任务3　认识Access数据库对象

任务描述

数据库是与特定主题或用途相关的数据和对象的集合。一个Access数据库可以看成是各种数据库对象的容器。在本任务中，将结合罗斯文示例数据库来了解Access数据库中包含哪些类型的数据库对象。

实现步骤

（1）启动Access 2007，单击按钮，从“文件”菜单中选择“打开”命令。然后选择并打开罗斯文数据库。

（2）在导航窗格中选择“表”类别，双击“订单”表（见图1.23），可在“数据表”视图中打开“订单”表，如图1.24所示。使用状态栏右下角的按钮可在不同视图之间切换。

（3）在导航窗格中选择“查询”类别，双击“库存”查询（见图1.25），则会在“数据表”视图中显示此查询的运行结果（看起来像表一样），如图1.26所示。

（4）在导航窗格中选择“窗体”类别，双击“订单明细”窗体（见图1.27），此时将在“窗体视图”中打开该窗体，在其中不仅可以查看和编辑客户信息，也可以查看和编辑与客户相关的订单明细、发货信息及付款信息，如图1.28所示。

（5）在导航窗格中选择“报表”类别（见图1.29），双击“前10个最大订单”报表，此时将在“报表视图”中打开该报表，如图1.30所示。

（6）在导航窗格中选择“宏”类别，右键单击“删除所有数据”，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令（见图1.31），此时可在设计视图中打开宏对象，如图1.32所示。

（7）在导航窗格中选择“模块”类别，双击“采购订单”模块（见图1.33），打开VBA编辑环境，在这里可以看数据库中包含的模块源代码，如图1.34所示。

知识与技能

在Access 2007中可以包含6种类型的数据库对象，即表、查询、窗体、报表、宏和模块，这些对象也称为Access数据库的部件。若要查看某种类型的数据库对象，可单击导航窗格右上角的向下箭头，在下拉菜单中选中“对象类型”和“所有Access对象”命令；然后在导航窗格中选择具体对象类型，即可在某种视图中打开对象。

1. 表

表是数据库中最重要的基础对象，它包含数据库中的所有数据，其他数据库对象（如查询和报表等）都是依赖于表而存在的。表是关于特定主题数据的集合，例如，学生和成绩、作者和图书、产品和供应商等。为每个主题使用一个表，意味着用户只需要存储一次数据，这样不仅减少了产生数据冗余，并且降低了数据输入中的出错概率。例如，当在数据库中存储有关教学管理的信息时，每个学生的信息只需要在专门设置为保存学生数据的表中输入一次，有关课程和成绩的数据将存储在其专用表中，有关教师的数据将存储在另外的表中。这个过程称为标准化。

在外观上，Access 2007的数据库表与Excel中的电子表格相似，因为两者都是以行和列存储数据，所以通常将电子表格导入数据库表中。两种数据存储方式在电子表格中与存储在数据库中的主要区别在于数据的组织方式不同。

表中的每一行称为一条记录，记录可用来存储各条信息。表中每一条记录又包含一个或多个字段，其每个字段对应表中的列。例如，罗斯文数据库中有一个名为“订单”的表，其中每一条记录（行）都包含不同订单的详细信息，每一字段（列）都包含同类型的不同信息（如订单ID、员工（姓名）、订单日期及发货日期字段等）。用户必须将字段指定为某一数据类型，如文本、日期/时间、数字或其他类型等。

在Access 2007中，可以在“设计”视图下设置表中各个字段和整个表的属性，包括指定字段名称、为字段选择数据类型及设置表的主键和索引等。在“数据表”视图中，可以查看表中包含的实际数据，以及向表中添加新记录、编辑现有记录或删除无用记录。

2. 查询

查询是Access数据库中应用最多的部件，可以用来执行多种功能。使用查询，可以按照不同的方式来查看、更新和分析数据，还可以将查询作为窗体和报表的记录源。查询的最常用功能是从表中检索特定数据。如果要查看的数据分布在多个表中，则可以通过查询在一张数据表中查看这些数据。此外，由于一般情况下不需要一次看到所有的记录，因此可以在查询中添加一些条件，从而在大量数据中筛选出所需要的记录。

