后从弹出的快捷菜单中选择一个菜单项。快捷菜单中的命令因对象类型的不同而不同。

若要打开数据库对象（例如表、窗体或报表），可执行下列操作之一。

（1）在导航窗格中，双击对象。

（2）在导航窗格中选择对象，然后按“Enter”键。

（3）在导航窗格中右键单击对象，然后在上下文菜单中选择菜单项。

默认情况下，当在Access 2007中打开数据库时，将显示导航窗格。用户通过设置相应的程序选项，可以控制是否显示导航窗格。若要显示或隐藏导航窗格，可单击导航窗格右上角的（）按钮或按“F11”键。处于隐藏状态的导航窗格如图1.16所示。

9. 选项卡式文档

在Access 2007 中，可以使用文档选项卡代替以前版本中用重叠窗口来显示文档，如图1.17 所示。为便于日常工作中文档的交互使用，可能人们更愿意采用选项卡式文档界面。对于该选项卡式文档可以通过设置Access选项来启用或禁用。不过，如果已更改选项卡式文档的设置，则必须关闭并重新打开该数据库后，其新设置才能生效。

10. 状态栏

与早期版本的Access一样，也会在Access 2007 中的窗口底部显示状态栏，如图1.18所示。使用状态栏，可以显示状态消息、属性提示、进度指示等。在Access 2007中，状态栏也具有两项标准功能，即视图/窗口切换和缩放。

使用状态栏上的可用控件，可以在不同视图之间快速切换活动窗口。如果要查看支持可变缩放的对象，则可以使用状态栏上的滑块来调整缩放比例（如放大或缩小对象）。

11. 微型工具栏

在早期版本的Access中，设置文本格式需要使用菜单或显示“设置格式”工具栏。在Access 2007中，可以使用微型工具栏来更加轻松地设置文本格式。选择要设置格式的文本后，微型工具栏会自动出现在所选文本的上方，如图1.19 所示。如果将鼠标指针靠近微型工具栏，则微型工具栏会渐渐淡入，而且可以用来设置加粗、倾斜、字号、颜色等格式。如果将指针移开微型工具栏，则该工具栏会慢慢淡出。如果不想使用微型工具栏将文本格式应用于某项选择，只需要将指针移开一段距离，微型工具栏即会消失。

若要使用微型工具栏设置文本格式，可选择要设置格式的文本，此时微型工具栏将透明地显示在文本的上方，直接使用其设置格式即可。

知识与技能

1. 创建Access 2007快捷方式

为了快速启动Access 2007，也可以在Windows桌面、“开始”菜单或“快速启动”任务栏上创建Access 2007的快捷方式。其具体操作方法有以下几种。

（1）若要在Windows桌面上创建快捷方式，可选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”，用鼠标右键单击“Microsoft Office Access 2007”，然后在弹出的快捷菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令。

（2）若要在“开始”菜单中创建快捷方式，可选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”，用鼠标右键单击“Microsoft Office Access 2007”，然后在弹出的快捷菜单中选择“附加到「开始」菜单”命令。

（3）若要在“快速启动”任务栏上创建快捷方式，可将桌面上的Access 2007快捷方式拖到屏幕左下角的“快速启动”任务栏上。

在创建这些快捷方式后，就可以使用它们来快速启动Access 2007应用程序。

2. 自定义快速访问工具栏

默认情况下，快速访问工具栏上仅显示3 个常用命令，即“保存”、“撤销”和“恢复”。不过，可以根据需要对快速访问工具栏进行自定义，以便将经常使用的命令包括在内。为此，可单击该工具栏右侧的下拉箭头（见图1.20），在如图1.21 所示的“Access选项”对话框中选择要添加的一个或多个命令，然后单击“添加”按钮。若要删除命令，可在右侧的列表框中选中该命令，然后单击“删除”按钮或者在列表框中双击该命令。若要使快速访问工具栏显示在功能区的下方，可选中“在功能区下方显示快速访问工具栏”复选框。完成设置后单击“确定”按钮。

3. 禁止显示导航窗格

默认情况下，当在Access 2007中打开数据库（包括使用早期Access版本创建的数据库）时，将会显示导航窗格。若要禁止显示导航窗格，可执行以下操作。

（1）单击“Microsoft Office”按钮，然后在“文件”菜单中单击“Access选项”。

（2）当弹出如图1.22 所示的“Access选项”对话框时，在左侧窗格中单击“当前数据库”，在“导航”选项组下，取消选择“显示导航窗格”复选框。然后单击“确定”按钮。