查询可分为两种基本类型，即选择查询和动作查询。其中，选择查询仅仅用于检索数据，如既可以在屏幕中查看查询结果，也可以将结果打印出来或者将其复制到剪贴板中，还可以将查询结果用做窗体或报表的记录源。动作查询用于对数据执行某些操作任务，如可以创建新表或者向现有表中添加数据，也可以更新数据或者删除数据。某些查询是可更新的，即可以通过查询数据表来编辑基础表中的数据。如果所使用的是可更新的查询，实际上，其更改是在基础表（而不只是在查询数据表）。

查询可以在“设计”视图、SQL视图或“数据表”视图中来查看。“设计”视图提供了一个友好的用户界面，可以用于创建和修改视图；SQL视图用于查看相应的SQL语句，例如选择查询对应于SELECT语句；“数据表”视图用于查看查询的运行结果通常呈现为数据表，看起来就像表一样。

3. 窗体

窗体是用来处理数据的界面，有时也称为数据输入屏幕。它通常包含一些可执行各种功能的命令按钮，可以用来查看、输入和编辑表中的数据。

窗体提供了一种简单易用的处理数据的格式，而且还可以向窗体中添加一些控件，例如命令按钮。通过对命令按钮进行编程，可以确定在窗体中显示哪些数据、打开其他窗体或报表，或者执行其他各种任务等。例如，有一个可用于处理客户数据的被称为“客户”的窗体，该窗体中可能包含一个可以打开订单窗体的按钮，用户可以在该订单窗体中输入客户的新订单信息。

使用窗体还可以控制其他用户与数据库数据之间的交互方式。例如，可以创建一个只显示特定字段，且只允许执行特定操作的窗体。这有助于保护数据，并确保输入的数据正确。

窗体有多种用途，但最常用的是数据输入和数据显示。数据输入窗体可以帮助操作者方便快捷地将数据输入到表中，显示窗体则用于显示从给定表中提取的特定信息。

4. 报表

报表可以用来汇总和显示表中的数据。通常，一个报表可以回答一个特定问题，例如“前10个最大的订单是哪些？”通过对每个报表设置格式，可以采用最容易阅读的方式来显示信息。报表可以在任何时候运行，而且将始终反映数据库中的当前数据。

对于报表格式，通常将其设置为适于打印的格式，但是报表也可以在屏幕中进行查看、导出到其他程序或者以电子邮件的形式发送。

5. 宏

Access中的宏可以视为一种简化的编程语言，通过宏可以向数据库中添加功能。宏是由一个或多个操作组成的集合，其中每个操作用来自动完成特定的任务。例如，可以将一个宏附加到窗体中的某一命令按钮上，每次单击该按钮时，所附加的宏就会自动运行。

宏包括可执行任务的操作，例如打开报表、运行查询或者关闭数据库。大多数手动执行的数据库操作都可以利用宏自动执行，因此利用宏完成某项任务是非常省时的方法。

6. 模块

与宏类似，使用模块对象也可以向数据库中添加功能。虽然可以通过从宏操作列表中进行选择来创建宏，但是还可以用Visual Basic for Applications（VBA）编程语言来编写模块。模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。

一个模块可以是类模块，也可以是标准模块。类模块可附加到窗体或报表中，而且通常包含一些特定于所附加到的窗体或报表的过程。标准模块包括与任何其他对象无关的常规过程。在导航窗格的“模块”类别下列出了标准模块，但没有列出类模块。

7. 操作数据库对象

使用导航窗格，可以对Access数据库包含的对象进行以下操作。

（1）若要打开数据库对象，可在导航窗格中选择一种组织方式，然后双击要打开的对象。

（2）若要复制数据库对象，可在导航窗格中单击该对象，在“开始”命令选项卡中依次单击“复制”和“粘贴”按钮，然后在“粘贴为”对话框中命名对象副本，复制表时还需要设置粘贴选项。

（3）若要重命名数据库对象，可在导航窗格中用鼠标右键单击该对象，并在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，然后为该对象指定新的名称。

（4）若要将表数据导出到其他格式文件中，可在导航窗格中用鼠标右键单击该表，并在弹出的快捷菜单中选择“导出”命令，然后选择所需的目标文件格式。

（5）若要删除数据库对象，可在导航窗格中单击该对象并按“Delete”键，然后在弹出的提示框中单击“是”按钮。